Jekk in-negozju tiegħek ikollu pjan responsabbli, ir-rimborż ta 'ċerti spejjeż tan-negozju mhuwiex taxxabbli lill-impjegat. Jekk il-pjan tar-rimbors tan-negozju tiegħek ma jikkonformax mar-rekwiżiti tal-IRS għal pjan responsabbli, dawn ir-rimborżi huma taxxabbli lill-impjegat, u ż-żamma ta 'taxxi fuq id-dħul federali u taxxi fuq il-pagi għandhom isiru fuq dawn il-pagamenti.
Barra minn hekk, int bħala min iħaddem għandu jirrapporta dawn il-ħlasijiet fuq il -formola W -2 ta 'l- impjegat.
Pjanijiet ta 'responsabbiltà jistgħu jinkludu rimborż għal numru ta' spejjeż differenti tal-impjegati, inklużi:
- L -ispejjeż ta 'l-ivvjaġġar ta' l- impjegati, inklużi ikliet u divertiment,
- Xiri ta ' għodod u tagħmir, u
- Spejjeż għall-uffiċċju tad-dar ta 'l-impjegati.
Il-pjan responsabbli għandu wkoll jinkludi proċedura li teħtieġ lill-impjegati li jirritornaw rimborżi żejda (dawk li jaqbżu l-ammonti permissibbli) lil min iħaddem. Jekk min iħaddem jistabbilixxi u jżomm pjan responsabbli, l-ispejjeż ta 'l-ivvjaġġar ta' l-impjegat m'għandhomx għalfejn jiġu ttrattati bħala dħul taxxabbli.
Rekwiżiti tal-Pjan Permissibbli
Sabiex jitqies bħala "pjan responsabbli" mill-IRS, l-arranġament tiegħek irid jinkludi KOLLHA minn dawn li ġejjin:
- L-ispejjeż irid ikollhom konnessjoni kummerċjali ; jiġifieri, dawn iridu jkunu tħallsu jew saru waqt li kienu qed iwettqu servizzi bħala impjegat.
- L-impjegat għandu jagħti rendikont adegwat lil min iħaddem għal dawn l-ispejjeż fi żmien raġonevoli. Int trid titlob lill-impjegati biex jagħtuk informazzjoni dettaljata dwar dawn l-ispejjeż, inkluża d-data, il-ħin, il-post, l-ammont u l-iskop tan-negozju għall-ispiża.
- Int trid titlob lill-impjegat biex jirritorna rimbors eċċessiv f'perjodu ta 'żmien raġonevoli u speċifiku, skond iċ-ċirkostanzi
Jekk it-tlieta minn dawn ir-rekwiżiti ma jintlaħqux, il-pjan huwa ddeterminat mill-IRS biex ma jkunx responsabbli, u kwalunkwe spiża mħallsa lura lill-impjegat min-negozju tiegħek hija taxxabbli lill-impjegat.
Rimborż Eċċessiv
Ir-rimborż żejjed huwa rimborż akbar mill-ammonti permessi. Jekk l-impjegat ma jirritornax rimbors eċċessiv f'perjodu ta 'żmien raġonevoli, dawn l-ammonti żejda huma taxxabbli lill-impjegat. Iċ-ċirkostanza l-iktar komuni tkun każ fejn inti tagħti lill-impjegat avvanz qabel ma tħalli għal vjaġġ, u l-ispejjeż tagħha matul il-vjaġġ huma inqas mill-ammont avvanzat.
Perjodu ta 'żmien raġonevoli għal ritorn ta' rimborżi eċċessi huwa ddeterminat mill-IRS bħala, pereżempju:
- L-avvanz riċevut fi żmien 30 jum mill-ħin ta 'l-ispiża
- L-impjegat jagħti kont adegwat ta 'l-ispejjeż fi żmien 60 ġurnata wara li tħallsu jew saru.
- L-impjegat jirritorna kull rimborż eċċess fi żmien 120 jum wara li jkun tħallas jew sar.
- L-impjegat jingħata stqarrija (mill-inqas kull tliet xhur) li jitlob ir-ritorn jew kontabilità adegwata għal avvanzi pendenti, u l-impjegat jikkonforma fi żmien 120 jum wara li jirċievi d-dikjarazzjoni.
Sottomissjoni ta 'Pjan Responsabbli lill-IRS
Le, m'hemm l-ebda rekwiżit li inti tissottometti pjan bil-miktub lill-IRS. Imma int għandek tkun tista 'tipprova li ddefinajt ir-rekwiżiti tiegħek għar-rimborż tal-impjegati għall-ispejjeż. Ikollok bżonn xi ħaġa bil-miktub biex turi lill-IRS li tifhem x'inhu pjan responsabbli u li qed tħaddem in-negozju tiegħek għar-rekwiżiti.
L-ewwel, għandek bżonn tqiegħed dawn ir-rekwiżiti bil-miktub, bħala parti mill- manwal tal-politika u tal-proċeduri tal-impjegati tiegħek .
It-tieni, għandek tiddokumenta t-tranżazzjonijiet kollha mal-impjegati għar-rimborsi tagħhom tal-ispejjeż, u żżomm rekords li juru li r-rekwiżiti kollha tal-pjan responsabbli ġew segwiti.
Pjan Affrontabbli Affettwat u Taxxi Kummerċjali
Jekk dawn l-ispejjeż isiru fi pjan responsabbli ma jaffettwax direttament il-ħila tiegħek li tnaqqas dawn l-ispejjeż fuq id-dikjarazzjoni tat-taxxa tan-negozju tiegħek. Imma int xorta trid tipprovdi dokumentazzjoni adegwata biex tipprova li dawn l-ispejjeż kienu marbuta man-negozju.
Għar-rimbors tal-ivvjaġġar, per eżempju, tista 'tnaqqas l-ispiża fuq il-linja xierqa fuq id-dikjarazzjoni tat-taxxa tan-negozju tiegħek. Per eżempju, għal ikliet u spejjeż ta 'divertiment, uża l-linja 24b ta' Skeda Ċ (għal sidien uniċi jew LLC ta 'membru wieħed.)