Il-mod li tħejja klijent fuq it-telefon huwa importanti għan-negozju tiegħek
Is-sistemi tat-telefon sofistikati tal-lum jistgħu jagħmlu l-affarijiet aktar faċli għan-negozji li għandhom volum għoli ta 'sejħiet, iżda dawk l-istess sistemi ta' spiss huma frustranti għal dawk li jċemplu li jixtiequ biss jitkellmu ma 'persuna.
Meta l-klijenti finalment jilħqu membru tal-persunal tiegħek, huwa kruċjali li l-persuna li twieġeb it-telefon tittratta lil min iċempel bl-akbar kortesija. Fi kliem sempliċi: ittratta lil min iċempel tiegħek b'mod li tkun trid tkun ittrattat fuq sejħa tan-negozju.
Hawn taħt hawn xi punti ewlenin li għandek issegwi meta twettaq interazzjonijiet telefoniċi professjonali li ser jgħinuk u l-impjegati tiegħek joħolqu kultura tat-telefon tan-negozju fil-kumpanija tiegħek.
01 - Trasferiment ta 'Sejħiet
02 - It-tqegħid ta 'Caller miżmum
Meta min iċempel jinżamm fl-istiva, minuta tidher dejjem għal dejjem, tkun kemm tkun pjaċevoli l-istiva tal-kumpanija tiegħek. Ipprova tistenna pawża fil-konverżazzjoni qabel ma tgħid lin-nies li jċemplu qed tqiegħduhom fil-pussess, jiġifieri, tevita li tinteru lil min iċempel jekk ikun possibbli. Kun żgur li jifhmu għaliex qed ipoġġuhom fl-istiva, u nkunu vera dwar kemm tista 'tieħu. Tiskuża ruħek għall-inkonvenjenza, u jekk huma ma jistgħux iżommu, huwa l-aħjar għalik li jsejħulhom lura aktar milli titlobhom biex jitolbu lura. U jipprova jkun empathetic lil min iċempel tiegħek; Ħadd ma jħobb jitpoġġa f'postha, għalhekk tkun modi kif issib is-sitwazzjoni.
03 - Tmiem tas-Sejħa
Hemm diversi raġunijiet li jista 'jkollok bżonn li ttemm telefonata qabel ma l-persuna li qed tagħmel iċempel tkun lesta. Jekk min iċempel ikun abbużiv jew juża lingwa skura jew ta 'theddid, m'għandekx għalfejn tollerat din l-imġieba. Tgħidilhom li qed tispiċċa s-sejħa minħabba l-lingwa offensiva tagħhom, iżda ma tagħmilx insulti jew back-and-forth. Kun żgur li tirrapporta sejħiet bħal dawn lis-superviżur tiegħek.
Jekk għandek bżonn tieqaf sejħa minħabba li min iċempel huwa sempliċiment fit-tul (li ħafna drabi jkun il-każ), stenna għal pawża u tipprova ttemm l-affarijiet b'mod politiku. Tista 'tgħid xi ħaġa bħal din, "Ġieli kienet titkellem sabiż miegħek, iżda għandi nieħu sejħa oħra issa." Staqsi jekk min iċempel għandu xi mistoqsijiet oħra qabel ma titlaq il-persuna, imma jkun ċar li qed ittemm is-sejħa.
04 - Ħolqien ta 'Tifkiriet individwali tal-Voice Mail
A voicemail greeting hija stqarrija dwar min int u x'inhi l-kumpanija tiegħek. Greeting bil-voicemail qasir u f'daqqa ma joħloqx l-ewwel impressjoni tajba, u greeting twil, imfassal, iħawwad lil min iċempel. Ipprova jasal sal-punt b'mod effiċjenti: iddikjara min int, l-isem tal-kumpanija, u għaliex m'intix kapaċi twieġeb is-sejħa (barra mill-kariga, fuq sejħa oħra, 'il bogħod għal perjodu ta' żmien). M'għandekx bżonn li tipprovdi wisq dettalji - biss biżżejjed sabiex min iċempel ikun jaf li hu jew hi jkunu nstemgħu u li int ser terġa 'lura s-sejħa.
05 - Kitba ta 'Script għal Attendant Awtomatizzat
L-ewwel ħaġa li l-klijenti u l-assoċjati tan-negozju tiegħek jisimgħu meta jitolbu lill-kumpanija tiegħek tkun l-awtomatizzata awtomatika tas-sistema tat-telefon tiegħek. Ippreżenta l-għażliet innumerati jekk wieħed jassumi li min iċempel ma jkunx familjari mal-kumpanija u jeħtieġ gwida. Kun żgur li min iċempel ikun jaf li jekk ikollhom estensjoni diretta għal persuna speċifika, jistgħu jilħqu dik il-persuna direttament fi kwalunkwe ħin.
Għal min iċempel l-oħra kollha, ipprova juża n-numri l-aktar familjari għal kull estensjoni ("Agħfas żero għar-riċevitur", per eżempju). Iddeskrivi d-dipartiment qabel ma tagħti n-numru - pereżempju, "Għall-appoġġ tal-klijent, agħfas 5."
06 - Kitba ta 'Skrittura ta' Attendant Awtomatizzata għal wara l-Hours jew Closures Kummerċjali
Jekk in-negozju tiegħek jagħlaq wara ċertu żmien jew il-ġimgħa u ħadd ma jkun disponibbli biex iwieġeb jew jgħin lil min iċempel tiegħek, ħoloq greeting ta 'wara l-ħinijiet awtomatizzati. Għid lil min iċempel bil-quddiem li n-negozju huwa magħluq, u fl-aħħar, staqsihom biex isejħu lura. Ftakar li tinkludi s-sigħat normali ta 'operazzjoni tiegħek.
07 - Leħen ta 'Messaġġ tat-Telefown Professjonali
Voicemail sar parti standard ta 'kull sistema tat-telefon ta' klassi tan-negozju, u jkun jaf kif tħalli messaġġ telefoniku voicemail b'żieda ma 'kif tirrispondi waħda - tirrifletti b'mod pożittiv fuq il-kumpanija tiegħek. L-impjegati kollha li jużaw it-telefon bħala parti mix-xogħol tagħhom għandhom ikunu jafu kif iħallu messaġġ telefoniku professjonali .