Is-seminar huwa forsi l-aktar avveniment komuni li l-organizzaturi se jorganizzaw. U ħafna seminars huma skedati jew bħala ½ ġurnata jew ġurnata sħiħa. Għal dawk interessati fil-ħolqien ta 'lista ta' kontroll għall-ippjanar ta ' seminar , dan li ġej joffri struttura ta' livell għoli għall-ippjanar u l-eżekuzzjoni ta 'seminar.
U għal dawk li qed jippjanaw konferenza multi-jum jew multi-sessjoni, jikkunsidraw li jieħdu approċċ simili. Madankollu, il-lista ta 'kontroll tiegħek dwar l-ippjanar tas-seminar sempliċement tkun itwal.
01 - Ikkonferma l-Għan tal-Avveniment
- Min hu l-udjenza?
- X'inhu s-suġġett tas-seminar?
- Fejn għandha tkun lokalizzata?
- Għaliex se jattendu nies?
- X'inhi l-aġenda tas-seminar?
02 - Irrevedi l-Gwida tal-Ispeċifikazzjonijiet tal-Avveniment Apex
Il-Kunsill tal-Industrija tal-Konvenzjoni stabbilixxa serje ta 'għodod li għandhom jitqiesu bħala sors eċċellenti ta' prattiki tajba li se jgħinu lill-avveniment jew pjanifikatur tal-laqgħat biex isegwu d-dettalji għall-avvenimenti tal-ippjanar. B'għodda ta 'tniżżil b'xejn, se tgħin lil kwalunkwe organizzatur ta' avvenimenti biex toħloq lista ta 'dettalji rilevanti. Dan jinkludi, iżda mhux limitat għal:
- Profil tal-avveniment (data, żminijiet, lokalità, kuntatti, eċċ.)
- Organizzatur tal-avveniment / informazzjoni ta 'kuntatt ospitanti
- Informazzjoni ta 'kuntatt tal-fornitur
- Il-profil ta 'l-assistent
- Spazju meħtieġ
- Ikel u xorb
- Rekwiżiti A / V
- Funzjoni / kamra setup
03 - Oħloq Profil ta 'Avveniment
Ladarba planner ikollu xi wħud mill-mistoqsijiet bażiċi madwar l-avveniment kopert, wasal iż-żmien għar-riċerka ta 'postijiet possibbli għal-laqgħa. Huwa importanti li taħdem mill-qrib mal-organizzatur / ospitant tal-avveniment biex tiddetermina t-tip ta 'post u fejn is-seminar jista' jkun l-iktar konvenjenti kemm għall-organizzatur kif ukoll għall-mistieden (il-lista ta 'ideat tista' tkun bla tmiem):
- Lukanda lokali
- Faċilità ta 'konferenza lokali
- Spazju tar-ristoranti privat
- Mużew tal-klabb privat / art gallery
04 - Bżonnijiet ta 'Seminar ta' Skema u Proposti ta 'Post ta' Reqeuest.
Il-biċċa l-kbira tal-postijiet huma kuntenti li jipprovdu stima għal seminar possibbli. Il-kuntatt tal-catering jew tal-bejgħ se jkollu bżonn l-informazzjoni BEO li ġejja:
- Data (i) possibbli għall-avveniment
- Numru ta 'persuni attendew
- L-istil ta 'l-istallazzjoni tal-kamra (klassi, forma ta' l-għaqda, eċċ)
- Ħin ta 'l-avveniment (kont ta' setup / tiċrit)
- Rekwiżiti ta 'ikel u xorb
- Il-ħtiġijiet ta 'A / V (inklużi l-iskrins, il-mużika, eċċ.)
- Is-setup tal-kmamar
Tip: Kiri ta 'tekniku A / V biex tkun iddedikat għall-avveniment tiegħek mill-lukanda.
05 - Ikkonferma u / jew Żviluppa l-Aġenda
Huwa kritiku għall-pjanifikatur tal-avvenimenti li jaħdem mill-qrib mal-organizzatur / ospitant tal-avveniment minħabba li l-aġenda tal-avvenimenti ta 'spiss tinbidel mill-konverżazzjoni inizjali sal-ġurnata attwali tal-avveniment. L-organizzatur tal-avvenimenti għandu jkun lest biex jaġġusta l-pjan u jaħdem mill-qrib mal-post biex jiżgura li kollox jimxi bla xkiel.
06 - Ikkonferma l-Ftehim BEO
Ladarba l-Planner jaf in-numru mmirat ta 'dawk li jattendu u r-rekwiżiti loġistiċi għas-seminar, huwa għandu jiżgura l -ispazju tal-avveniment u r-rekwiżiti relatati. Ħafna mill-ftehimiet għandhom jippermettu lill-pjanifikatur l-opportunità li jnaqqas / iżid ir-rekwiżiti tal-ikel u tax-xorb sa ċertu numru ta 'ġranet qabel l-avveniment. Madankollu, bosta ftehimiet se jillimitaw kemm se jippermettu grupp biex inaqqsu l-kwantitajiet, għalhekk jistmaw sewwa.
07 - Oħloq Avveniment Komunikazzjonijiet u Materjali
Dan huwa oġġett li xi pjanifikaturi jistgħu jkunu involuti magħhom, filwaqt li oħrajn ma jistgħux. Essenzjalment, xi pjanifikaturi tal-laqgħat se jkunu responsabbli għal kull wieħed minn dawn li ġejjin:
- Ħolqien ta 'stediniet ta' avvenimenti
- Aġenda ta 'stampar u materjal ieħor
- L-iżgurar ta 'rigali / riffles tal-parteċipanti
- Ikteb badges bl-isem
- Sinjali u wirjiet ta 'avvenimenti ta' vjaġġi
08 - Ħidma mill-qrib ma 'Osservatur tal-Avveniment biex tiffinalizza l-Loġistika
Qabel l-avveniment, hemm ftit passi importanti li l-pjanifikatur tal-laqgħa jikkompleta qabel l-avveniment. Dan jinkludi li tikkonferma dan li ġej:
- Kelliema tal-avvenimenti
- Rekwiżiti ta 'A / V tal-avveniment
- L-għadd tal-parteċipanti tal-avveniment
- Rwoli u responsabbiltajiet ospitanti
- Il-ħtiġijiet ta 'materjal ta' l-avveniment (check times)
09 - Stabbiliment ta 'avvenimenti
Kun żgur li tħalli ħin fl-iskeda tal-BEO għas- setup tal-avvenimenti , u huwa rakkomandat li tasal madwar sagħtejn qabel l-avveniment.
Tip: Jekk is-seminar huwa skedat fil-għodu, staqsi lill-post biex tikkuntattja l-post biex il-grupp tiegħek ikun jista 'jwaqqaf il-lejl ta' qabel (iżda ma jħalli xejn siewi fis-sit pubbliku).
Kull materjal ta 'avveniment, għotjiet, sinjali, wirjiet, rigali, tabelli ta' reġistrazzjoni , badges u aktar għandhom ikunu lesti għall-avveniment.
Twissija: Il-kelliema xi drabi jbiddlu s-slides il-lejl ta 'qabel u jipprovdu preżentazzjonijiet ġodda li għandhom jiżdiedu mal-punt ta' l-enerġija 10 minuti qabel l-avveniment.
10 - Eżekuzzjoni tal-Avveniment
Wara li tkun ippreparat, wasal iż-żmien għas-seminar. Stenna dan li ġej:
- Uħud mill-parteċipanti dejjem jaslu kmieni.
- Xi wħud mill-parteċipanti dejjem jaslu tard.
- Spiss ikun xi tip ta 'glitch tekniku.