Mibgħut mill-Desk ta '(Daħħal Isem)
Minn żmien għal żmien, nirċievi email minn avukat li jibgħat email f'isem l-iskrivanija tiegħu. Hawnhekk hawn ftit problemi ma 'dak l-approċċ għall-email.
L-ewwelnett, l-indiċi tal-wiri tal-Inbox tal-biċċa l-kbira tas-sistemi tal-email mhux se juri isem dak twil. Ħafna nies se tara biss xi porzjon ta '"mill-iskrivanija ta'", u forsi ftit ittri ta 'l-ewwel isem tal-persuna. Aktar importanti minn hekk, jidher stupidu u daqsxejn pretentious. L-iskrivanija ma tibgħatx emails. Jekk avukat se jibgħat email, għandu jkun f'ismu.
Fancy Effects
Xi avukati imħabba li jiksbu kreattivi bid-dehra tal-emails tagħhom. Il-ġurnata l-oħra rajt il-blokka tal-firma ta 'avukat u għal xi mument ħsibt li kont problemi fil-vista. Jidher li l-ittri blurry kienu intenzjonati. Effetti speċjali jistgħu jidhru divertenti, imma kull ħaġa li tagħmel il-kliem diffiċli biex taqra hija idea ħażina. Speċjalment jekk dak li huwa diffiċli biex taqra huwa l-isem u l-indirizz tal-email tal-avukat.
Anqas agħar mill-effetti speċjali fuq l-ittri huwa meta l-avukati imbarazzjaw l-emails tagħhom b'xogħlijiet ta 'l-arti jew grafika fancy. Dan jagħmel il-messaġġ bil-mod biex jitniżżel, bil-mod biex tiftaħ, u aktar ta 'battikata biex tinqara.
L-għan ta 'email huwa li jikkomunika informazzjoni, mhux ħiliet artistiċi. Żommha sempliċi.
Nru Blokk ta 'Firma
Mhux diffiċli li jiġi stabbilit blokka tal-firem awtomatika fil-biċċa l-kbira tas-sistemi tal-email. M'għandhiex għalfejn tkun ikkumplikata, u l-opinjonijiet ivarjaw fir-rigward ta 'kemm informazzjoni għandha tiġi inkluża f'filtru tal-firma. Xi avukati jbiddlu l-footers ta 'l-email f'mikini kummerċjali li jmorru f'kull email, filwaqt li oħrajn jieħdu approċċ minimalista ħafna bl-isem u l-indirizz tal-email jew in-numru tat-telefon tagħhom biss.
Ħafna jpoġġu xi tip ta 'avviż ta' privatezza jew dikjarazzjoni ta 'ċaħda legali fil-qiegħ tal-footer. Dawn kollha huma użi aċċettabbli ta 'blokka tal-firem tal-email. Dak li mhux aċċettabbli huwa li tibgħat emails li ma jidentifikawx il-mittent. Ir-riċevitur ta 'email m'għandux għalfejn jirnexxi min bagħat l-email. L-avukati għandhom jidentifikaw b'mod ċar lilhom infushom f'kull komunikazzjoni li jibagħtu, u jekk l-avukat ikun intelliġenti l-email għandu jinkludi avviż ta 'privatezza wkoll.
Kitba ta 'Emails Filwaqt Angry
Wieħed mill-benefiċċji tas-sistema l-qadima li jintbagħtu ittri lill-persuni kien li kien hemm perjodu ta '"tregwa" mibni bejn meta tkun miktuba ittra u meta effettivament imur għand ir-riċevitur. Jekk l-avukat ittajpja l-ittra nnifsu, ikun xorta probabbli li tiltaqa 'fuq tabella għal diversi sigħat qabel ma tmur għall-uffiċċju tal-posta. Jekk kien iddettat, sa meta s-segretarju spiċċa l-avukat jista 'jkun kiseb dak li għamel hekk rrabjata fl-ewwel post.
Dik il-protezzjoni ma teżistix fl-email. B'messaġġ elettroniku, l-avukat jista 'jwarrab missjoni rrabjata fi ftit sekondi minn dak li ħoloq il-rabja. 99.99% tal-ħin din tkun idea ħażina. Ħadd ma jaħseb li huwa ċar meta jkun misjuq minn rabja. Mur tagħmel xi ħaġa oħra, u terġa 'lura għall-kwistjoni li toffendi aktar tard meta xi wħud mill-rabja ħarġu.
Jista 'jagħmel id-differenza bejn iż-żamma jew it-telf ta' klijenti, ħbieb u flus.
Mhux Nagħmlu Risposti f'waqthom
Xi avukati jħossu li l-qadima "regola ta '5 ijiem" għal tweġiba għall-korrispondenza tan-negozju tapplika wkoll għall-email. Ma jagħmilx hekk. Ma jimpurtax kemm inkonvenjenti jista 'jkun, ir-realtà hi li n-nies jistennew tweġibiet aktar mgħaġġla għal email milli jagħmlu għal ittra mibgħuta permezz tal-posta. Jekk klijent jew avukat ieħor jibgħat email, ipprova jirrispondi fi żmien 24 siegħa jekk ikun possibbli. Jekk hija kwistjoni kkumplikata li ma tistax tingħata attenzjoni xierqa fil-mument, tal-anqas tibgħat konferma u ħalli l-persuna tkun taf meta għandha tistenna risposta. Il-biċċa l-kbira tal-klijenti japprezzaw messaġġ faċli li jgħid li l-email kien riċevut u se jkun hemm risposta għalih fil-futur qarib. Quddiem is-silenzju, il-klijent jitħalla jispekula dwar jekk l-avukat anki ħareġx l-email, jekk hemmx reazzjoni fit-triq, jew jekk it-tħassib tal-klijent huwiex sempliċement injorat.
Riċevitur żbaljat fil-qasam To
Waħda mill-affarijiet kbar dwar il-funzjoni awto-kompluta fis-sistemi tal-email hija li tħalli lill-avukati jsibu l-indirizzi tal-email tal-klijenti jew tal-kollegi tagħhom aktar malajr. Wieħed mir-riskji tal-funzjoni awtomatika huwa li avukat li ma joqgħodx bir-reqqa jista 'jibgħat l-email lil persuna ħażina. F'xi każijiet, dan jista 'jkun biss vaga żgħira, iżda f'xi każijiet, jista' jkun negliġenza professjonali. M'għandekx aċċidentalment tibgħat il-komunikazzjonijiet kunfidenzjali tal-klijent permezz tal-email lil avukat oppost jew anki lil klijent ieħor.
Uża l-għażla "Irrispondi Kulħadd".
Avukat li jopponi jibgħat email lilek bi proposta jew li jasserixxi l-pożizzjoni tiegħu dwar kwistjoni. Inti tibgħat l-email lill-avukati l-oħra fid-ditta tiegħek involuta fil-każ biex tiddiskutiha. Dalwaqt il-buttuna tar-"risposta kollha" qed tintuża b'mod liberu, u ħadd ma jinnota li l-konsulent oppost qed jiġi kkupjat fid-diskussjoni interna fid-ditta tiegħek. Dan jiġri. Jekk trid tibgħat email għad-diskussjoni, neħħi l-informazzjoni tal-mittent qabel ma tibgħatha. U, kull meta tuża dik l-għażla ta 'Risposta kollha, iċċekkja kull indirizz elettroniku fil-lista tar-reċipjent qabel tolqot tibgħat.
8. Linji tas-suġġetti sloppy. Ftakar li xi ħaġa mibgħuta lil avukat ieħor f'email tista 'tintbagħat lil ħaddieħor. Aħseb darbtejn qabel ma tuża linji tas-suġġett bħal "klijent idiotic" jew "ordni ta 'imħallef stupidu." Wieħed qatt ma jaf fejn tista 'tinħareġ kopja ta' dak l-email. Ukoll, ma jħallux il-linji tas-suġġett vojta, għax dak jista 'jikkawża avukat ieħor li ma javżax hemm email dwar il-każ tiegħek. Suġġett sempliċi ta '"każ ta' Parkerson" jew "ftehim propost ta 'Smith" jew kwalunkwe titolu huwa rilevanti għall-kontenut tal-email jaħdem l-aħjar.
U filwaqt li "klijent idiotic" jista 'jkun id-deskrizzjoni l-iktar preċiża tal-kontenut tal-email, din hija għażla fqira għal-linja tas-suġġett.
9. Watch it-ton tiegħek - u ma taqbilx ħażin xi ħadd ieħor. Meta n-nies jitkellmu ma 'xulxin wiċċ imb wiċċ, is-sinjali tal-wiċċ u t-ton vokali normalment jagħmlu l-intenzjoni ta' persuna ċara. Fuq sejħiet tat-telefon, il-vuċi ta 'persuna normalment tkun biżżejjed biex tkun tista' tgħid meta xi ħadd ikun qed sarkastiku, ċajt jew serju. Iżda fl-email, huwa perikoluż ħafna li tinqered kompletament l-intenzjoni ta 'persuna. Bosta ħbiberiji ġew imħassra minn persuna waħda li qalet ħażin l-intenzjoni ta 'ħaddieħor f'dikjarazzjonijiet f'email. U ma 'avukati hekk użati biex jargumentaw ma' xulxin diġà, huwa faċli għal avukat li jkun malajr li jassumi li l-persuna l-oħra qed tkun ostili jew rude.
Kif diskuss taħt "miktub email filwaqt li rrabjata," ħu ftit minuti biex jibred qabel ma jibgħat tweġiba għall-email ta 'dak jerk.
Wara siegħa tgħaddi, tista 'tirrealizza li int kompletament taqrah b'mod ħażin fl-ewwel post. M'għandekx rispons li jqanqal ix-xagħar għad-dikjarazzjonijiet magħmula fl-emails, u m'għandekx tagħti tweġiba sakemm ma tikkunsidrax jekk huwiex possibbli li l-mittent ikollu intenzjoni differenti milli kien jidher inizjalment. Jekk jidher li stqarrija tista 'tinqara b'iktar minn mod wieħed, u wieħed minn dawk il-modi huwa non-offensiv, ipprova jagħti lill-mittent il-benefiċċju tad-dubju qabel ma jaqta' r-ras tiegħu b'missjoni ta 'email fatali.
Hemm żbalji oħra ta 'email ta' avukat li għandhom ikunu għamlu l-lista ta 'l-Aqwa 10? Għidilna dwar dan fil-Forum.