Tgħallem dwar l-Informazzjoni Ewlenija li tinsab fid-Dokument tas-Sors
Għaliex id-Dokumenti tas-Sors huma Importanti
Id-dokument tas-sors huwa essenzjali għall-proċess taż - żamma tal - kotba u l-kontabilità peress li hija l-evidenza li seħħet tranżazzjoni finanzjarja.
Jekk kumpanija tkun ivverifikata, id-dokumenti tas-sors ikopru l- ġurnali ta ' kontabilità u l -ktieb ġenerali bħala rekord ta' verifika inkontestabbli.
Iż-żamma ta 'dokument ta' sors għal negozju hija bħad li żżomm irċevuti għal oġġetti li jistgħu jitnaqqsu mit-taxxa għat-taxxi personali tiegħek. Jekk it-taxxi tiegħek jiġu vverifikati, dawn jipprovdu l-prova li għamilt dawk ix-xirjiet. L-istess jgħodd għan-negozju tiegħek, iżda fin-negozju, ma żżommx irċevuti biss għal spejjeż li jistgħu jitnaqqsu mit-taxxa. Inti żżomm id-dokumenti oriġinali għal kull transazzjoni finanzjarja.
Liema Dokumenti tas-Sors Ipprovdi
Dokument tas-sors jiddeskrivi l-fatti bażiċi kollha tat-tranżazzjoni, bħall-ammont tat-tranżazzjoni, lil min tkun saret it-tranżazzjoni, l-iskop tat-tranżazzjoni u d-data tat-tranżazzjoni.
Hawn taħt hawn ftit eżempji ta 'dokumenti sors komuni:
- kontroll ikkanċellat
- fattura
- riċevuta ta 'cash register
- riċevuta ġenerata mill-kompjuter
- nota ta 'kreditu għal rifużjoni tal-klijent
- karta tal-ħin tal-impjegat
- slip ta 'depożitu
- ordni ta 'xiri
Kif Ittratta Dokumenti Sors
Id-dokument tas-sors għandu jiġi rreġistrat fil-ġurnal tal-kontijiet xieraq kemm jista 'jkun malajr wara t-tranżazzjoni. Wara r-reġistrazzjoni, id-dokumenti tas-sors kollha għandhom jiġu ppreżentati f'xi tip ta 'sistema fejn jistgħu jiġu rkuprati jekk u meta jkunu meħtieġa.
F'ċerti każijiet, jista 'jkun importanti wkoll li l-katina tal-kustodja tkun tista' tiddetermina li d-dokument tas-sors in kwistjoni baqa 'fil-kontroll tiegħek.
Dokumenti tas-Sors vs Fotokopji
Fil-biċċa l-kbira taċ-ċirkostanzi, fotokopji ta 'dokumenti ta' sors huma legalment aċċettabbli. Is-Servizz ta 'Dħul Intern, pereżempju, aċċetta fotokopji ta' riċevuti mill-1997, sakemm ikunu leġibbli, fihom l-informazzjoni kollha preżenti fl-oriġinal u, fil-limiti tal-proċess ta 'skannjar, jippreżentaw dik l-informazzjoni f'format identiku għall- oriġinali.
Riċevuta ta 'materjal li speċifikat l-oġġetti mixtrija u l-prezz imħallas, iżda li ġie skanjat mingħajr l-isem tal-fornitur ma jikkwalifikax. Dokument li ppreżenta l-informazzjoni kollha fl-irċevuta oriġinali, iżda li ġie rritornat f'format Word jew Excel ukoll ma jikkwalifikax.
L-istandard tal-IRS - komplet, leġibbli u riproduzzjoni preċiża tal-oriġinal - huwa l-istess standard użat f'ħafna negozji u aġenziji tal-gvern. Madankollu, istituzzjonijiet oħra jżidu ma 'dawn ir-rekwiżiti ġenerali.
L-Università ta 'Washington, per eżempju, taċċetta biss bħala sostituti għall-fotokopji ta' dokumenti oriġinali skanjati b'densità minima ta '300 punt per pulzier (dpi), u ppreżentati f'format PDF jew TIFF; ma jaċċettax fotokopji JPEG.
Jekk qed tippjana li tiskannja l-kontabilità jew id-dokumenti legali biex tiffaċilita l-ħżin, iċċekkja ma 'l-istituzzjoni rilevanti biex tkun żgur li se taċċetta d-dokumenti fil-format li qed tippjana li tuża.