Passi biex Tinstab is-Sit ta 'l-Azzjoni Perfect
Jekk wieħed jassumi li diġà identifikajt it-tip ta 'avveniment li qed tippjana u l-għan tiegħu, hemm ħafna fatturi oħra li għandhom jitqiesu bħala tibda l-proċess ta' għażla tal-post innifsu.
Is-segwenti dan il-pjan direzzjonali jgħinek tgħinek permezz ta 'passi fl-għażla tal-ispazju tal-avveniment perfett.
Identifika l-udjenza fil-mira tiegħek u Know Your Guest List
Meta l-ippjanar tal-post għal avveniment, waħda mill-aktar biċċiet importanti ta 'informazzjoni li trid tkun taf hija min tkun il- mistednin tiegħek u kemm tistenna li tattendi. Filwaqt li t-tip ta 'avveniment ċertament se jinforma lill-għażla tal-post, wieħed mill-ikbar fatturi li jillimitaw għal spazju ta' avveniment huwa l-kapaċità tiegħu. Kun żgur li taf mill-inqas stima preċiża (tista 'tkun firxa) tan- numru ta' mistednin peress li dan se jillimita immedjatament l-għażliet tal-post tiegħek. Għandek tqis ukoll l-udjenza tiegħek. Kun żgur li l-post jirrifletti mhux biss l-avveniment innifsu iżda l-gosti u l-aspettattivi tal-klijenti.
Identifika Dati tal-Avvenimenti
Iċċekkja l-kalendarju tiegħek għax iż-żmien se jinfluwenza ħafna deċiżjonijiet, inkluż il-post fejn tagħżel. Wara l-lista tal-mistiedna tiegħek, id-data tal-avveniment tiegħek se tkun il-fattur li jillimita li jmiss.
Jiddependi fuq liema tip ta 'avveniment qed tippjana, tista' ssib li jew trid tkun flessibbli mad-data tal-avveniment tiegħek biex tikseb il-post li trid jew ikollok tkun flessibbli mal-għażla tal-post tiegħek sabiex tikseb id-data li trid. Għandek tibda l-ippjanar tal-post fejn tkun taf fejn int jew il-klijent huma flessibbli.
Hawn huma xi mistoqsijiet li għandek tikkonsidra:
- Meta l-mistednin tiegħek x'aktarx ikunu disponibbli biex jattendu bbażati fuq l-iskedi tagħhom?
- Liema postijiet għandhom spazju xieraq u disponibbli għal dawk il-ħinijiet?
- Meta huwa l-aħjar ħin għat-tim tal-maniġment tiegħek biex iżomm l-avveniment?
Ikkalkula l-Baġit Tiegħek
B'baġit miftuħ, kulħadd jista 'jippjana avveniment kbir u jkollu għażla infinita ta' għażliet tal-post. Iżda aktar minn probabbli, ir -riżorsi finanzjarji tiegħek huma limitati u għandek tkun konxju mill-bidu ta 'liema huma l-limitazzjonijiet finanzjarji tiegħek - anki jekk il-baġit tal-avveniment tiegħek huwa sempliċi stima jew firxa ballpark. Planner tal-avvenimenti jista 'dejjem jippjana avveniment kbir f'baġit raġonevoli.
- Il-postijiet jaqgħu fil-parametri tal-baġit tiegħek għal spejjeż ta 'spazju, tekniċi u ta' catering?
- Int innegozjat rata favorevoli għas-servizzi u wriet il-valur tar-rwol tiegħek?
- Int ippermettijt il-flessibilità fil-baġit tiegħek f'każ li l-ispejjeż tal-linja tal-linja jaqbżu l-pjan?
Skop Lokalitajiet differenti
Ladarba n-numri tal-lista tal-mistiedna u d-dati possibbli tal-avveniment jitnaqqsu, huwa importanti li jiġu identifikati l-postijiet fejn jista 'jinżamm l-avveniment. Lukandi u ċentri ta 'avvenimenti jew konferenzi huma wħud mill-aktar spazji ta' avvenimenti popolari għal avvenimenti korporattivi u riċevimenti ta 'tieġ, iżda mhumiex l-uniċi għażliet.
Dan huwa żmien biex tkun kreattiv fil-ħsieb tiegħek. Ikkunsidra dan li ġej:
- Fuq il-bażi tat-tema tal-laqgħa tiegħek, x'tip ta 'l-aħjar tliet postijiet jiġu mfakkra?
- Fejn il-mistednin tagħkom jippreferu jattendu din il-laqgħa?
- X'ser ikun l-aktar konvenjenti għall-mistednin tiegħek?
- Minbarra lukanda, liema postijiet mhux mistennija jistgħu jżidu r-rata ta 'RSVP?
Sib it-Tip Dritt ta 'Spazju għall-Avveniment
Il-post li tagħżel għandu jkollu spazju xieraq għat-tip ta 'avveniment li qed tippjana. L-avveniment tiegħek jirrikjedi art taż-żfin? Għandek bżonn ta 'sistema ta' PA? Xi ngħidu dwar podju ta 'kelliem jew skrin tal-projector? X'tip ta 'setup tal-mejda għandek bżonn? Minbarra li tikkunsidra dawn it-tipi ta 'mistoqsijiet, hawn huma wħud mill-aqwa mistoqsijiet dwar l-ippjanar tal-post biex tistaqsik lilek innifsek:
- Il-post tal-avveniment jissodisfa l-kriterji speċjali tal-programm jew l-avveniment tiegħek?
- Il-post jista 'jakkomoda l-produzzjoni, id-divertiment, il-ħoss A / V tiegħek, u ħtiġijiet tekniċi oħra?
- Il-kundizzjoni tal-faċilità tirrifletti l-istandards għoljin tal-organizzazzjoni tiegħek?
Ikkunsidra Servizzi ta 'Post u Restrizzjonijiet
Minbarra li ssib it-tip ġust ta 'spazju għall-avveniment, int trid tfittex it-tipi ta' servizzi oħra offruti mill-post u tiddeċiedi l-valur tagħhom għall-avveniment tiegħek. Xi postijiet se jkollhom ukoll lista ta 'bejjiegħ preferuta li minnha trid taħdem biex issib bejjiegħa jew fornituri għal servizzi oħra. Postijiet oħra għandhom restrizzjonijiet fuq id-dekorazzjoni jew aspetti oħra fuq l-avveniment innifsu. Xi mistoqsijiet li trid issaqsi jinkludu:
- Dan il-post joffri għażliet tajba ta 'parkeġġ jew valet?
- Din il-post toffri sigurtà?
- Dan il-post joffri servizzi addizzjonali bħal catering, arranġamenti ta 'fjuri, bjankerija u kiri ta' tabelli, eċċ?
- Dan il-post għandu setup u tnaddaf l-ekwipaġġ?
- Dan il-post jirrestrinġi dak bejjiegħa oħra li taħdem magħhom?
- Dan il-post ikollu minimums ta 'ikel u xorb?
Ikkunsidra Reputazzjoni ta 'Post
Ir-reputazzjoni ta 'post għal servizz hija kritika. Din ta 'spiss hija d-differenza bejn iż-żamma ta' avveniment tajjeb u l-produzzjoni ta 'avveniment kbir. Il-mod kif post jimmaniġġja l-faċilitajiet tiegħu, il-persunal, u l-klijenti dejjem se jiġi mfakkar. Biex tikseb sens għall-valur tar-reputazzjoni tal-post, tqis dawn il-mistoqsijiet:
- X'inhi l-kariga ta 'l-amministratur tal-konferenza, maniġer tal-catering, jew kok eżekuttiv?
- Il-maniġment jittrattak bħal klijent VIP jew inkella wieħed mill-programmi multipli?
- Kemm taħdem il-flessibilità lest li testendi għalik?
- Huma għandhom testimonjanzi jew reviżjonijiet disponibbli?
- Il-post joffri ritratti minn avvenimenti simili għal tiegħek?
Skeda taż-Żjara tal-Post
Sakemm il-loġistika u l-ħin ma jevitawhomx b'mod assolut, kull pjanur ta 'avvenimenti għandu jwettaq spezzjoni tas-sit qabel ma jikkuntratta xi post. L-istampi jistgħu jkunu estremament ta 'għajnuna, iżda hemm ħafna aspetti li jistgħu jiġu evalwati biss personalment. Staqsi għal żjara tal-post inkluż kollox mill-ipparkjar għad-daħla u l-ispazju tal-avveniment għall-kmamar tal-banju. Int tkun kuntenta li għamilt!
Inkorporazzjoni tal-Preferenzi tal-Klijent
Fl-aħħar tal-ġurnata, il-pjanifikaturi tal-avvenimenti għandhom jippreżentaw ir-rakkomandazzjonijiet tal-post lill-klijent tagħhom (kemm jekk ikun klijent intern bħal eżekuttivi tal-kumpanija jew maniġment jew klijent estern) u jiksbu approvazzjonijiet. L-unika mistoqsija li tistaqsik lilek innifsek dwar il-klijent waqt il-fażi ta 'l-ippjanar tal-post se tkun il-klijent japprova r-rakkomandazzjoni (jiet) tiegħi? Sabiex tkun tista 'twieġeb din il-kwistjoni b'ċerta fiduċja, trid tiżgura ruħek li tifhem l-aspettattivi u l-preferenzi tal-klijent mill-bidu.