L-organizzazzjoni hija essenzjali għal Konferenza ta 'Suċċess
L-ippjanar tal-konferenzi huwa differenti minn tipi oħra ta 'ppjanar tal-avvenimenti u jinkludi passi addizzjonali.
Il-konferenzi għandhom tendenza li jkunu avvenimenti fuq skala kbira li tipikament jieħdu sena jew aktar biex jippjanawhom. Il-lista ta 'doċċa tiegħek tista' tinkludi għażla ta 'post, prenotazzjoni ta' kmamar ta 'lukandi, twaqqif ta' reġistrazzjoni onlajn, kelliema ta 'riserva, arranġamenti ta' suites ta 'l-ospitalità, ospitar sala esibita, laqgħat ta' skedar, immaniġġjar ta 'ikel u xorb u aktar. It-tħejjija ta 'gwida dwar l-ippjanar tal-konferenzi organizzata sewwa li tiddeskrivi l-passi hija neċessarja għal kwalunkwe pjanċa ta' konferenzi li rnexxiet.
Il-passi li ġejjin ser jgħinuk tipprepara gwida għall-ippjanar tal-konferenzi li se sservi bħala pjan ta 'ppjanar għal kwalunkwe konferenza. Timmodifika u timmodifika l-gwida bbażata fuq l-avveniment li qed tippjana u żżommha mill-qrib. Meta tkun imħejjija u użata kif suppost, dalwaqt issir l-għodda l-iktar importanti tiegħek għall-ippjanar tal-konferenzi.
Ibda bil-Bażiċi
L-ewwel parti tal-gwida tal-ippjanar tal-konferenza tiegħek għandha tinkludi l-baŜi rigward il-konferenza:
- Id-data u l-ħin tal-avveniment
- Post tal-avveniment (jekk magħruf)
- Għan ta 'avveniment
Inkludi kwalunkwe element ieħor magħruf, bħal dati alternattivi jew in-numru ta 'dawk li jattendu.
X'inhu l-Pjan?
Qabel ma tidħol fl-ippjanar l-elementi varji ta 'konferenza, għandek issib x'inhuma dawk l-elementi differenti u fejn dawn jaqblu ma' l-iskema ġenerali ta 'l-avveniment tiegħek.
Imbagħad ħu l-pinna u l-kuxxinett jew joqogħdu bilqegħda quddiem il-kompjuter u ibdew bil-kitba ta 'dak kollu li jiġi f'moħħok. Tinkwetax dwar l-elenkar ta 'affarijiet fl-ordni ta' importanza jew fi kwalunkwe tip ta 'sekwenza kronoloġika. Dak se jasal aktar tard. Dritt issa, inti essenzjalment tkun qed tfassal verżjoni twila ħafna għadha sempliċi tal-lista tiegħek biex tagħmel, li se tinqasam f'komponenti individwali indipendenti biex jiġu ttrattati individwalment matul il-proċess ta 'l-ippjanar.
Din it-taqsima tista 'telenka kwalunkwe minn dawn li ġejjin:
- Għażla tal-post
- Selezzjoni ta 'lukanda
- Spazju tal-laqgħa
- Suites ta 'l-ospitalità
- Sala tal-wiri tal-konferenzi u kabini
- Ċerimonja tal-ftuħ
- Reġistrazzjoni ta 'kelliem / esibitur
- Reġistrazzjoni tal-Attendee
- Arranġamenti ta 'vjaġġ
- Badges tal-Attendee
- Programm ta 'avvenimenti
- Ikel u xorb
- Awdjo-viżiv
- Impjegati fuq il-post
Ħu xi żmien żejjed fil-kompilazzjoni ta 'din il-lista sabiex ma tinjora xejn u tmur' il quddiem u żżid xi ħaġa li toħroġ iktar 'il quddiem. M'għandekx tkun megħlub mill-bosta oqsma ta 'responsabbiltà elenkati; l-iskop hawnhekk huwa li naħseb kollox issa sabiex tkun tista 'tippjana u tmexxi kull oġġett b'mod effiċjenti.
Agħżel Post
Ladarba tkun iddeterminat meta se ssir il-konferenza u tifhem l-ambitu ġenerali tal-avveniment, il-pass li jmiss huwa li tagħżel post.
Skont id-daqs tal-konferenza, tista 'tkun tista' tagħżel post għall-bżonnijiet kollha tal-konferenza tiegħek, mill-sala tal-wirjiet għal kmamar tal-laqgħat, swali tal-banquet u kmamar tal-lukandi. Jekk il-konferenza hija kbira wisq biex tkun akkomodata f'post wieħed, tfittex post li jkun viċin ta 'lukandi jew siti ta' l-ikel barra sabiex dawk li attendew il-konferenza m'għandhomx għalfejn jivvjaġġaw wisq biex ixxerdu minn konferenza għal oħra.
Aħseb dwar ir-Reġistrazzjoni tal-Attendee
Kif ser jirreġistraw l-attendenti għal din il-konferenza? Kif se jirċievu konferma tar-reġistrazzjoni? Kif se jiġu ġġenerati u mqassma l-ismijiet tat-tikketti fil-konferenza? Il-gwida tiegħek għall-ippjanar tal-konferenza se tinkludi tweġibiet għal dawn il-mistoqsijiet kollha u għandha tiġi aġġornata ladarba r-reġistrazzjoni tal-konferenza tkun għaddejja.
Jekk avveniment huwa mistenni li jiġbed folol kbar, allura sistema ta 'reġistrazzjoni tal-konferenzi onlajn hija l-mod biex imorru.
Is-sistema tista ' tipproċessa pagamenti , tissokta r-reġistrazzjonijiet u torganizza informazzjoni rilevanti oħra u tgħin fil-ġenerazzjoni ta' rapporti.
Esibituri u Konferenzi ta 'esibizzjonijiet
Iż-żoni tal-wirjiet huma karatteristika komuni fil-konferenzi, li jipprovdu opportunità għal sponsers u bejjiegħa biex jikru spazju biex jippromwovu l-prodotti u s-servizzi tagħhom. Din hija wkoll opportunità għall-ospitant tal-konferenza li ġġib dħul jekk il-karatteristika tal-esibizzjoni tiġi promossa b'mod effettiv u tiġi rċevuta tajjeb. Skont id-daqs tal-konferenza tiegħek, il-ġestjoni tal-esibituri u s-sala tal-esibizzjoni se jeħtieġu ħin u riżorsi addizzjonali hekk pjan xieraq.
Kif innutat hawn fuq, is-sistemi ta 'reġistrazzjoni tal-konferenzi onlajn huma l-aħjar mod biex tissorvelja r-reġistrazzjonijiet hekk jekk qed tistenna numru kbir ta' esibituri, imbagħad tikkunsidra li tinkorpora r-reġistrazzjoni tal-esibitur fis-sistema tar-reġistrazzjoni tal-attendee tiegħek. L-esibituri se jkollhom bżonn ukoll dan li ġej:
- Bukketti tal-esibituri
- Mappa tas-sala tal-wirjiet tal-konferenzi b'numri tal-kabina elenkati
- Manwali għall-kabina tal-esibiti mwaqqfa u mqatta '
- Kuntratti tal-kabina tal-wirja
- Lista ta 'bejjiegħa fuq il-post disponibbli biex tgħin fil-kiri u s-servizzi tal-wirjiet
Bħala l- organizzatur tal - konferenza , int tkun responsabbli għall-kiri tas-sigurtà biex tiżgura s-sigurtà tal-materjali li jinsabu fis-sala tal-esibizzjoni.
Ippjana d-Dettalji tal-Konferenza
Ma 'wħud mir-responsabbiltajiet akbar indirizzati, bħalma huma l-għażla tal-post tal-konferenzi u r-reġistrazzjoni tal-parteċipanti, tista' ċċaqlaq l-attenzjoni tiegħek biex tippjana d-dettalji tal-konferenza. Bħal fil-każ tal-ippjanar ta 'avveniment ta' kwalunkwe natura, l-organizzazzjoni hija ta 'importanza kbira daqs l-attenzjoni għad-dettall.
Issa huwa l-waqt li tinġibed dik il-lista twila tal-londri ta 'oġġetti li għandek tagħmel biex tlaqqgħek fil-bidu tal-proċess tal-ippjanar tal-konferenza. Fittex il-lista u tagħmel bidliet jew żidiet kif meħtieġ biex tirrifletti l-aħħar kompiti u responsabbiltajiet. Imbagħad poġġi dawn l-oġġetti f'ordni kronoloġika, u jibdew b'oġġetti li jistgħu jew għandhom ikunu mimlija bil-quddiem. Pereżempju:
- Blokk tal-kmamar tal-lukandi
- Spazju tar-riserva għad-sala tal-wiri
- Sistemi ta 'reġistrazzjoni ta' konferenzi online għar-riċerka
- Pjan ta 'tqegħid fis-suq ta'
Ibda fil-bidu u tmur minn hemm. Għal kull dettall li għandu jkun hemm tendenza li jinkludi segwitu biex ikun żgur li l-kuntratti jiġu ffirmati u rċevuti. Peress li d-data tal-konferenza toqrob, l-oġġetti ta 'l-azzjoni tiegħek ser jinkludu kompiti għal żmien qasir bħal:
- Agħżel skema ta 'kulur u dekorazzjoni
- Agħmel arranġamenti tal-fjuri
- Agħżel il-menu
- Tirranġa għat-trasport ta 'l-ajruport għal kelliema jew VIPs
Ikkunsidra l-gwida tiegħek dwar l-ippjanar tal-konferenza bħala l-manwal għall-manwal tiegħek għal dak kollu li huwa inkluż fl-ippjanar ta 'konferenza, tkun kemm tkun żgħira. Din il-gwida malajr se ssir għodda imprezzabbli li mhux biss iżżommok organizzat u fuq l-iskeda iżda ser ittaffi n-nervituri bħala l-approċċi tad-data l-kbira u inti tistaqsi jekk ftakarx xi ħaġa.