Minbarra l-funzjonijiet bażiċi tal-uffiċċju, l-assistent amministrattiv u s-segretarju eżekuttiv huma wkoll responsabbli biex jiktbu jew iħejju rapporti, jorganizzaw u jorganizzaw laqgħat, jirrevedu messaġġi li jidħlu biex jiddeterminaw is-sinifikat tagħhom, jippreparaw aġendi għal laqgħat tal-bordijiet, jagħmlu arranġamenti għall-ivvjaġġar, riċerka, it-tħejjija tal-korrispondenza, u s-superviżjoni u t-taħriġ tal-persunal tal-uffiċċju tal-junior.
Dawn ir-rwoli jistgħu jeħtieġu livelli differenti ta 'esperjenza u għandhom xi wieħed minn dawn it-titoli tax-xogħol simili:
- Assistent Amministrattiv fil-Livell tad-Dħul
- Assistent Amministrattiv
- Assistent Amministrattiv Anzjan
- Segretarju Eżekuttiv
- Segretarju Eżekuttiv Għoli
- Uffiċċju Manager
- Senior Office Manager
Nota: Il-pożizzjonijiet ta 'l-assistenti legali u mediċi huma pjuttost differenti u jeħtieġu taħriġ speċjali mitlub fil-professjoni fejn jaħdmu.
Differenzi Bejn Assistenti Amministrattivi u Segretarji Eżekuttivi
Ir-rwoli tas-segretarji eżekuttivi u tal-assistenti amministrattivi għandhom sovrapożizzjoni konsiderevoli, u d-differenzi fir-rwoli jistgħu jvarjaw skont l-organizzazzjoni. F'xi każijiet, is-segretarju eżekuttiv jiffoka fuq aktar dmirijiet amministrattivi għal maniġer jew eżekuttivi, bħal laqgħa ta 'skedar, ippjanar tal-ivvjaġġar, immaniġġjar ta' komunikazzjonijiet bil-miktub u anke żamma tal-kotba. Assistent amministrattiv jista 'jiffoka fuq aktar ħidmiet ta' operazzjonijiet ta 'negozju u jieħu aktar rwol ta' tmexxija f'xi kapaċitajiet, joħloq aġendi għal laqgħat jew konferenzi, jimmaniġġja l-baġits u jittratta l-kontijiet tal-bejjiegħa.
L-assistenti amministrattivi jistgħu jkunu meħtieġa li jkollhom edukazzjoni aktar speċjalizzata f'xi każijiet fejn l-immaniġġjar ta 'operazzjonijiet tan-negozju huwa kritiku.
Ħiliet bażiċi tax-Xogħol
Kemm is-segretarji eżekuttivi kif ukoll l-assistenti amministrattivi għandhom sett ċentrali ta 'ħiliet tax-xogħol li huma essenzjali fiż-żewġ irwoli. Dawn jinkludu ħiliet organizzattivi eċċezzjonali, abbiltajiet eċċellenti ta 'komunikazzjoni bil-miktub u orali, kif ukoll attenzjoni qawwija għad-dettall u l-professjonaliżmu.
Għandhom jippossiedu profiċjenza teknika b'għodod ta 'awtomazzjoni tal-uffiċċju, inklużi elementi essenzjali ta' softwer bħal Microsoft Word, Excel u PowerPoint, kif ukoll għodod ta 'żamma tal-kotba bħal QuickBooks .
Assistent Amministrattiv jew Segretarju Eżekuttiv f'Offiċċju Żgħir
F'uffiċċju żgħir, ir-responsabbiltajiet ta 'assistent amministrattiv jew segretarju eżekuttiv ġeneralment jitwettqu minn varjetà ta' persunal tal-uffiċċju. Xi xogħol jista 'effettivament isir mill-eżekuttivi tal-kumpanija stess, u r-rwoli tas-segretarju amministrattiv jew assistent amministrattiv jistgħu jinkludu varjetà akbar ta' responsabbiltajiet kif meħtieġ fl-organizzazzjoni iżgħar.
Assistent Amministrattiv jew Segretarju Eżekuttiv f'Uffiċċju Medju
Peress li d-daqs ta 'kumpanija jiżdied, il-ħtieġa għal persuna li hija organizzata ħafna u tista' twettaq varjetà wiesgħa ta 'xogħlijiet tiżdied. Dan hu veru speċjalment għall-eżekuttivi li jmexxu l-kumpaniji li jeħtieġu livelli għoljin ta 'kunfidenzjalità u integrità għan-negozju li qed jitmexxa.
Assistent Amministrattiv jew Segretarju Eżekuttiv f'Uffiċċju Kbir
Huwa komuni li uffiċċju kbir ikollu diversi assistenti amministrattivi u / jew segretarji eżekuttivi. Fuq dan id-daqs tal-kumpanija, ġeneralment ikun meħtieġ li jkun hemm maniġer tal-uffiċċju li jikkoordina l-istaff li sservi lill-eżekuttivi tal-kumpanija.
F'xi każijiet, assistent amministrattiv se jakkumpanja lill-eżekuttiv fuq vjaġġi twal ta 'negozju sabiex jgħin fl-arranġamenti tal-laqgħat, l-iskedar u kompiti organizzattivi importanti oħra.