Kull sena, min iħaddem għandu jibgħat rapport lill-impjegati li juru l-pagi u t-tnaqqis totali tagħhom, sabiex l-impjegati jistgħu jinkludu l-informazzjoni dwar id-dikjarazzjonijiet tat-taxxa fuq id-dħul tagħhom. Ir-rapporti għandhom jiġu ppreżentati wkoll ma 'l-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali. Dan ir-rapport huwa formola W-2.
Qabel ma tipprepara u tibgħat formoli W-2 lill-impjegati u lill-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali, segwi dawn il-passi biex tiżgura li kollox jimxi bla xkiel.
01 - Agħmel Żgur li għandek Ħaddiema Kklassifikati b'mod korrett bħala Impjegati
Impjegat huwa ħaddiem li jwettaq xogħol fid-direzzjoni ta 'min iħaddem. B'mod ġenerali, kull min iwettaq servizzi għal organizzazzjoni huwa impjegat jekk l-organizzazzjoni tista 'tikkontrolla x'se jsir u kif se jsir.
Min-naħa l-oħra, kuntrattur indipendenti huwa individwu jew negozju li jipprovdi servizzi lil individwu jew negozju ieħor. Il-kuntrattur indipendenti huwa entità ta 'negozju separata u mhuwiex meqjus bħala impjegat. Xi eżempji ta 'kuntratturi indipendenti huma konsulenti, aġenti, jew sensara. Ix-xogħol ta 'kuntratturi indipendenti ħafna drabi huwa inċidentali jew mhux essenzjali għan-negozju; pereżempju, servizz ta 'tindif, proċessur tal-pagi jew servizz tal-IT.
Aqra iktar dwar il- klassifikazzjoni tal-ħaddiema bħala impjegati jew kuntratturi indipendenti , u kkonsulta l-avukat tal-impjieg għall-għajnuna.
02 - Iċċekkja d-Distribuzzjoni u d-Dati tal-Infilzar għas-Sena kurrenti
Hemm żewġ passi involuti fil-proċess W-2. L-ewwel pass huwa li tqassam il-formoli W-2 lill-impjegati. It-tieni pass huwa li dawn il-formoli jiġu ppreżentati ma 'l-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali. (SSA)
L-iskadenza kemm għat-tqassim lill-impjegati kif ukoll għall-preżentata mas-SSA hija l-31 ta 'Jannar tas-sena ta' wara. Din hija data ta 'skadenza ġdida għall-preżentazzjoni ta' l-SSA biex twaqqaf il-frodi fiskali. Aqra iktar dwar l -iskadenzi tal - W-2 u 1099.
Kun żgur li tagħti lill-impjegati l-formoli tagħhom kmieni f'Jannar, sabiex ikollhom ħin biex jirreveduhom, biex jipprevjenu l-iżbalji.
03 - Iċċekkja l-Formoli ta 'l-Impjegati W-4
Dawk li jħaddmu huma meħtieġa li jkollhom formola W-4 fil-fajl għall-impjegati kollha fil-ħinijiet kollha. Il-Formola W-4 tinkludi informazzjoni neċessarja biex tiddetermina l-ammont ta 'dejn tat-taxxa tad-dħul federali ta' impjegat, bl-użu ta 'stat ċivili, numru ta' dipendenti u kwalunkwe ammont addizzjonali li għandu jinżamm.
Il-Formola W-4 għandha timtela bil-kiri u fi kwalunkwe ħin l-impjegat jixtieq jagħmel bidla. L-impjegat għandu jibdel il-formola W-4 jekk l-informazzjoni personali tal-impjegat (inkluż l-istat maritali u n-numru ta 'dipendenti) tinbidel jew jekk l-indirizz tal-impjegat jinbidel. L-impjegat jista 'wkoll ibiddel il-formola W-4 fi kwalunkwe ħin biex jibdel l-ammont ta' żamma.
Kull sena qabel tmiem is-sena, min iħaddem għandu jitlob lill-impjegati kollha biex jirrevedu l-formola W-4 biex jiżguraw li l-informazzjoni personali hija eżatta.
L-iżgurar li l-impjegati jkollhom informazzjoni preċiża u attwali dwar il-Formola W-4 tgħinek tipprepara u tiddistribwixxi formoli W-2.
04 - Tiġbor Informazzjoni dwar il-Pagi għall-Formoli W-2
L-ewwel, ser ikollok bżonn xi informazzjoni bażika dwar il-kumpanija tiegħek għall-forom kollha tal-W-2:
- Numru tal-identifikazzjoni tal-kumpanija tiegħek ta ' min iħaddem
- L-isem, l-indirizz u l-kodiċi zip tan-negozju
- U n-numru tal-identifikazzjoni tat-taxxa tal-istat tal-kumpanija tiegħek
Imbagħad, ser ikollok bżonn tiġbor informazzjoni dwar kull impjegat, kemm informazzjoni personali kif ukoll informazzjoni dwar il-pagi:
- L-isem u l-indirizz tal-impjegat u n-numru tas-sigurtà soċjali jew in-numru tal -identifikazzjoni tat - taxxa oħra
- Ammont imħallas lil dak l-impjegat: pagi totali, pariri, u kumpens ieħor
- Ammont ta 'taxxa fuq id-dħul federali miżmuma
- Pagi tas-sigurtà soċjali (sa l-ammont massimu tas-Sigurtà Soċjali għas-sena)
- Pagi u pariri tal-Medicare u taxxa tal-Medicare miżmuma, inkluża t- taxxa addizzjonali tal-Medicare għal impjegati bi dħul għoli.
- Allokati tips ta 'l-impjegati mħallsa
- Benefiċċji tal-kura dipendenti mħallsa, u benefiċċji oħra taxxabbli lill-impjegat
- Għal kull stat fejn l-impjegat ħadem, il-pagi u l-pariri statali mħallsa u t-taxxa fuq id-dħul tal-istat miżmuma
- Pagi u pariri lokali mħallsa u taxxa fuq id-dħul lokali miżmuma.
05 - Reviżjoni tal-Proċessar W-2 - Kif se tinħoloq W-2?
Jekk il-kumpanija tiegħek hija ġdida għall-ipproċessar tal-pagi, jew jekk is-sitwazzjoni tal-pagi tiegħek inbidlet reċentement, hija idea tajba li tirrevedi l-proċess biex issib, timla u tqassam rapporti ta 'tmiem is-sena lill-impjegati. Tista ' tikseb forom W-2 minn maħżen tal-provvista tal-uffiċċju, CPA tiegħek, minn software tat-taxxa jew kontabilità, jew mill-IRS.
Nota: Ma tistax tniżżel formoli W-2 mill-IRS jew x'imkien ieħor fuq l-Internet. Il-kopja A tal-formola W-2 hija f'kulur speċifiku tal-linka ħamra u ma tistax tiġi duplikata. Int trid tippreżenta l-formola IRS speċifika tal-Kopja A mal-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali (din hija l-kopja li inti żżomm u fajl mas-Sigurtà Soċjali fi tmiem Frar).
Hawn xi għażliet għall-preparazzjoni ta 'formoli W-2:
- Uża softwer tal-kontabilità . Jekk għandek biss ftit impjegati u tuża softwer tal-kontabilità, tista 'tkun kapaċi tixtri add-on biex tipprepara formoli W-2 billi tuża dan is-software.
- Uża softwer ta 'preparazzjoni tat-taxxa. Jekk tuża wieħed mill-programmi komuni ta 'softwer għat-tħejjija tat-taxxa, kemm online kif ukoll f'verżjoni tad-desktop, u xtrajt il-verżjoni tan-negozju ta' dan is-softwer, iċċekkja biex tara jekk l-ipproċessar W-2 huwiex inkluż. Shirley Elmblad, Guide to Financial Software, għandha artikolu dwar ir-reviżjonijiet tas-softwer tat-taxxa
- Użu ta 'formoli mixtrija W-2 . Il-kumpaniji ewlenin tal-fornitura tal-uffiċċju għandhom formoli W-2 stampati minn qabel għall-użu ma 'softwer fuq CD li jippermettilek li ddaħħal l-informazzjoni għal dawn il-formoli manwalment u tipprintjahom fuq il-printer tiegħek.
Kwalunkwe metodu li tuża biex timla u tistampa formoli W-2 għandu jkollha wkoll formoli ta 'trażmissjoni W-3 .
06 - Iddeċiedi Kif Tqassam Formoli W-2 lill-Impjegati
Ladarba toħloq formoli W-2, id-deċiżjoni li jmiss tiegħek hija kif tqassamhom lill-impjegati. Ftakar li l-iskadenza għad-distribuzzjoni tal-formoli W-2 lill-impjegati hija 31 ta 'Jannar tas-sena wara s-sena tat-taxxa. Pereżempju, dawk li jħaddmu li kienu meħtieġa jiddistribwixxu l-W-2s tat-taxxa fis-sena 2016 sal-31 ta 'Jannar 2017, biex iqassmuhom.
Għandek żewġ għażliet għad-distribuzzjoni ta 'formoli stampati W-2 lill-impjegati: jew tibgħathom jew tqassamhom lill-impjegati personalment. Jekk impjegat jagħlaq il-formola W-2 tiegħu personalment, tista 'tixtieq li l-impjegat jiffirma li l-formola ġiet imqassma, biex tevita mistoqsijiet dwar jekk dan sarx.
07 - Iċċekkja għal Żbalji Qabel You Ibgħat Formoli W-2 lill-Impjegati
Biex timminimizza l-kwistjonijiet u jkollok tibgħat mill-ġdid formoli W-2, iċċekkja l-formoli W-2 għal żbalji, billi tuża din il-lista ta 'kontroll. L-iżbalji komuni ta 'W-2 jinkludu l-użu tas-sena ħażina, in-nuqqas ta' informazzjoni, it-tqegħid ta 'informazzjoni fil-kaxxa żbaljata u n-nuqqas ta' waqfien massimu tas-Sigurtà Soċjali.
08 - Immaniġġjar ta 'talbiet tal-impjegati għal W-2 Formoli duplikati
L-impjegati ħafna drabi jserrħu jew jitilfu formoli W-2 u jistgħu jaslu għand id-dipartiment tal-pagi tiegħek billi jitolbu kopja duplikata tal-Formola W-2 tagħhom. Qabel ma tiddistribwixxi l-formoli W-2, tikkunsidra kif tittratta dawn it-talbiet:
- Jekk stampajt il-formoli internament, tista 'sempliċement tirreġistra l-formola W-2 u tagħtiha jew tibgħatha lill-impjegat.
- Jekk il-formola ġiet ippreparata minn servizz tal-pagi ta 'barra, huma jistgħu jitolbuhom għall-ispiża tar-riproduzzjoni mill-ġdid u l-impustar tal-formola. Inti tista 'tixtieq titlob lill-impjegati għall-ewwel forma duplikata, jew it-tieni duplikata f'sena (dan jiġri).
Tkun xi tkun tiddeċiedi, hija idea tajba li tikkomunika l-politika tiegħek dwar formoli duplikati lill-impjegati. Li jkun hemm ħlas għal formoli duplikati jista 'jidher estrem, imma jista' jnaqqas in-numru ta 'formoli mitlufin li għandek tittratta.
09 - Iffajlja Formoli W-2 u W-3 mal-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali
Wara li tkun iddeċidejt kif tipprepara formoli W-2 u qassmet dawn il-formoli lill-impjegati (sal-31 ta 'Jannar tas-sena wara s-sena tat-taxxa), id-deċiżjoni li jmiss tiegħek hija li tiddetermina kif dawn il-formoli jiġu rreġistrati mal- .
Il-formoli kollha tal-W-2 għandhom jiġu ppreżentati lill-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali, flimkien ma ' formola ta' trażmissjoni W-3 . Żewġ għażliet għas-sottomissjoni ta 'dawn il-forom:
- Tista ' tibgħat online fis-sezzjoni tal-Business Services Online tal-websajt tas-Sigurtà Soċjali. Int trid tirreġistra l-ewwel, imla l-formoli xierqa fuq l-internet. Jekk tibgħat online mal-BSO, m'għandekx bżonn tinkludi forom W-3.
- Tista 'wkoll tibgħat formoli W-2 mimlija flimkien mal-Formola W-3 lill-Amministrazzjoni tas-Sigurtà Soċjali.
Hawnhekk hemm aktar informazzjoni dwar kif tipprepara formola W-3 .
10 - Iċċekkja Regolamenti ta 'l-Istat għad-Distribuzzjoni ta' Formoli W-2
Meta timla formola W-2 għal impjegat, porzjon ta 'dik il-forma (Kopja 1) hija nominata biex tiġi sottomessa lill-istat fejn jaħdem l-impjegat. Jekk l-impjegat jaħdem f'aktar minn stat wieħed, ikollok tissottometti kopja tal-formola W-2 lil kull stat.
Kull stat għandu rekwiżiti differenti għas-sottomissjoni tal-formoli W-2 u kwalunkwe forma ta 'trażmissjoni. Iċċekkja ma 'l-awtorità tat-taxxa ta' l-istat tiegħek jew id-dipartiment ta 'l-istat tad-dħul biex titgħallem dak l-istat.
AĠĠORNAMENT: Ħafna stati huma konformi mal-iskadenza l-ġdida ta 'Jannar 31 għall-preżentazzjoni ta' W-2s mal-SSA.
Aqra iktar dwar it-taxxi tal-pagi tal-istat.