Il-Liġi Federali tirrikjedi li Inti Żżomm Rekords Paycheck u Dokumentazzjoni Oħra
X'inhuma r-Rekords Paycheck Min Jimpjegaw Meħtieġa biex iżommu?
Normalment inti żżomm il-biċċa l-kbira tar-rekords meħtieġa mil-liġi biss fil-kors tan-negozju, għalhekk il-konformità ma għandhiex tieħu ħafna passi jew passi żejda.
Irrevedi r-rekords li diġà għandek biex tiżgura ruħek f'konformità mar-rekwiżiti tal-IRS u tal-FLSA.
Ir-reġistri jistgħu jinżammu fi kwalunkwe forma, inkluż b'mod elettroniku. Dawn li ġejjin għandhom jinżammu għall -impjegati kollha mhux eżentati u dawk koperti mir-rekwiżiti minimi tal-pagi:
- Informazzjoni personali, inkluż l-isem tal-impjegat, indirizz tad-dar, okkupazzjoni, sess u data tat-twelid jekk hu taħt l-età ta '19-il sena
- Is-siegħa u l-ġurnata meta jibda x-xogħol tax-xogħol tiegħu
- Sigħat totali maħduma kull ġurnata tax-xogħol u kull workweek
- Qligħ dirett ta 'kuljum jew kull ġimgħa
- Rata regolari ta 'kull siegħa għal kull ġimgħa meta s-sahra tinħadem
- Ħin totali ta ' sahra għax-xogħol tax-xogħol
- Pagi totali mħallsa kull perjodu ta 'ħlas
- Data tal-ħlas u l-perjodu ta 'ħlas kopert.
Impjegati mhux eżentati għandhom jitħallsu mill-inqas paga minima u jirċievu sahra għal kull siegħa maħduma fuq 40 fil-ġimgħa. Impjegat jista 'jkun eżentat jekk jitħallas mill-inqas $ 455 fil-ġimgħa fuq bażi ta' salarju u jekk iwettaq ċerti dmirijiet tax-xogħol, tipikament amministrattivi, eżekuttivi jew ta 'ġestjoni.
Ħlas ta 'paga dritta huwa dak li jinkiseb matul l-ewwel 40 siegħa f'xhur tax-xogħol.
Rekords meħtieġa għal impjegati eżenti huma differenti minn dawk għal ħaddiema mhux eżentati, u informazzjoni speċjali hija meħtieġa għall-impjegati tad-dar, għal impjegati li jaħdmu taħt arranġamenti ta 'pagi mhux komuni, għal impjegati li lilhom jiġu pprovduti alloġġ jew faċilitajiet oħra, u għal impjegati li jirċievu edukazzjoni rimedjali.
Jekk xi wieħed mill-ħaddiema tiegħek jaqa 'f'dawn il-kategoriji, ikkonsulta ma' avukat.
Forom trid iżommu
Minbarra r-rekords tal-paycheck, għandek iżżomm ftit dokumenti oħra fil-fajl għal kull impjegat.
- Kopja ffirmata tal -formola W-4 tiegħu li turi r-rimborż federali. Din il-formola tista 'tinbidel ħafna drabi sabiex aċċerta ruħek li żżomm l-aktar formola reċenti fuq nett.
- Kopja ta 'kwalunkwe forma li fiha impjegat ikun awtorizza tnaqqis tal-paga, inklużi benefiċċji u donazzjonijiet speċjali bħal United Way jew karitajiet oħra
- Kopja tal-formola ta 'applikazzjoni oriġinali tal-impjegat u kwalunkwe dokument ta' sostenn, bħal jerġa jew traskrizzjonijiet.
- Rekords dwar bidliet fil-livelli tal-pagi, inklużi promozzjonijiet jew demotizzjonijiet, u r-raġunijiet għal dawn l-azzjonijiet.
X'inhi l-aħjar mod biex Żomm Rekords Paycheck?
Ir-rekords ta 'Paycheck, inklużi dawk li jiddokumentaw is-sigħat kollha maħduma, il-bidliet fl-istatus tal-ħlas u r-rati tal-pagi, għandhom jinżammu f'fajl separat.
Għandek ukoll iżżomm rekords tal-bidliet kollha magħmula lill-paga u l-benefiċċji tal-impjegati, inklużi l-kunsens tal-impjegati. Irid ikollok kunsens bil-miktub fuq il-fajl għal kwalunkwe tnaqqis mill-paga ta 'impjegat bl-eċċezzjoni tat- taxxi u l- garanziji tal- FICA .
Susan Heathfield, espert tar-riżorsi umani, għandu informazzjoni aktar dettaljata dwar x'għandu jinżamm fil-fajl tal-persunal ta 'impjegat.
Min hu permess li jara r-Rekords tal-Impjegati?
Ħafna negozji jżommu r-rekords tal-impjegati f'żona ristretta u jippermettu aċċess biss għal individwi li jista 'jkollhom bżonn jaraw ir-rekords minħabba r-rank jew il-pożizzjoni tal-impjieg tagħhom. Ir-rekords tal-impjegati qatt ma għandhom jitneħħew mill-kamra tar-rekords. Jekk għandek aktar minn ftit impjegati, tista 'tkun trid twaqqaf politika ta' aċċess għall-fajl tal-persunal sabiex l-impjegati tar-riżorsi umani jkunu jafu kif jirrispondu għat-talbiet.
- L-impjegati għandhom jitħallew jaraw ir-rekords tagħhom stess. Inti tista 'tixtieq li jkollok xi ħadd joqgħod fil-kamra ma' impjegat waqt li jkun qed jara r-rekord tiegħu stess.
- Tinnomina liema impjegati tal-kumpanija jistgħu jaraw rekords tal-impjegati. L-aċċess huwa normalment ristrett għall-impjegati fid-dipartiment tar-riżorsi umani u l-maniġers u l-eżekuttivi 'l fuq minn ċertu livell.
- Diversi awdituri federali u tal-istat jistgħu jingħataw aċċess għar-rekords tal-impjegati għal skopijiet ta 'verifika. Tista 'titlob mandat qabel ma tippermetti lill-awditur aċċess għar-rekords tal-impjegati.
- L-avukati li jirrappreżentaw lill-impjegati fil-kawżi jistgħu jingħataw aċċess f'ċerti każijiet speċifiċi. Uffiċjal ta 'l-ogħla livell jew l-avukat tal-kumpanija għandhom jivverifikaw it-talba ta' l-avukat qabel ma jippermettu li jaraw ir-rekords.