Kif tnaqqas l-ispejjeż mhux meħtieġa
Madankollu, ħafna kumpaniji mhumiex konxji mill-aħjar modi dwar kif jiżviluppaw il-politiki tal-karti tal-kreditu. Bosta sidien tan-negozji dejjem għandhom ix-xewqa li joħolqu dawn il-politiki iżda m'għandhomx direzzjoni dwar kif jagħmlu dan. Minħabba dan, hawnhekk hemm deskrizzjoni ċara dwar kif il-kumpaniji jistgħu effettivament joħolqu politiki tal-karti tal-kreditu tal-impjegati.
Responsabbiltajiet tad-Detentur tal-Kard
Jekk kumpanija toħroġ karti ta 'kreditu lill-impjegati tagħha, għandu jkun hemm regoli stabbiliti li jirregolaw l-użu tal-karta. L-impjegati għandhom jinżammu responsabbli għas-sigurtà tal-karta kif ukoll il-privatezza ta 'kwalunkwe informazzjoni relatata mal-kumpanija. L- impjegati għandhom jiżguraw li l-karta tinżamm f'post sigur, il-karta hija ħielsa minn attivitajiet frawdolenti u n-numru ta 'identifikazzjoni tal-biljett huwa protett. Il-kumpanija għandha wkoll tiddikjara li l-karta ta 'kreditu tan-negozju hija limitata biss biex tintuża mill-impjegat u mhux minn xi individwu ieħor.
Limiti ta 'Spelling Out Spending
Il-kumpanija għandha tkun tista 'toħroġ b'regoli li jiddettaw fuq attivitajiet jew transazzjonijiet fejn għandha tintuża l-karta ta' kreditu.
Fil-fatt, l-infiq għandu jkun limitat għall-ħtiġijiet ta 'impjegati speċifiċi. Kull dipartiment għandu jkollu l-limiti ta 'nfiq tagħhom stess. Bħala kumpanija, huwa tajjeb li kull impjegat jiġi mgħarraf dwar il -limiti ta 'nfiq fiż-żmien tal-ħruġ . Barra minn hekk, kull impjegat m'għandux jeċċedi dan il-limitu u jekk wieħed jagħmel dan, iġarrbu l-ħlasijiet fuq il-limitu.
Fl-aħħarnett, il-karti tal-kreditu tal-kumpanija qatt ma għandhom jintużaw għal avvanzi ta 'flus kontanti.
Rapport ta 'Usi Regolari
Kull kumpanija għandha żżomm impjegati responsabbli għall-użu tal-karta ta 'kreditu tal-kumpanija. Ejja ngħidu li fl-aħħar ta 'kull xahar, kull impjegat għandu jissottometti spjegazzjoni dettaljata tal-ħlasijiet, l-irċevuti u l-kodiċijiet tal-kontabilità kollha. Kull impjegat għandu jiżgura li jehmeż l-irċevuti ta 'l-infiq mad-dikjarazzjoni ta' kull xahar qabel ma jissottometti lill-kumpanija għal skopijiet ta 'verifika. Dawn kollha għandhom isiru fil-ħin biex jiġu evitati ħlasijiet tard. Jekk tagħmel hekk se tiżgura li l-kumpanija timmonitorja n-nefqa ta 'kull xahar tagħha bil-faċilità u l-verifika ssir aktar sempliċi.
L-ebda użu ta 'karti fuq spejjeż individwali
Il-kumpanija għandha tkun stretta ħafna fuq l-użu tal-karta ta 'kreditu tal-impjegat billi ħadd ma jista' jużaha għal spejjeż personali. Fil-qosor, l-użu tal-karta għandu jkun limitat għal attivitajiet relatati man-negozju. Id-definizzjoni ta 'użu personali, f'dan il-każ, hija spiża mhux relatata mal-operat tan-negozju. Il-kumpanija għandha tkun diffiċli ħafna fuq kwalunkwe impjegat li juża l-karta fuq il-ħlasijiet tiegħu stess.
Reviżjoni tal-użu
Jekk kumpanija toħroġ karti ta 'kreditu tal-impjegati, huwa rrakkomandat li ssir reviżjoni tal-karta wara perjodu speċifiku ta' żmien.
Ir-reviżjoni tal-biljett għandha ssir mis-superviżur immedjat tal-impjegati flimkien ma 'membru tad-dipartiment tal-kontabilità tal-kumpanija. Il-kontrollatur tal-impjegat għandu jiżgura li l-użu tal-karta huwa limitat għal dak li kien maħsub. Min-naħa l-oħra, id-dipartiment tal-kontabilità għandu jivverifika jekk l-irċevuti u dokumenti ta 'nefqa oħra sottomessi mill-impjegat humiex awtentiċi.
Għalhekk, kull kumpanija għandu jkollha politika effettiva u affidabbli tal-karta tal-kreditu tal-impjegati biex tfixkel l-użu ħażin tal-karta minn individwi. Se tpoġġi kumpanija f'pożizzjoni finanzjarja tajba peress li l-ebda impjegat ma juża l-karta tiegħu ħażin għall-ispejjeż personali. Barra minn hekk, il-kumpanija għandha tiżgura ruħha li kemm is-superviżur kif ukoll id-dipartiment tal-kontabilità jifhmu l-aspetti kollha tal-politika.