Kif Tiżdied Attendenza f'Seminars u Avvenimenti Kummerċjali

by Rob Hard

Għajnuniet għaż-Żieda fl-Attendenza tal-Attività Korporattiva tiegħek

L-iktar pass importanti biex jingħelbu l-biżgħat dwar in-nuqqas ta 'attendenza f'avveniment jew biex tiżdied il-lista ta' RSVP huwa li jirrikonoxxi li n-nies verament igawdu jattendu seminars imwettqa sew u avvenimenti oħra. Billi jattendi laqgħat tan-negozju, il-parteċipant għandu ċ-ċans li jitgħallem informazzjoni ġdida u jinteraġixxi ma 'sħabhom u l-mexxejja fil-qasam tagħhom. Iżda l-laqgħat l-iktar ta 'suċċess imorru lil hinn mill-keynotes studded stilla u preżentazzjonijiet ta' ispirazzjoni; dawn joħolqu ambjent sħun u ta 'ħbiberija għal kulħadd, li jagħmilhom aktar pjaċevoli. Ara kif tista 'tippjana avveniment ta' negozju pjaċevoli li se jattira parteċipazzjoni kbira.

01 - Oħloq Aġenda Kbira

Ladarba l-ospiti jifhmu li n-nies igawdu jattendu avvenimenti, huwa importanti li jinħoloq programm li jrid jattendi. L-aġenda għandha tkun iffukata fuq tema waħda li ma tilħaqx lill-parteċipanti iżda għandu jkollha biżżejjed varjetà biex iżżomm l-interess ta 'dawk li jattendu. Pereżempju, l-iskeda ta 'semestru ta' nofs jum ta 'kampjun li ġej tqis li l-ħtiġijiet tal-parteċipanti tal-laqgħa mill-ikel għal pawżi għal preżentazzjonijiet:

8:00 am Wasliet u Kolazzjon
8:45 pm Merħba Messaġġ
9:00 am Speaker ewlieni
10:00 am Break
10:15 am Diskussjoni tal-Bord
11:30 am Kummenti tal-Għeluq

02 - Kun Sensittiv għall-Kalendarju u l-Arloġġ

Minkejja l-aħjar aġenda, dawk li jattendu l-avvenimenti għandhom preferenzi dwar meta jridu jattendu programmi bħal dawn u meta ma jagħmlux dan. F'xi industriji staġjonali, xi drabi hija kwistjoni ta 'mhux possibbli wkoll. Ikkunsidra dawn li ġejjin meta tiddelega d-dati u l-ħinijiet għall-avveniment tiegħek:

L-assistenti jippreferu skedi filgħodu għal seminars
L-attendenti jippreferu avvenimenti ta 'apprezzament immedjatament wara x-xogħol
It-Tlieta u l-Ħamis huma ġranet ta 'laqgħa popolari
Evita li żżomm laqgħat nhar ta 'Ġimgħa jekk ikun possibbli
Evita skedar ta 'laqgħat fil-festi u lejliet il-vaganzi
Kun sensittiv għar-rekwiżiti tal-ivvjaġġar tal-attendee għall-avveniment

Daqstant importanti huwa li tiġi stabbilita reputazzjoni biex tibda fil-ħin u tispiċċa fil-ħin - partikolarment għal avvenimenti annwali jew ripetuti.

03 - Identifika Post uniku u Konvenjenti

Ħafna laqgħat tan-negozju jsiru f'lukandi u dak it-tip ta 'post fih innifsu mhuwiex daqshekk uniku. Tista 'tagħżel li tikser il-moffa u ssib post kbir mhux tal-lukanda jew tista' tagħraf li l-lukandi kollha mhumiex maħluqa ugwali u jsibu lukanda kbira. Il-punt ewlieni hawnhekk huwa li tagħżel post fejn il-mistednin tiegħek ikunu jridu jmorru. Wara kollox, huma se jkunu qed jagħmlu dawra mill-rutina tagħhom u jridu jgawdu l-avveniment. Ikkunsidra l-fatturi li ġejjin:

Agħżel post li jkun qrib il-maġġoranza tal-parteċipanti
Agħżel post fejn dawk li attendew igawdu lilhom infushom
Agħżel post li għandu esperjenza f'avvenimenti simili

Għal aktar suġġerimenti dwar kif tagħżel post, kun żgur li tiċċekkja l -Gwida tal-Planner tal-Avveniment għall-Ippjanar tal-Post .

04 - Tikkompila Lista ta 'Guest xierqa

Laqgħat b'suċċess għandhom suġġett jew messaġġ speċifiku u udjenza fil-mira għal dak il-messaġġ. Huwa ta 'valur li tinġabar lista ta' mistiedna li tinkludi l-attendenti xierqa, anki jekk ikunu kklassifikati skond l-ordni ta 'importanza. Wisq drabi, l-ospiti se jikkompilaw lista ewlenija ta 'mistednin prospettivi biss biex imbagħad tiftaħ il-laqgħa għall-mases. Dan se jaħdem biss jekk qed tipprova timla siġġijiet ibbażati fuq il-logħba tan-numri.

Laqgħa tan-negozju, konferenza jew seminar m'għandhiex titqies bħala sforz ta 'posta diretta b'rati ta' 1-3% RSVP. Nippreferi lill-klijenti tal-ikkowċjar biex jiġġeneraw listi speċifiċi ta 'persuni fil-mira li attendew - nies li verament jixtiequ jattendu tama b'rati RSVP ta' 50% jew aħjar.

Ħsieb finali dwar dawk li jattendu: Ipprova jistieden individwi ta 'grad u esperjenza simili għal-laqgħa.

05 - Tistieden, Tistieden, Tistieden!

Wieħed mill-imfietaħ biex tinkiseb attendenza kbira għall-avveniment tiegħek hu billi tistieden lin - nies kmieni u s-segwitu. Dan ifisser li jintbagħtu avviżi ta 'tfakkir lil dawk li ma kinux RSVPed u konfermi lil dawk li għandhom. It-trasmissjoni ta 'avveniment eżatt qabel l-avveniment għall-mistednin konfermati lanqas mhuwa idea ħażina.

Huwa importanti li tiġġenera eċċitament madwar l-avveniment. L-istediniet stampati tradizzjonali huma xierqa, iżda ssir in-norma li tħares ukoll lejn l-email u saħansitra l-midja soċjali skont l-udjenza tiegħek. Ipprova dan l-approċċ:

Semmi l-avveniment lil mistednin li int jew it-tim tiegħek jaf personalment qabel ma tibgħat jistieden.
Ibgħat ħlief id-data kmieni fil-proċess ta 'l-ippjanar (karta jew elettronika).
Ibgħat stedina dettaljata, inkluż l-enfasi tal-aġenda (karta jew elettronika) b'talba RSVP.
Issottometti l-istedina dettaljata mill-ġdid b'nota personalizzata għal ħbieb personali jew konoxxenti (elettroniċi). *
Segwitu ma 'mistednin ikkonfermati jum jew tnejn qabel l-avveniment skedat (elettroniku jew fuq it-telefon).

* Tista 'wkoll tagħżel li formalment titlob lill-klijenti u testendi l-istedina personali għall-avveniment.

06 - M'għandekx Underestimate is-Setgħa ta 'Sejħiet Personali

Stedina fiżika - stampata jew elettronika - hija sbieħ, iżda m'għandhiex titqies bħala sostitut għal stedina estiża personalment lil ħbieb, kollegi jew konoxxenti (sakemm, ovvjament, qed tippjana simpożju jew konvenzjoni kbira b'500 jew aktar nies li attendew). Dan huwa l-pass li jagħmel bosta hosts cringe ... ma jridux jittellgħu t-telefon, iżda jista 'jfisser id-differenza bejn ir-rati għoljin ta' RSVPs (b'rati baxxi ta 'bla juru) u riżultat inqas minn ideali.

Għal xi avvenimenti, jista 'jkun utli li taqsam din ir-responsabbiltà. Il-lista tal-mistiedna ta 'avveniment ħafna drabi hija miġbura minn listi ta' kuntatti li huma miżmuma minn varjetà ta 'individwi, u dawk l-individwi li għandhom ir-relazzjonijiet l-aktar imqabbda mal-mistiednin għandhom jestendu stedina diretta għall-mistednin tagħhom stess.

07 - Tistabbilixxi Reputazzjoni għall-Twettiq ta 'Programmi Eċċellenti

Kulħadd attendew konferenzi tajbin u konferenzi ħżiena. L-istess jgħodd għal seminars u avvenimenti oħra ta 'apprezzament. Xorti għall-pjanifikaturi tal-avvenimenti, in-nies aktar ta 'spiss igawdu l-laqgħat li jattendu.

Iċ-ċavetta hawnhekk hija li tgħin lill-klijent tiegħek tistabbilixxi reputazzjoni għat-twassil ta 'programmi kummerċjali eċċellenti. Sempliċi kif jista 'jidher, jekk xi ħadd jgawdi jattendi l-aħħar avveniment tiegħek, hu jew hi aktar probabbli li jattendi programmi futuri - u possibbilment anke jġib ħabib jew kollega.

08 - Ibgħat Segwitu tal-Komunikazzjonijiet u Nirringrazzjaw lill-parteċipanti

Minħabba li n-nies jattendu laqgħat biex jiġbru informazzjoni ġdida, ħafna parteċipanti japprezzaw li jirċievu merħliet addizzjonali u materjali li jistgħu jkunu ġew irriferiti minn preżentaturi u nies oħrajn fl-organizzazzjoni tiegħek. Is-segwitu huwa opportunità eċċellenti biex tinqasam dik l-informazzjoni u testendi l-messaġġi ta 'thank lil dawk li attendew l-avveniment.

In-nota ta 'l-imhabba u s-segwitu tal-komunikazzjoni hija xi ħaġa li bosta organizzazzjonijiet spiss jinjoraw, iżda dawk li ma jaħsdux il-benefiċċji.