Iddeċiedi Jekk Tassew Ħtieġa Laqgħa
L-ewwel, tiddeċiedi jekk l-ippjanar ta 'laqgħa huwiex verament meħtieġ.
Ħafna drabi, naħsbu ta 'laqgħa formali bħala l-aħjar mod biex taqsam l-informazzjoni jew tiddiskuti suġġett. Imma jekk l-aħbarijiet tiegħek jistgħu jitwasslu permezz ta 'email jew telefonata konferenza, jew sempliċement billi jingħaqad ftit nies fil-kariga tiegħek għal 15-il minuta, imbagħad skip il-laqgħa formali.
Staqsi biss lin-Nies li rridu verament ikunu hemm
Qatt ġiet mistieden għal-laqgħa u staqsiet - fin-nofs - għaliex qiegħed hemm? Tħallix il-ħin tan-nies billi tistedinhom għal laqgħa li m'għandhomx għalfejn jattendu. Dak ma jkunx laqgħa effettiva. Xi ħadd mill-kontabilità jeħtieġ li jkun preżenti fil-laqgħa biex iwieġeb il-mistoqsijiet tal-baġit? Imbagħad tistieden individwu wieħed mill-kontabilità li huwa adattat għal dak il-kompitu.
Jekk kollega jew superviżur jeħtieġ li jkun infurmat dwar dak li ġie diskuss waqt laqgħa, m'għandekx bżonn tistedinhom għal-laqgħa attwali. Sempliċiment tipprepara sommarju tal-laqgħa u tibgħathom wara. Huma japprezzaw is-salvataġġ ta 'ħin u għandek l-assigurazzjoni li - għaliex tpoġġi l-informazzjoni bil-miktub - li huma infurmati bis-sħiħ dwar id-diskussjonijiet.
Ibgħat Tifkiriet tal-Laqgħa
Il-ħajja hija okkupata u l-kalendarji malajr jitniżżlu b'attivitajiet skedati. Ibgħat tfakkira tal-laqgħa ta 'segwitu jumejn qabel il-laqgħa tiegħek. Dan jikkonferma lil dawk in-nies li rrispondew li huma jkunu qed jattendu u wkoll ihallik taf qabel iż-żmien jekk l-iskedi nbidlu u l-parteċipanti ewlenin ma jistgħux jagħmlu l-ħin skedat tal-laqgħa.
Ikollu Aġenda
Biex tippjana laqgħat effettivi, l-ewwel trid tippjana dak li se jiġi diskuss. X'inhu l-għan tal-laqgħa? X'Ser tfittex li twettaq? Tiżviluppa aġenda ta 'laqgħa qabel iż-żmien u tqassamha lill-parteċipanti. Indika l-ħin tal-bidu u tinkludi lista qasira ta 'suġġetti li għandhom jiġu indirizzati. M'għandekx ċaqlaq il-laqgħa tiegħek stess b'aġenda twila u dettaljata wisq. Indika bl-isem kwalunkwe individwu li jkun responsabbli għar-rappurtar f'qasam speċifiku.
Kun ċar dwar l-Eċċezzjonijiet
Meta l-ewwel tibgħat in-notifika tal-laqgħa, tkun ċara dwar l-iskop u l-aspettattivi tiegħek. Il-laqgħa ser iddur madwar preżentazzjoni u l-parteċipanti għandhom ikunu lesti li jieħdu noti? Jew din hija sessjoni ta 'brainstorming fejn l-attendenti huma mistennija juru ideat u suġġerimenti?
F'xi kulturi korporattivi, l-impjegati huma miġbura biex jisimgħu biss u mbagħad jerġgħu lura għall-postijiet tax-xogħol tagħhom. F'kumpaniji oħra, l-impjegati jipparteċipaw b'mod liberu. Fil-postijiet tax-xogħol kollaborattivi ta 'llum, l-interazzjoni u l-qsim ta' ideat mhux biss huma milqugħa f'laqgħat; spiss huwa l-iskop tal-laqgħa nnifisha.
Ibda fil-Ħin
Jekk int il-persuna li tipikament tidher għal-laqgħat fil-ħin, allura tifhem kemm hu frustranti meta l-laqgħa attwali ma tasalx għaddejja għal 15-il minuta hekk kif il-folks jgħibu fil-kamra.
Dak inevitabbilment jiġri huwa, 'il quddiem, kulħadd jaf li dawn il-laqgħat qatt ma jibdew fil-ħin sabiex kulħadd jibda juri tard. Jieħu inkarigu tal-laqgħa tiegħek. Ibda minnufih fil-ħin tal-bidu mogħti. Ixgħel il-bieb u tibda. Dawk il-qatgħat se jiksbu malajr il-messaġġ li jaslu tard u għandhom jagħmlu dan l-iżball darba biss.
Żommha Qasira u Sempliċi
Ħafna laqgħat huma skedati għal siegħa meta - f'ħafna każijiet - 30 minuta jew saħansitra 45 minuta se jkun biżżejjed. Meta jingħata wisq ħin, ir-riżultat tas-soltu huwa dak iż-żmien li jinħela. In-nies jibqgħu għaddejjin wara li l-laqgħa tispiċċa jew tonfoq wisq fuq oġġett partikolari tal-aġenda. Żomm laqgħat qosra u sal-punt.
Soġġorn fuq Topic
Aġenda waħedha mhijiex ser tmexxi l-laqgħa b'mod effiċjenti. Waħħal ma 'l-aġenda u żżomm id-diskussjonijiet milli wandering off fuq tanġenti.
Indirizz ta 'kwalunkwe mistoqsija barra mis-suġġett, li jiddikjara li huwa suġġett għal laqgħa oħra, se jiġi indirizzat privatament, jew simili. Ħadd ma jħobb laqgħa runaway fejn l-iskop tal-laqgħa ħa backseat għal konverżazzjoni oħra.
Ħu Laqgħat iżgħar Barra l-Kamra tal-Konferenzi
Seduta fl-istess kamra ta 'konferenza familjari miġbura madwar l-istess tabella familjari hija biss dik - familjari. Biex tħeġġeġ lill-impjegati biex jinteraġixxu, taħseb b'mod kreattiv, u jkollha diskussjonijiet vivaċi, tikkunsidra li tieħu l-laqgħa barra l-kamra tal-konferenzi standard.
Ikkunsidra laqgħa f'tabella barra jekk il-post u t-temp jippermettu. Ipprova ġbir f'żona komuni li għandha sufani u tabelli żgħar minflok tabella ta 'konferenza kbira u swivel chairs.
M'għandekx tibża 'tieħu Approċċ Differenti
Jekk l-avviċinament tal-laqgħa ma jaħdimx, m'għandekx tibża 'li tibdel il-kors. Pereżempju, jekk sessjoni ta 'brainstorm qed tagħti kamra kwieta bi ftit djalogu, ibiddel id-direzzjoni. Ikunu flessibbli u tingħata attenzjoni dwar kif il-laqgħa ġenerali qed timxi 'l quddiem.
Uża t-Teknoloġija
Ippjana li juża t-teknoloġija biex iżomm lill-parteċipanti involuti. Fid-dinja diġitali tal-lum, ħafna nies huma użati biex jaraw grafika jew vidjows biex isostnu l-kliem li jisimgħu. Appelli għal dik il-mentalità u tinkorpora awdjoviżivi meta tippjana l-laqgħa tiegħek.
Kompjuters ipproġettati fuq skrins kbar u l-preżentazzjonijiet tal-Bord Intelliġenti li jħeġġu l-interazzjoni huma bidla milqugħa mill-preżentazzjonijiet standard twal tal-PowerPoint.
Ibgħat Sommarju tal-Laqgħa
Fi żmien ġurnata wara l-laqgħa, ibgħat sommarju qasir ta 'dak li ġie diskuss. Tqassam dan permezz ta 'email lil dawk kollha li qed jattendu, dawk li ma setgħux jattendu l-laqgħa, u dawk li jeħtieġu li jiġu informati. Jinkludu wkoll kull oġġett ta 'azzjoni, li jispeċifika min huwa responsabbli għal kull oġġett kif ukoll id-data dovuta.