Għaliex Ħu l-Minuti tal-Laqgħa tal-Bord Korporattiv
Fil-fatt hemm diversi raġunijiet għat-teħid u r-reġistrazzjoni tal-minuti tal-laqgħat korporattivi tiegħek.
L-ewwel u l-aktar raġuni importanti biex tieħu minuti ta 'laqgħat huwa li jkollok rekord ta' dak li ddeċidiet. Stajt sibt f'laqgħat abbord fejn ħadd ma seta 'jiftakar deċiżjoni li saret mill-bord ftit xhur ilu. Li jkollok xi ħaġa bil-miktub għan-negozju tiegħek,
It-tieni raġuni għall-minuti tal-bord korporattiv hija għal skopijiet ta 'fiduċja u responsabbiltà. Il-membri tal-Bord huma f'pożizzjoni ta 'fiduċja. Huma qed jieħdu deċiżjonijiet dwar flus investiti minn azzjonisti korporattivi, u għandhom ikunu kapaċi jippruvaw li aġixxew b'mod għaqli, fl-aħjar interess tal-korporazzjoni, u mingħajr kunflitti ta 'interess . Wara li l-minuti tal-laqgħat tal-bord jgħin lill-bord jipprova li aġixxew in bona fede u jevita r-responsabbiltà personali għall-azzjonijiet tagħhom.
It-tielet raġuni hija għal skopijiet ta 'taxxa. Korporazzjoni hija entità separata mill-azzjonisti individwali. Biex tkun żgur li qed iżżomm dik is-separazzjoni, il-minuti tal-laqgħat tal-bord jipprovdu rekord.
Mingħajr minnhom, l-IRS jew l-aġenziji tal-istat jistgħu jiċħdu l-istatus tat-taxxa tan-negozju. Korporazzjoni li ma turix li qed taġixxi bħala entità separata mis-sidien tista 'toħloq sitwazzjoni fiskali diffiċli.
Hemm bilanċ għan-negozji biex jagħmlu ħilithom biex jiżguraw li l-membri tal-bord ikunu qed iwettqu d-dmirijiet tagħhom u li jkunu protetti, kontra laqgħat tal-bord twal u mingħajr skop li jitilfu l-ħin tal-membru.
Aħna ser nindirizzaw dak il-bilanċ f'dan l-artikolu.
Issa li konna iddiskutew ir-raġunijiet għat-teħid ta 'minuti tal-laqgħat tal-bord, hawn huma xi negozji li jagħmlu l-iżbalji, u xi ħsibijiet dwar kif jiġu kkoreġuti.
Mhux Ħolqien u Distribuzzjoni ta 'Aġenda Qabel il-Laqgħa
Żball kbir ieħor li sar mill- korporazzjonijiet fil-laqgħat tal-bord ma jfassalx aġenda qabel il-laqgħa u ma jqassamx l-aġenda, u d-dokumenti rilevanti qabel il-laqgħa. L-aġenda għandha tinkludi ammonti speċifiċi ta 'ħin għal kull oġġett fl-aġenda. Li jkollok aġenda speċifika mhux biss tagħmel il-laqgħa taħdem mingħajr xkiel, iżda tħalli lill-bord (u kull min jaqra l-minuti wara) jafu l-importanza relattiva ta 'kull oġġett fuq l-aġenda.
Dan ma jfissirx li xi ħaġa ma tistax tidħol fuq l-aġenda jekk tkun importanti u urġenti, iżda jistgħu jiżdiedu punti fl-aġenda permezz ta 'vot. U ħafna li l-urġenza għandha tiġi ttrattata mill-eżekuttivi, mhux mill-bord.
Nieqes Partijiet Importanti tal-Minuti tal-Laqgħa tal-Bord
Il-mudell għall-minuti tal-laqgħat tal-bord għandu jinkludi:
- Il - id-data, il-ħin u l-post tal-laqgħa
- Żmien ta 'bidu u tmiem, u żminijiet allokati għal punti speċifiċi fuq l-aġenda
- X'tip ta 'laqgħa tal-bord - regolari, speċjali jew annwali (l-istati kollha jeħtieġu li l-korporazzjonijiet ikollhom laqgħa annwali)
- Min kien preżenti, filwaqt li osserva diretturi, mistednin, u membri tal-persunal, u liema membri tal-bord ma kinux preżenti. Jiġu nnotati l-ismijiet ta 'xi ħadd li jasal tard jew li jħalli kmieni.
- Speċifika jekk hemmx kworum preżenti. Normalment il-kworum huwa meħtieġ mill -ordinamenti legali korporattivi għal kwalunkwe votazzjoni li għandha tittieħed. Ir-rekwiżit tal-kworum normalment ikun aktar minn nofs il-membri. (Għal bord ta 'disa' membri, pereżempju, ħames membri għandhom ikunu preżenti għal quorum).
- Jekk il-preżentazzjonijiet jingħataw minn kumitati jew oħrajn, jinkludu ismijiet u titoli tal-preżentaturi.
Minuti tal-Laqgħa Wisq Speċifiċi
Probabbilment l-akbar bordijiet ta 'żbalji jagħmlu huwa li tkun meħtieġa informazzjoni dettaljata dwar diskussjonijiet (xi kultant argumenti) u proċessi. Il-laqgħat għandhom jirriflettu r-riżultati tad-deċiżjonijiet, mhux min qal dak fid-diskussjoni. Ejja ngħidu li l-bord tiegħek qed jivvota fuq mozzjoni biex ibiegħ linja ġdida ta 'prodotti.
Il-minuti tal-laqgħa għandhom jgħidu: "Il-mozzjoni biex tiżdied linja ġdida ta 'ħwawar. Mozzjoni ssekondata u approvata, b'daqstant dissidenti." Jekk il-grupp kellu diskussjoni, għandek tirreġistra t-tul tad-diskussjoni u tiġbor fil-qosor tagħha, iżda m'għandekx bżonn tidħol fid-dettall dwar id-diskussjoni.
Minuti li mhumiex speċifiċi Biżżejjed
Fuq in-naħa l-oħra tal-ispettru, xi minuti mhumiex speċifiċi biżżejjed biex jipprovdu informazzjoni u jżommu lill-membri mill-problemi. Jekk id-deċiżjoni ma kinitx waħda unanima, rekord li l-membri tal-bord tiegħu ma qablux, li astjenew (u nnotaw jekk l-astensjoni kienet minħabba kunflitt ta 'interess potenzjali).
Filwaqt li m'għandekx għalfejn tirreġistra l-blow-by-blow ta 'kull diskussjoni, jew li qalet dak. Iżda għandu jkun hemm biżżejjed informazzjoni fil-minuti biex tirrifletti l-ispirtu tad-diskussjoni.
Laqgħat tal-Bord Wisq Long
Ħadd ma jħobb laqgħat twal, imma hemm xi modi biex tqassar il-laqgħa u l-minuti. Inti tista 'tixtieq li tiffranka l-ħin tal-laqgħa tal-bord billi toħloq aġenda ta' kunsens. Bażikament, din l-aġenda hija lista ta 'kwistjonijiet li jistgħu jiġu ttrattati malajr mingħajr diskussjoni. Il-lista tista 'tinkludi minuti mil-laqgħa preċedenti, finanzi, u rapporti mill-kumitati jew mill-CEO.
L-aġenda tal-kunsens, u r-rapporti u informazzjoni oħra, għandhom jitqassmu qabel il-laqgħa sabiex il-membri jkollhom l-opportunità li jaqrawhom. Imbagħad, fil-laqgħa, l-aġenda tal-kunsens hija parti mill-proċess tal-laqgħa. Kull membru tal-bord jista 'jqajjem mistoqsija jew tħassib dwar l-aġenda tal-kunsens, imma jekk ma jkun hemm l-ebda kwistjoni, l-aġenda tal-kunsens kollha tista' tiġi vvutata f'ħin wieħed.
It-Tip ta 'Deċiżjonijiet Żbaljati
Bord korporattiv jieħu deċiżjonijiet dwar il-politika ġenerali. Id-deċiżjonijiet minn jum għal jum isiru mill-eżekuttivi tal-korporazzjoni bbażati fuq dik il-politika. Kultant bordijiet jinqabżu u jippruvaw jieħdu deċiżjonijiet li l-aħjar jitħallew għall-ġestjoni.
Mhux Japprova l-Minuti
Huwa jista 'jitħajjar, fil-ġibda u l-miżgħuda tal-laqgħat tal-bord, li tinsa li tapprova l-minuti. Imma huwa importanti li niżguraw li l-minuti jirriflettu b'mod korrett kemm l-ittra kif ukoll l-ispirtu tal-laqgħa. Il-minuti huma kkunsidrati "abbozz" sakemm jiġu approvati.
Mhux Inżommu Rekords tal-Minuti tal-Laqgħa
Wara kollox l-inkwiet li tmur biex iżżomm minuti tajbin għall-korporazzjoni tiegħek, tinsiex li żżomm il-minuti tal-laqgħat korporattivi tiegħek x'imkien sikuri u aċċessibbli. Imwaqqaf proċess biex iżomm il-minuti f'rekord rekord korporattiv, jew "fil-sħaba", f'fajl protett minn password.
Tinsa li Irrikonoxxi r-Rwol tas-Segretarju Korporattiv
Ħafna mid-dmirijiet relatati ma 'minuti tal-kumpanija jaqgħu taħt il-qasam tas-segretarju tal-korporazzjoni. Peress li segretarju korporat tajjeb huwa arti, u dawn l-individwi ħafna drabi mhumiex rikonoxxuti biżżejjed. Qalleb "thank you" lil din il-persuna regolarment.
Mhux Inkluż Avukat bħala Konsulent għall-Bord tad-Diretturi tiegħek
L-informazzjoni f'dan l-artikolu mhix maħsuba biex tkun ta 'taxxa jew parir legali, u l-awtur mhuwiex avukat. Jekk il-korporazzjoni tiegħek hijiex privata jew pubblika (b'ishma nnegozjati pubblikament), għandu jkollok avukat li jagħtik parir dwar kif tieħu minuti korporattivi, u li tkun preżenti għal-laqgħat importanti tal-bord biex tkun żgur li int u l-bord tiegħek huma protetti.