Kif tagħti Voicemail Professjonali Greeting għad-Dipartiment tiegħek

L-Etikett tan-Negozju tat-Tifkiriet tal-Voicemail

Jekk il-kumpanija tiegħek tuża kaxex ta 'voicemail dipartimentali għal sejħiet li jkunu deħlin, int trid tirreġistra vojt tad-dipartiment tal-ħoss professjonali voicemail greeting. Dan it-tip ta 'vuċi ta' messaġġi bil-vuċi huwa kemmxejn differenti minn dak tal-biljett tal-voicemail personali li huwa assoċjat mal- kaxxa tal- voicemail ta 'individwu. Per eżempju, jekk is-sistema tat-telefon tiegħek tippermetti li grupp ta 'estensjonijiet tat-telefon jinġabru flimkien biex iservu s-sejħiet kollha tal-kontijiet ġenerali, allura l-estensjonijiet kollha mid-Dipartiment tal-Kontabilità jistgħu jinġabru taħt l-estensjoni ġenerali tad-Dipartiment tal-Kontabilità.

Meta l -attent awtomatiku jittrasferixxi sejħa għal dik l-estensjoni, l-estensjoni disponibbli li jmiss ser tirċievi t-telefonata. Jekk l-estensjonijiet kollha tad-Dipartiment tal-Kontabilità huma okkupati jew mhux disponibbli, is-sejħa tiġi trasferita għall-kaxxa tal-voicemail tad-dipartiment.

Għażliet ta 'Greeting bil-voicemail

Jiddependi fuq is-sistema tat-telefon li għandek fil-kumpanija tiegħek, jista 'jkun hemm għażliet differenti għat-tip ta' awguri bil-vuċi li inti tista 'tikkomponi. Dawn jinkludu:

• Ġenerali Voicemail Greeting
  Il -messaġġ ta 'voicemail ġenerali jintuża bħala l-biljett tal-voicemail default jekk l-ebda tip ta' greeting ieħor ma jkun stabbilit.
• Internal Voicemail Greeting
  Jintuża biex insellem lin-nies li jċemplu lid-dipartiment tiegħek minn ġewwa l-kumpanija tiegħek (jiġifieri minn estensjoni oħra). Ġeneralment, dan japplika biss għal kumpaniji kbar ħafna.
• External Voicemail Greeting
  Din il-laqgħa se tintlagħab għan-nies li jċemplu minn barra l-kumpanija tiegħek. L-akkompanjat awtomatizzat tas-sistema tat-telefon tiegħek jista 'jkollu kumment ta' kumpanija ġenerali li kull smigħ estern jisma '. Jekk l-isem tal-kumpanija tiegħek jissemma f'dik greeting, m'għandekx għalfejn tgħidha mill-ġdid f'greeting dipartimentali tiegħek.

• Temporanju jew "Mhux mill-Uffiċċju" Voicemail Greeting
  Il-messaġġ ta 'messaġġ voicemail temporanju jew' il barra mill-uffiċċju huwa stabbilit meta d-dipartiment kollu mhux ser ikun disponibbli għal perjodu partikolari ta 'żmien. Per eżempju, id-dipartiment għandu biss persunal bejn it-8:00 am u l-5:00 pm jew hemm laqgħa tad-dipartiment mandatorja li tneħħi lin-nies kollha milli jwieġbu t-telefon. Il-biċċa l-kbira tas-sistemi tal-voicemail jippermettulek li tiffissa data u ħin ta 'skadenza sabiex ma jkollokx tiftakar biex itfiha meta d-dipartiment tiegħek jerġa' lura għal operazzjonijiet normali.

• Fuq it- Telefon (Busy) Voicemail Greeting
  Dan il-greeting jintuża biex jinforma lill-iċempel li d-dipartiment huwa disponibbli iżda ħadd ma jista 'jieħu s-sejħa tagħhom immedjatament minħabba li l-estensjonijiet kollha fid-dipartiment pool huma okkupati ma' dawk li jċemplu.

Elementi tad-Dipartiment Tajjeb Voicemail Greeting

• Isem tad-Dipartiment
• Dikjarazzjoni li ma tistax tieħu s-sejħa tagħhom issa
• Stedina biex tħalli messaġġ
• Meta jistennew sejħa tar-ritorn
• Għażliet addizzjonali li huma disponibbli (eż. "Agħfas il-lira biex terġa 'lura ...")
• Indirizz tal-websajt jekk tista 'tipprovdi informazzjoni sinifikanti
• Mhux itwal minn 20 - 25 sekonda (regola ta 'thumb)
• M'għandekx tibda bil- "Is-sejħa tiegħek hija importanti ħafna għalina ..." greeting. Din il-frażi hija użata żżejjed u ġeneralment hija "mitfi" għal min iċempel.
• Evita li tagħti wisq informazzjoni u tagħmel greeting twil iżżejjed.

Kampjun Good Department Voicemail Tislijiet

• Intlaħqet id-Dipartiment tal-Kontabilità. Ir-rappreżentanti kollha tagħna huma servicing busy min iċempel oħra. Minflok ma ħela l-ħin prezzjuż tiegħek fl-istiva, nixtiequ nirritornaw is-sejħa tiegħek fi żmien żewġ siegħat ta 'xogħol. Jekk tixtieq terġa 'lura għall-menu ta' qabel, stampa stilla issa. Inkella, ibgħatilna messaġġ dettaljat bl-isem u n-numru tiegħek. Wara li tirrekordja l-messaġġ tiegħek, tista 'tagħfas il-lira ċavetta għal aktar għażliet. Grazzi għas-sejħa.

• Intlaħqet id-Dipartiment tal-Bejgħ f'Operazzjonijiet Tech, Inc. Ir-rappreżentanti kollha tal-bejgħ tagħna huma busy li jservu lill-klijenti l-oħra imma nixtiequ nirritornaw is-sejħa tiegħek malajr kemm jista 'jkun. Għal informazzjoni dwar l-ipprezzar attwali jew biex tikkontrolla l-istatus ta 'l-ordni tiegħek, jekk jogħġbok żur magħna fuq il-web. Inkella, jekk jogħġbok ibgħatilna messaġġ bl-isem u n-numru tiegħek wara t-ton. Jekk tixtieq terġa 'lura għall-menu ta' qabel, agħfas il-buttuna istilla issa.
• Intlaħqet id-Dipartiment tal-Kontabilità f'operazzjonijiet Tech, Inc. Id-dipartiment bħalissa huwa magħluq. Is-sigħat normali tagħna ta 'operazzjonijiet huma mit-8: 00 am sal-5: 00 pm mit-Tnejn sal-Ġimgħa. Aħna magħluqa nhar ta 'Sibt u Ħdud. Tista 'tagħfas iċ-ċavetta tal-istilla fi kwalunkwe ħin biex terġa' lura għall-menu ta 'qabel. Inkella, jekk jogħġbok ibgħatilna messaġġ bl-isem u n-numru tiegħek u aħna se terġa 'lura s-sejħa tiegħek meta terġa' tiftaħ l-uffiċċju. Tista 'tinżamm wara li titlaq il-messaġġ tiegħek jew tagħfas il-lira taċ-ċavetta għal għażliet addizzjonali. Grazzi għas-sejħa.

Tislijiet ta 'Bad Voicemail

• Intlaħqet id-Dipartiment tal-Bejgħ. Leave us messaġġ.
• Bongu. Intlaħqet id-Dipartiment tal-Kontabilità f'XYZ.com. L-accountants kollha bħalissa qed jattendu laqgħa tad-dipartiment mandatarju u ħadd ma huwa disponibbli biex jieħu t-telefonata tiegħek. It-telefonata tiegħek hija importanti ħafna għalina u nixtiequ nittressaw is-sejħa tiegħek malli nerġgħu lura. Madanakollu, huwa t-tmiem tas-sena u l-inkjesta tagħna hija twila ħafna. Jekk qed tagħmel sejħa biex tagħmel ħlas fuq kont li suppost sar, jekk jogħġbok kun żgur li tgħidilna fil-messaġġ tiegħek sabiex inkunu nistgħu nitolbuk lura immedjatament. Inkella, jekk jogħġbok stenna t-ton u ħalli us messaġġ kunfidenzjali dettaljat.
• Id-dipartiment huwa magħluq. Jekk jogħġbok ħalli messaġġ wara t-ton.