Il-ħruġ ta 'dawn il- karti lill-impjegati jfisser li jistgħu jagħmlu ċerti transazzjonijiet f'isem in-negozju u wara jibgħat l-irċevuti kollha lill-maniġer finanzjarju ewlieni fl-aħħar ta' kull xahar. Bħala kumpanija, minflok ma toħroġ avvanzi ta 'flus kontanti lil kull impjegat, il-kards tal-kreditu tal-kumpaniji jsiru l-aħjar għażla peress li mhux se tkun involut fil-problema li nagħtu l-flus kontanti.
Madankollu, qabel ma toħroġ karti korporattivi, għandek bżonn tieħu miżuri ta 'prekawzjoni fis-seħħ. Mingħajr ma tagħmel dan, hemm possibbiltà għal xi impjegati li jużaw ħażin il-fondi tan-negozju . Ir-riskju ta 'xiri mhux awtorizzat jiżdied meta l-karti ta' kreditu tal-kumpaniji jinsabu f'idejhom, u ma hemm l-ebda miżuri protettivi fis-seħħ. Sabiex jiġi kkontrollat dan ir-riskju, il-politiki li ġejjin se jgħinu:
Fil-Bidu, Issettja l-Eżezzjonijiet
Meta toħroġ il-karti, huwa rakkomandat li jiġi stabbilit u infurmat lill-impjegati kollha dwar dak li hu mistenni minnhom meta niġu għall-użu tal-karta. Għandek bżonn tistabbilixxi politika li tgħid b'mod ċar ir-responsabbiltà tad-detentur tal-biljett, it-tip ta 'spejjeż li għandhom jintużaw il-karti u t-tip ta' dokumenti li għandhom jissottomettu għal kull spiża.
Din hija waħda mill-affarijiet ewlenin li kull kumpanija għandha tpoġġi fis-seħħ sabiex trażżan kif id-detentur tal-karta juża l-karta. Mingħajr ma tagħmel dan, in-negozju tiegħek se jġarrab spejjeż żejda li qatt ma ġew ibbaġitjati li fit-tul iżid l-ispiża tat-tmexxija tan-negozju.
Agħmel Żgur ir-Regoli tal-Karti Intużati sew
Kif nafuha, ħafna mill-impjegati m'għandhomx il-kultura tal-qari. Dan ifisser li jekk inti sempliċement iniżżel il-karti korporattivi tal-impjegat b'imprint legali tar-regoli mingħajr ma tieħuhom fuq kif jew x'inhu mistenni fir-rigward tal-użu tal-kard, mhux se jgħin għaliex ħafna minnhom jistgħu jużaw il-karta mingħajr ma jaqraw regoli.
Biex tevita x-xenarju ta 'hawn fuq, huwa tajjeb li torganizza laqgħa mal-impjegati u teħodhom permezz tal-politika. Wara li jsir dan, ikun tajjeb għalihom li jirrikonoxxu l-fehim tal-politika bil-miktub. Dan ifisser li f'każ li impjegat jmur kontra dak li tiddikjara l-politika, għandhom jittieħdu miżuri xierqa.
Ikunu Ħerqana fuq l-Infiq
Fi żminijiet il-biċċa l-kbira tal-impjegati għandhom it-tendenza li jmorru kontra r-regoli u jispiċċaw infiq iktar minn dak deskritt fil-politika. B'dan f'moħħu, huwa tajjeb li żżomm tabs mill-qrib dwar l-użu tal- karti tal-kreditu tan - negozju . L-uffiċjal finanzjarju ewlieni għandu jinforma lis-superviżuri f'kull dipartiment li se jingħataw ir-responsabbiltà li jissorveljaw lill-impjegati b'karti f'dak id-dipartiment.
Dan se jnaqqas kemm jista 'jkun l-użu ħażin ta' karti min-naħa ta 'l-impjegati. Meta impjegat ikun jaf li hemm xi infiq ta 'monitoraġġ tal-biljett, huma għandhom jibżgħu li jidħlu fi kwalunkwe xiri mhux permess li mhumiex iddikjarati fil-politika.
Ikollhom Miżuri Protettivi fil-Post
Il-flus huma riżors ekonomiku, u għalhekk huwa skars ħafna. Dan ifisser li meta impjegat jabbuża mill-privileġġi tal-użu tal-karta tiegħu, il-piż jiġi ttrasferit immedjatament minn għand il-kumpanija. B'dan f'moħħha, huwa tajjeb għalik li tpoġġi l-limiti ta 'l-infiq fuq kull biljett.
Dawk f'pożizzjonijiet maniġerjali jistgħu jingħataw limiti ogħla meta mqabbla ma 'dawk fil-gradi l-baxxi. Din il-miżura hija maħsuba biex tnaqqas ir-riskju li tagħmel tranżazzjonijiet mhux awtorizzati. Is-sett tal-limitu tan-nefqa qatt ma għandu jiġi ssuperat u għandu jkun iddikjarat fil-politika. Jekk xi impjegati jaqbżu l-limitu, l-ammont żejjed għandu jitnaqqas mill-paga tagħhom flimkien ma 'penali.
Dejjem Tagħmel Reviżjoni Annwali
Il-programm tal-karta ta 'kreditu tal-kumpanija għandu jiġi rivedut sena wara sena. Dan huwa minħabba li ċerti impjegati setgħu mxew minn dipartiment għal ieħor u peress li kull dipartiment għandu limitu speċifiku ta 'nfiq, hemm bżonn li ssir reviżjoni annwali tal-programm.
B'dan il-mod ukoll il-kapijiet tad-dipartimenti jkunu jistgħu joħorġu limiti ta 'nfiq ġodda skond ir-responsabbiltajiet ta' kull impjegat. Jekk impjegat jaħdem f'dipartiment li m'għadux jeħtieġ karta ta 'kreditu tal-kumpanija, allura jista' jitneħħa mill-programm.
Żieda fl-Effiċjenza billi Tkun Segwita
Huwa tajjeb għalik li jkollok lil xi ħadd li mhux parti mill-kumpanija tiegħek jew li m'għandux detentur tal-karta biex jagħmel sommarji tat-tranżazzjonijiet f'isem il-kumpanija u jibgħathom lilek fl-aħħar ta 'kull xahar. L-iskop ewlieni ta 'din il-persuna nominata se jkun li jelenka l-ismijiet tal-impjegati li ma tawx spjegazzjonijiet u dikjarazzjonijiet fil-ħin dwar l-użu tal-karta tagħhom.
Dan huwa mod faċli biex tissorvelja liema impjegati qegħdin iżommu mal-politiki tal-karti u liema minnhom mhumiex. Wara ċertu perjodu ta 'żmien, tista' tagħżel li xxerred il-fuħħar fuq dawk id-detenturi tal-kard perpetwu li dejjem imorru kontra l-politiki jew billi jieħdu l-karti 'l bogħod minnhom temporanjament jew saħansitra b'mod permanenti.
Evalwa l-Outliers
Ftakar, impjegat maħruġ karta korporattiva għandu jintuża biss fuq ċerti oġġetti li huma utli għall-kumpanija u qatt m'għandu jintuża fuq ix-xiri ta 'oġġetti personali ħlief f'emerġenza. Għalhekk, hemm il-ħtieġa li jiġu mmonitorjati l-ispejjeż kollha li kull impjegat juża fuq il-karta fl-aħħar ta 'kull xahar.
Jekk impjegat wieħed jew aktar jużaw il-karta fuq oġġetti personali, għandha ssir valutazzjoni bir-reqqa biex jiġi ddeterminat jekk kienx minħabba emerġenza jew le. Jekk ma kienx każ ta 'emerġenza, allura għandhom jittieħdu miżuri dixxiplinari kontra d-detentur tal-karta. Bil-maqlub, jekk kien minħabba emerġenza, l-ispejjeż imġarrba għandhom jitnaqqsu mis-salarju tad-detentur tal-karta mingħajr ebda azzjoni dixxiplinarja meħuda kontrihom.
Iddividi r-Riskju
Il-politika tal-kard korporattiva tiegħek għandha tiżgura li l-utent tal-impjegat huwa personalment responsabbli għall-bilanċi kollha tal-karta ta 'kreditu għar-riskju tagħhom stess. B'din il-politika fis-seħħ, il-kumpanija jkollha biss tirrimborża fondi lil detenturi ta 'kards individwali skont l-ammont tal-ispejjeż approvati.
Dan huwa dak li nirreferu għalih bħala qsim tar-riskju bejn il-kumpanija u l-impjegati. Dan huwa mod tajjeb kif tittratta l-impjegati li għandhom it-tendenza li jixtru l-affarijiet personali tagħhom billi jużaw il-karta peress li jingħataw biss ammont li jaqbel mal-ispejjeż approvati biss.