Tagħlimiet miksuba fl-Ippjanar u l-Eżekuzzjoni tal-Avvenimenti ta 'Jum l-Omm ta' Y-ME
Planners ta ' avvenimenti speċjali - speċjalment dawk fid- dinja mingħajr skop ta' qligħ - jafu li l-organizzazzjoni ta ' avveniment ta' ġbir ta ' fondi fil-beraħ hija idea kbira. Dawn it-tipi ta 'avvenimenti, bħal ideat oħra ta' ġbir ta 'fondi tal-komunità, jeħtieġu li l-ippjanar għall-avveniment tas-sena d-dieħla jibda immedjatament wara l- avveniment ta' ġbir ta ' fondi ta' din is-sena. Huwa importanti li wieħed jiddibatti l-avveniment u jiddiskuti dak li marru tajjeb u x'jista 'jittejjeb waqt li l-avveniment għadu frisk fl-imħuħ tat-tim.
Id-diskussjoni dwar is-suċċessi u t-titjib tiżgura li dawk il-karatteristiċi jistgħu jiġu inklużi jew imtejba għall-avveniment tas-sena d-dieħla. Ippjanar proattiv bħal dan iżid ukoll valur għall-isponsors. U, inevitabbilment, il-mixjiet kollha ta 'suċċess fil-komunità jittamaw li jikbru u jespandu minn sena għal sena.
Huwa importanti li tibqa 'ffukata fuq l-għan primarju li żżomm avvenimenti bħal dawn: ġbir ta' fondi. Għal dawk il-pjanifikaturi tal-avvenimenti li preċedentement kellhom mixja fil-komunità, wieħed mill-iktar żminijiet importanti għall-ippjanar fil-fatt iseħħ wara li jintemm il-mixi. Sabiex jitgħallmu dwar il-bosta aspetti ta 'ppjanar u eżekuzzjoni ta' mixja ta 'ġbir ta' fondi tal-komunità, aħna se nibdew ħarsa wara l-kwinti fl-Avveniment ta 'Jum l-Omm li jospita l-Organizzazzjoni tal-Kanċer tas-Sider Y-ME ta' Chicago.
Il-Kanċer tas-Sider tal-Jum ta 'l-Omm ta' Y-ME
Y-ME twaqqfet minn żewġ superstiti tal-kanċer tas-sider fl-1979. In-nuqqas ta 'profitt kien aħjar magħruf għall-programm ta' Hotline Nazzjonali tal-Kanċer tas-Sider multi-lingwali għal pazjenti bil-kanċer tas-sider.
Il-programm kiseb il-fama bħala l-hotline bla ħlas ta '24 siegħa waħdu tal-pajjiż li kienet toffri kompletament lis-superstiti tal-kanċer tas-sider li huma konsulenti inter pares imħarrġa. Iżda l-organizzazzjoni organizzat ukoll mixja annwali ta 'ġbir ta' fondi fuq Jum l-Omm, li appoġġja l-programmi u s-servizzi tagħhom. Lura Fl-2007, Y-ME qajmet aktar minn $ 7 miljun bi kważi 43,000 mixer minn 12-il belt.
Sal-2008, ipparteċipaw 15-il belt. Sfortunatament, Y-ME għalqet il-bibien tagħha fl-2012, iżda l-wirt tal-fundraiser annwali tiegħu jibqa 'studju ta' każ kbir għal pjanifikaturi ta 'avvenimenti mingħajr skop ta' qligħ.
Ħafna mis-suċċess tal-ġbir ta 'fondi ta' Y-ME jista 'jiġi attribwit għal approċċ organizzat għall-ippjanar u l-ewwel wieħed mill-aktar għanijiet importanti. Liz Klug, id-direttur preċedenti ta 'l-organizzazzjoni ta' avvenimenti speċjali kellu dan wara s-sena ta 'reġistrazzjoni tagħhom fl-2007: "Għandna pjan għal diversi punti fil-ħin tal-proċess ta' l-ippjanar. Għalhekk, se nieħdu passi biex nippromwovu dawk il-punti l-iktar kritiċi fil-ħin biex niżguraw li rnexxew. Per eżempju, f'belt fejn nistgħu nkunu qed jospitaw avveniment għall-ewwel darba, irridu niffokaw fuq li niżguraw li għandna post u post kbir fejn in-nies ikunu jridu jerġgħu lura. Fl-avviċinament, nistgħu niffokaw fuq liema ħwienet tal-kafè ser inneħħu l-fuljetti. "Ejja nħarsu lejn kif Klug u t-tim tal-ippjanar tal-avvenimenti Y-ME organizzaw tali avveniment ta 'suċċess.
Ippjanar Pass 1: Analiżi tan-Numri
L-akkomodazzjoni ta 'mixja tal-komunità jew avveniment simili teħtieġ li tlaqqa' diversi objettivi kostitwenti differenti, iżda fl-aħħar mill-aħħar, l-assoċjazzjoni jew il-karità li qed tospita l-avveniment qed tagħmel hekk biex tiġbor flus għall-kawża tagħhom.
Għalhekk, l-ewwel pass fl-ippjanar tal-avveniment li jmiss jiġri meta l-avveniment attwali jispiċċa, u l-biċċa l-kbira ta 'dak ix-xogħol jdawwar in- "numri".
"Eżaminaw mill-qrib in-numri wara li l-avveniment jikkonkludi," jispjega Liz Klug, "Aħna qabblu kif għamilna din is-sena meta mqabbla mas-sena ta 'qabel. Ħarsa lejn l-esperjenza tal-parteċipant. Aħna evalwaw il-kategoriji tagħna ta 'sponsorizzazzjoni. Aħna rrispondew għal kull e-mail immedjat dwar l-avvenimenti. "Il-pjanifikaturi tal-avvenimenti se jieħdu wkoll passi immedjati biex jiżguraw li dawk kollha involuti fl-avveniment ta 'din is-sena se jkomplu s-sena d-dieħla.
Klug ħass ukoll id-dettalji. Fl-evalwazzjonijiet tagħha, ħares lejn kollox min-numru ta 'voluntiera li pparteċipaw fil-volum ta' t-shirts imqassam. Hi mbagħad tistaqsi jekk kinitx meħtieġa ftit jew wisq għas-sena d-dieħla.
Kronoloġija tal-Ippjanar
Għal dawk li jorganizzaw mixja tal-ġbir ta 'fondi tal-komunità, huwa importanti li tkun taf liema passi għandhom jiġu ttrattati f'ħinijiet differenti.
Ħafna nonprofits m'għandhomx il-lussu ta 'ħafna membri tal-persunal u tal-kumitat volontarju biex isaħħu s-suċċess tal-avveniment. Imma l-pjanifikaturi jirrikonoxxu li għandhom jiżguraw li jaħdmu mill-qrib ma 'l-uffiċċju ta' sindku ta 'belt u dipartiment ta' xogħlijiet pubbliċi biex jiksbu l-avveniment fil-kalendarju pubbliku.
Klug jissuġġerixxi li l-ewwel pass wara l-analiżi tan-numri tas-sena l-oħra jkun li tiffoka fuq ir-reklutaġġ tal-kumpaniji. Jekk l-avveniment mhuwiex programm ġdid, huwa importanti li jinkiseb l -appoġġ korporattiv għall-avveniment tas-sena d-dieħla immedjatament wara li l-avveniment ta 'din is-sena jikkonkludi. "Aħna ffukaw fuq it-tiġdid tal-isponsors meta nwasslu r-rapport ta 'l-avveniment tal-għarrieda," tgħid Klug. Hija toffri wkoll il-punti ewlenin li ġejjin għall-pjanifikaturi interessati li jorganizzaw mixja tal-komunità bħala avveniment ta 'ġbir ta' fondi:
- Identifika sponsors korporattivi
- Żviluppa programmi tat-tim tal-mixi
- Iddetermina l-attivitajiet tal-avvenimenti
- Ibda reklutaġġ mixi
- Iffinalizza l-loġistika tal-avvenimenti
- Żomm l-avveniment
- Żomm avveniment "grazie"
- Evalwa u tibda avveniment sussegwenti
Y-ME kieku wkoll kiri ditta ta 'loġistika esterna biex timmaniġġa ħafna mir-rekwiżiti loġistiċi tagħha. Imma waħda mill-aktar utli kienet l-implimentazzjoni ta 'sistema ta' reġistrazzjoni onlajn.
Suċċess għas-Sistema ta 'Reġistrazzjoni Online
Y-ME malajr tgħallmu dwar l-importanza li tuża l-internet għar-reġistrazzjoni onlajn u minn dak iż-żmien kienet favur l-użu tat-teknoloġija għar-reġistrazzjoni onlajn u l-ġbir tal-fondi.
Huma investew f'sistema ta 'ġestjoni ta' relazzjonijiet kostitwenti onlajn biex iservu bħala l-websajt tagħhom tar-razza ta 'l-2003. Dan it-tip ta 'sistema jservi bħala websajt personali għall-voluntiera biex jagħmlu appelli personalizzati għal donazzjonijiet u involviment ieħor. Huwa jiġbor l-informazzjoni f'database waħda u jservi bħala għodda għall-kaptani tal-mixi tat-tim biex iħeġġu lill-membri tagħhom.
Parteċipanti onlajn żdiedu minn 4,000 għal 11,594. Donazzjonijiet onlajn żdiedu minn 5,000 għal 19,650. It-tim Y-ME jemmen li kkontribwixxa biex jilħaq mira ta '$ 2.35 miljun, u bħala bonus, it-teknoloġija naqqset l-ispejjeż amministrattivi b'madwar $ 20,000.
Sistema bħal din tista 'sservi wkoll bħala għodda ta' komunikazzjoni importanti li tippermetti lil organizzazzjoni li ssegwi u tkompli tinvolvi kostitwenti lil hinn mill-ġurnata tat-tellieqa nnifisha.
Kronoloġija tal-Jum tar-Razza
Mixjiet fil-Komunità huma skedati l-aktar ta 'spiss filgħodu. Skont il-kumplessità tas-sinjali u l-post, imwaqqfa għall-avveniment normalment jista 'jibda kmieni minn ġimgħa qabel l-avveniment, b'ħafna mill-attivitajiet jiġru ftit jiem qabel il-mixja.
Meta Y-ME ikun qed jippjana għall-avveniment annwali ta 'ġbir ta' fondi, it-tim tipikament jipprova jillimita ż-żona fejn kellhom il-mixi sabiex ma jkunx jeħtieġ ammont sinifikanti ta 'ħin ta' riżorsi biex iwettaq ċerti ħidmiet ta 'operazzjonijiet bħall-għeluq tat-toroq. Il-mixja tagħhom ġeneralment ma kinitx kompetittiva, għalhekk tgħin ukoll li ma kellhomx jikkunsidraw ir-rekwiżiti meħtieġa għal ambjent ta 'razza iktar kompetittiv.
L-iskeda għall-ġurnata tat-tiġrija nnifisha normalment ħarġet kif ġej:
- It-tim tal-Ippjanar tal-Avvenimenti jasal (2.5 sigħat qabel jimxi)
- Check-In tal-Voluntiera (2 sigħat qabel ma timxi)
- Speditur Check-In u Setup (2 sigħat qabel jimxu)
- Ir-Reġistrazzjoni Tibda (1.5 sigħat qabel timxi)
- Starting Line Setup (30 minuta qabel jimxu)
- Ċerimonji tal-Ftuħ (10 minuti qabel jimxu)
- Ir-Razza Jibda
- Main Stage Entertainment Tibda (1 siegħa wara li tibda l-mixja)
- Rimarki tal-Istadju Prinċipali Uffiċjali (wara li l-mixja tikkonkludi, f'marka ta '1.5 siegħa)
- Programm jieqaf uffiċjalment (3 sigħat wara li jibda l-mixi)
- Tqassim tal-Avveniment Jibda (wara l-avveniment jintemm uffiċjalment)
Għajnuniet għall-Ippjanar ta 'Walk jew Run tal-Komunità
Għal dawk l-organizzazzjonijiet interessati li jorganizzaw walk jew run komunitarju għall-ewwel darba, Klug joffri diversi suġġerimenti li se jgħinu biex jiġi żgurat avveniment ta 'suċċess .
- Ibda bi twassal sħun, inklużi voluntiera konnessi tajjeb, sponsors jew tim kbir. Iddefinixxi riżultati li jistgħu jitkejlu.
- Evalwa l-avvenimenti tal-kompetituri fil-belt / lokalità tiegħek biex tidentifika l-aħjar prattiki u oqsma ta 'titjib tagħhom.
- Ix-xogħol mal-uffiċċju tal-belt u d-distretti tal-parks tal-belt biex jiddiskuti l-permessi meħtieġa u l-loġistika tal-avvenimenti tiegħek: ħin, lokalità, numru ta 'parteċipanti. Kun żgur li int ippreparat għal dawk il-laqgħat.
- Tifhem il-baġit tiegħek u aċċerta ruħek li żżomm l-ispejjeż operattivi tiegħek għal 25-30% għal avveniment ġdid. Xi karitajiet se jistinkaw għal 15-20% ta 'l-ispejjeż totali.
- Sponsors sikuri biex jassorbu 100% tal-ispejjeż operattivi tal-avveniment tiegħek.