Il-bejjiegħ jipproduċi offerta bbażata fuq il-fehim tiegħu tar-rekwiżiti speċifikati fl-RFP, u l-offerti li jikkompetu jiġu evalwati biex jipproduċu jew l-għażla tal-bejjiegħ rebbieħ jew lista mqassra ta 'bejjiegħa li mbagħad iwasslu preżentazzjonijiet lill-kumpanija .
Id-definizzjoni tat-Talba għad-Dokument tal-Proposta
Id-dokument RFP huwa kruċjali biex jinkiseb bejjiegħ li jista 'jissodisfa r-rekwiżiti tan-negozju ta' klijent. Jekk id-dokument ikun difettuż, jew b'rekwiżiti ambigwi, rekwiżiti nieqsa, jew rekwiżiti mhux raġonevoli fuq il- bejjiegħ , allura l-proċess RFP iwassal għal offerti mhux kompluti, jew f'xi każijiet, ebda offerta. Il-bejjiegħa mhumiex meħtieġa jissottomettu offerti lil kull RFP li jirċievu, u anki jekk jistgħu jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-RFP, jista 'ma jkollhomx il-kapaċità li jwasslu r-rekwiżiti f'waqthom. Aktar tard isseħħ spiss meta klijent jibgħat RFP lil bejjiegħa iżgħar li jistgħu jkunu mexxejja fil-qasam tagħhom iżda m'għandhomx il-mezzi jew il-kapaċità li jissodisfaw il-ħtiġijiet tal-klijent.
Kull RFP se jkun differenti bbażat fuq ir-rekwiżiti li ġew definiti u l-ħtiġijiet speċifiċi tal-klijent. Anki fl-istess kumpanija, dokument RFP jista 'jvarja f'fokus skond il-ħtiġijiet primarji. Għal xi RFPs, il-fokus jista 'jkun fuq il-prezz, filwaqt li oħrajn jistgħu jiffukaw fuq il-ħinijiet tal-konsenja jew ir-rekwiżiti tal-kwalità għall-oġġetti meħtieġa.
Karatteristiċi Speċifiċi tad-Dokument RFP
Hemm xi karatteristiċi tad-dokument RFP li huma meħtieġa. Pereżempju, kull RFP għandu jkollu data u ħin speċifiċi li fuqhom il- klijent jeħtieġ li l-fornituri potenzjali kollha jkunu ssottomettew offerta. Jekk l-offerti jiġu sottomessi wara dik id-data, għandhom jintremew. Jekk bejjiegħ ma jistax jissottometti offerta fil-ħin, allura dan jista 'jindika kwistjoni possibbli mal-organizzazzjoni u forsi tħassib dwar il-kunsinna.
Madankollu, il-klijent għandu jagħti lill-bejjiegħa ħin biżżejjed biex jissottomettu offerta. Jekk ir-rekwiżiti huma partikolarment kumplessi, il-bejjiegħa jista 'jkollhom bżonn jiġbru tim ta' tweġiba biex ikissru r-rekwiżiti f'oqsma li jistgħu jifhmu u mbagħad jiġbru offerta. Jekk il-kalendarju definit fl-RFP huwa qasir wisq, it-tweġibiet jistgħu jiġu mgħaġġla u l-bejjiegħa jistgħu jsibu rwieħhom mal-kumplessità tal-proġett, aktar milli jifhmuha bis-sħiħ. Dan se jwassal għal offerti mhux eżatti u proċess RFP moħli.
Id-dokument RFP għandu jindika l-proċess jekk il-bejjiegħa jkollhom mistoqsijiet addizzjonali dwar ir-rekwiżiti speċifikati fl-RFP. Il-bejjiegħa m'għandhomx jitħallew isejħu lill-klijent peress li dan jista 'jwassal biex bejjiegħ wieħed jingħata informazzjoni addizzjonali li tagħtihom vantaġġ kompetittiv.
Huwa aħjar li tirranġa telefonata konferenza sabiex ir-rappreżentanti ta 'kull bejjiegħ ikunu jistgħu jitolbu u jisimgħu mistoqsijiet mibgħuta lura lill-klijent. Dan jiżgura ġustizzja fil-proċess tal-offerti.
Dokument RFP għandu wkoll jispeċifika b'mod ċar il-format tar-rispons RFP tal-bejjiegħa. Jekk dan ma jkunx definit b'mod ċar, ir-risposti jintbagħtu f'formati differenti u jkun impossibbli li jiġu mqabbla l-offerti tal-bejjiegħ. Il-format tar-rispons għandu jidentifika dak li huwa meħtieġ mill- bejjiegħ f'kull taqsima, bħal referenzi, jerġa 'jibda minn membri potenzjali tat-tim, dokument mal-bejjiegħa fehim tal-ħtiġijiet, u format għall-ipprezzar. Jekk kull bejjiegħ jimxi mal-format tar-rispons korrett, dan jagħmel paragun tal-offerti aktar faċli.