X'għandek tagħmel qabel ma tħalli l-vaganzi
It-tħejjija tal-uffiċċju tiegħek qabel ma tagħlaq għall-vaganzi teħtieġ preparazzjoni bir-reqqa. Messaġġi xierqa se jiżguraw li l-klijenti, il-bejjiegħa u l-impjegati tiegħek jistgħu jippjanaw madwar l-għeluq, u dan ifisser li ma jkollokx għalfejn tindirizza ħafna ilmenti rrabjata qabel u wara l-waqfa. Dan għandu jwassal għal vaganza mingħajr karriera u mistrieħ imfittxija tajjeb.
Hawnhekk hemm lista ta 'kontroll sempliċi ta' passi, milli tissettja messaġġi marret għall-vaganzi biex terġa 'twaħħal it-termostats, li tagħmel il-vaganza tiegħek għeluq bla xkiel u ta' qligħ.
01 - Notifika lill-Impjegati, lill-Klijenti u lill-Bejjiegħa
Tista 'tinnotifika lill-klijenti permezz tal-websajt tiegħek u l-messaġġ awtomatizzat tal-attendant fuq is-sistema tat-telefon tiegħek.
Il-bejjiegħa (speċjalment dawk bi skedi tal-kunsinna mill-ġdid) għandhom jiġu nnotifikati permezz ta 'email, telefon jew posta regolari bil-posta.
02 - Notifika Persunal jew Servizzi ta 'Sigurtà
Notifika lill-persunal tas-sigurtà jew lis-servizz tas-sigurtà tiegħek dwar id-dati tal-għeluq li jmiss tiegħek. Kun żgur li l-fornituri tas-sigurtà tiegħek għandhom lista aġġornata ta 'kuntatt ta' emerġenza li fiha l-informazzjoni ta 'kuntatt, inklużi n-numri tat-telefon, għalik u għall-impjegati ewlenin tiegħek. Huma għandhom ikunu jafu min għandhom jikkuntattjaw fil-każ ta 'kwistjoni ta' sigurtà anke meta l-uffiċċju jingħalaq għan-negozju, u li huwa awtorizzat li jkun fil-bini waqt l-għeluq.
03 - Bidla Awtomatizzata Attendant Greeting
Ġimgħa jew tnejn qabel l-għeluq, irreġistra akkompanjatur awtomatiku li tħares is-sistema tat-telefon tiegħek li tispjega li l-uffiċċju jingħalaq għal perjodu estiż. Inkludi d-data meta tagħlaq u meta tistenna li tiftaħ mill-ġdid. Eżatt qabel ma titlaq, irreġistra t-tieni greeting awtomatizzat li jenfasizza meta terġa 'lura u, meta xieraq, lil min min iċempel għandu jmexxi kwalunkwe mistoqsija fin-nuqqas tiegħek.
Jekk tipprovdi servizzi ta 'emerġenza, bħat-tisħin u t-tkessiħ, plumbing jew servizzi oħra essenzjali tal-klijent, kun żgur li tgħid lit-telefown ċellulari tiegħek kif tista' tasal is-servizz ta 'risposta tiegħek jew it-telefon ċellulari tiegħek f'każ ta' emerġenza.
04 - Notifika s-Servizz ta 'Tweġiba Tiegħek
Notifika s -servizz ta ' tweġib tiegħek bid-dati li l-uffiċċju se jingħalaq, u taġġorna l-lista ta' kuntatti tiegħek man-numri tat-telefon ta 'impjegati li se jkunu fuq sejħa. Kun żgur li jafu min biex jikkuntattjaw f'sitwazzjonijiet speċifiċi; Ma tridu l-maniġers ta 'livell għoli avżati fil-każ ta' ħarġa ta 'kunsinna, per eżempju.
05 - Ibdel it-Tislijiet tal-Voicemail
Jekk is-sistema tat-telefon tiegħek tippermetti lill-impjegati biex jirċievu sejħiet esterni fuq il-bureau tagħhom, istruzzjonijiet biex jirreġistraw messaġġ "magħluq għall-btajjel" jew "barra mill-kariga" bil-voicemail greeting li jagħti lil min iċempel dettalji essenzjali dwar l-għeluq. L-impjegati għandhom iħallu lil min iċempel ikun jaf meta jmorru lura fl-uffiċċju u x'għandhom jagħmlu jekk ikollhom bżonn assistenza immedjata waqt li l-uffiċċju jingħalaq. Fil-biċċa l-kbira tal-każijiet, ma tridx impjegati li jagħtu informazzjoni ta 'kuntatt personali.
06 - Naqqas it-Termostati, Itfi Tagħmir ta 'l-Uffiċċju
Iffranka l-enerġija u l-flus billi ssettja jew tirriprogrammar it-termostats tal-uffiċċju tiegħek waqt l-għeluq. Int tkun sorpriż bl-iffrankar fl-ispejjeż li tista 'tiżviluppa, u tista' tkun opportunità PR tajba; uri li l-kumpanija tiegħek hija impenjata li tippreserva r-riżorsi.
Tista 'wkoll tiffranka l-enerġija u l-flus billi taqleb it-tagħmir kollu tal-uffiċċju mhux essenzjali, inklużi dwal tal-iskrivanija, kopjaturi, printers u kompjuters.
07 - Servers ta 'backup
Jekk għandek kompjuters u servers, kun żgur li ċ-ċiklu backup jibda sew qabel u wara l-għeluq. Naqqas l-espożizzjoni tiegħek għal diżastru billi tippjana r-riżerva offsite tiegħek għal pickup bikri, minflok ma tistenna li n-negozju jerġa 'jinfetaħ. Dan huwa qasam fejn inti tixtieq li jkollok struzzjonijiet ċari għal min tista 'tikkuntattja f'każ ta' problema, għalhekk kun żgur li s-servizz ta 'tweġib tiegħek huwa infurmat sewwa.
08 - TINNUTX
Hemm xi tagħmir ta 'l-uffiċċju li m'għandekx tintefa, inkluż:
- Magni tal-faks
- Sistema tat-telefon
- Servers u sistemi ta 'backup
- Unitajiet ta 'tkessiħ
- Sistemi ta 'sigurtà