Aktar importanti minn hekk, huwa meħtieġ li tingħata informazzjoni dwar kif tista 'tikkuntattja xi ħadd fin-negozju waqt li tkun' il bogħod.
Ikun frustranti ħafna biex klijent jiġi mdawwar u ma jkunx jaf kif tikkuntattjak. Ma jimpurtax jekk il-pożizzjoni tiegħek tkunx fil-bejgħ, fis-servizz jew anke fl-iżvilupp tal-prodott. It-talbiet kollha tal-klijenti huma importanti u jridu jiġu attirati b'mod professjonali.
Il-kontenut tal-email li javża lill-klijenti u l-kollegi li jippruvaw jikkomunikaw miegħek permezz tal-email għandu jkun konsistenti mal-kontenut tal-messaġġ bil-vuċi li se jħajjar iċempel. Jekk qed tuża Outlook 2010 u huma konnessi permezz ta 'server ta' Microsoft Exchange, ikklikkja l-ewwel fuq it-tab File, imbagħad ikklikkja l-ikona tar-Risposti Awtomatiċi.
Dan imbagħad jibda l-proċess tal-ħolqien ta 'email temporanju li jintbagħat lil dawk kollha li bagħtu email waqt li tkun barra mill-uffiċċju. Ir-risposta awtomatika tintbagħat minħabba li tkun ippermettijt dan il-messaġġ temporanju. Lista pass pass ta 'istruzzjonijiet għall-ħolqien ta' dan l-email tista 'tidher hawnhekk: Out of Office email for Outlook Exchange
Jekk m'intix imqabbad permezz ta 'server ta' Microsoft Exchange, il-proċess huwa kemxejn differenti minħabba li m'hemm l-ebda ikona "Awtomatika tar-Risposti" fuq dawn it-tipi ta 'kontijiet tal-email. Gwida pass pass dwar il-ħolqien ta 'dan l-istess tip ta' email għal utenti li mhumiex Skambju tista 'titqies hawnhekk: Minn Uffiċċju għall-oħrajn kollha
Il-pass li jmiss huwa li toħloq il-kontenut tal-email li jintbagħat lil dak kollu li tibgħatlek emails waqt li tkun qiegħed 'il bogħod mill-uffiċċju. Dan l-email għandu jgħid kemm int se tkun barra mill-uffiċċju, kif tista 'tintlaħaq waqt l-assenza tiegħek (jekk xieraq) u min fl-intrapriża biex tikkuntattja minflok jekk ma tixtieqx tintlaħaq waqt il-ħin tiegħek' il bogħod mill- uffiċċju.
Eżempju:
Bongu,
Grazzi għall-email tiegħek. Jiena bħalissa għaddejt mill-uffiċċju u se terġa 'lura nhar it-Tnejn, ta' Diċembru 1. Jien ser ikollok aċċess limitat għall-email matul dan iż-żmien, għalhekk ir-risposta tiegħi forsi ftit lura. Jekk għandek bżonn assistenza immedjata, jekk jogħġbok ibgħat email lill-assistent tiegħi, Barbara Colson. L-indirizz elettroniku tiegħu huwa bcolson@xyz.com.
Festi tajbin!
Shahira
Microsoft toffri mudelli u eżempji oħra li jistgħu jinstabu hawnhekk: mudelli u eżempji barra mill-Uffiċċju. Tinsiex li itfi dan il-messaġġ temporanju meta tirritorna lejn l-uffiċċju, inkella, xi ħadd li emails int wara li terġa 'lura fl-uffiċċju ser ikompli jirċievi dan l-istess messaġġ.
Issa li ħdimt l-email li ħareġ, il-ħolqien ta 'messaġġ simili tal-vuċi ħierġa konsistenti li jilqa' lil dawk kollha li jċemplu huwa faċli. Uża l-istess kliem mill-email, referenza li għandha tiġi kkuntattjata fl-assenza tiegħek u għid meta tkun se terġa 'lura.
Għall-messaġġ bil-vuċi, huwa meħtieġ li jiġi pprovdut in-numru tat-telefon tal-persuna, minflok l-indirizz elettroniku tagħhom.
Eżempju:
Bongu,
Intlaħqet l-iskrivanija ta 'Shahira Raineri. Jekk jogħġbok smajt dan il-messaġġ kollu. Ser inkun barra l-uffiċċju sat-Tnejn 5 ta 'Jannar. Jekk teħtieġ assistenza immedjata, jekk jogħġbok ċempel lill-assistent tiegħi, Barb Colson. In-numru tat-telefon tagħha huwa 212-555-xxxx.
Ninsab ħerqan li titkellem miegħek meta nerġa 'lura. Grazzi.