L-iżbalji tal-kontabilità jiġru minn żmien għal żmien, iżda ħafna żbalji komuni fil-kontijiet jistgħu jiġu evitati b'ippjanar u tħejjija xierqa. Aħna lkoll nafu li s-soltu jieħu aktar żmien biex jikkoreġi żball milli jikseb id-dritt l-ewwel darba. Interessanti, huwa wkoll irħas li jiġu identifikati u korretti l-iżbalji kmieni fil-proġett aktar milli wieħed jistenna li jikkoreġi l-problema aktar tard.
Jekk ittratta in-negozju tiegħek bħal proġett fit-tul, allura inti trid tkun proattiv billi ssir taf bl-iżbalji komuni li oħrajn qed jagħmlu u jikkoreġuhom kmieni, li mhux biss jiffrankaw il-ħin, flus u uġigħ ta 'ras tal-kumpanija tiegħek iżda wkoll jagħtuk vantaġġ kompetittiv fis-suq b'operazzjonijiet aktar issimplifikati u sodisfazzjon aħjar tal-klijent. Dawn li ġejjin huma żbalji komuni tal-kontabilità li kull CPA rat sidien ta 'negozji żgħar jagħmlu.
01 - In-nuqqas ta 'Segwitu tal-Proċeduri tal-Kontabilità
Pass utli huwa li jiġu żviluppati formoli u listi ta 'kontroll standardizzati biex jitkomplew biex tiġi żgurata l-konsistenza u l-preċiżjoni. Pereżempju, int trid tiddokumenta proċess għall-istabbiliment ta 'bejjiegħa ġodda.
Se jkollok bżonn l-isem, l-indirizz, in-numru tat-telefon u n-Numru ta 'Identifikazzjoni ta' Min Iħaddem (EIN) tal-bejjiegħ, fost dokumenti oħra bħal ċertifikati ta ' assigurazzjoni , ittri ta' rakkomandazzjoni jew kuntratti ffirmati. Imbagħad ser ikollok bżonn tidħol din l-informazzjoni fis-softwer tal-kontabilità tiegħek sabiex tkun tista 'tipproċessa l-pagamenti.
Trid tieħu l-ħin meħtieġ biex tikkunsidra l-informazzjoni li għandek bżonn tiġbor mingħand il-bejjiegħa tiegħek, tiżviluppa forma standardizzata jew lista ta 'kontroll biex tiżgura li tikseb dik l-informazzjoni, u mbagħad ikollok politika bil-miktub li l-impjegati tiegħek jistgħu jsegwu.
02 - Ħidma Mingħajr Baġit
Oħloq baġit sabiex ikollok linja bażi biex jiġġudika r-riżultati operattivi tan-negozju tiegħek. Il-baġits mhumiex utli biss biex irażżnu l-infiq żejjed imma jistgħu jintużaw biex jistabbilixxu għanijiet finanzjarji realistiċi u bil-miktub. Il-baġits għandhom dejjem ikunu bbażati fir-realtà, imma ċertament tista 'tuża l-baġit tiegħek biex tiffissa għanijiet finanzjarji raġonevoli, sew jekk tkun dħul li qed jiżdied jew inaqqas l-ispejjeż operattivi.
03 - Nagħmlu Żbalji għad-Dħul ta 'Data
L-iżbalji tad-dħul tad-data jseħħu minn żmien għal żmien. Filwaqt li ma tistax tipprevjeni l-iżbalji kollha tad-dħul tad-data, tista 'jkollok politika biex twettaq rikonċiljazzjonijiet varji fil-ħin biex tiżgura li d-dħul tad-dejta jinstab malajr u jista' jiġi kkoreġut.
Pereżempju, int trid tagħmel rikonċiljazzjonijiet bankarji ta 'kull xahar, kif ukoll kontijiet riċevibbli u rikonċiljazzjonijiet pagabbli. Tista 'wkoll twettaq varjazzjonijiet baġitarji għal dawk attwali biex tidentifika żbalji possibbli fil-klassifikazzjoni ta' dħul jew spejjeż jew ittella 'rċevuti tal-klijenti jew rapporti ta' ħlas tal-bejjiegħ perjodikament biex tiżgura li l-irċevuti u l-ħlasijiet kollha jidhru raġonevoli.
Tranżazzjonijiet mhux tas-soltu għandhom jiġu riveduti biex jiġi żgurat li ma sar l-ebda żball fid-dħul tad-dejta u li t-tranżazzjonijiet huma eżatti.
04 - Nuqqas ta 'Back Up Software tal-Kontabilità
Ikollok bżonn tappoġġa s-softwer tal-kontabilità tan-negozju tiegħek u data oħra regolarment. Ħafna programmi ta 'softwer tal-kontabilità ta' negozji żgħar għandhom karatteristika li tħallik twaqqaf backup awtomatiku tal-programm tal-kontabilità tiegħek.
Użaha. Għandek ukoll tieħu l-ħin biex iċċekkja l-fajls ta 'backup tiegħek, anke sa fejn tuża l-fajl ta' riżerva biex tara jekk inti tista 'tmexxi n-negozju tiegħek bħas-soltu.
Kultant fajls korrotti; xi kultant ma tagħmilx kopja tad-data kollha li għandek bżonn. Verifika mgħaġġla tista 'tidentifika problemi bil-proċess ta' backup tiegħek sabiex tkun tista 'tiżgura li għandek dak kollu li għandek bżonn biex tkompli topera n-negozju tiegħek jekk tinqala' l-ħtieġa.
05 - Tagħmel wisq lilek innifsek
L - esternalizzazzjoni ta 'kompiti amministrattivi li ma jżidux valur lill-kumpanija tiegħek tista' tkun ta 'vantaġġ.
Pereżempju, accountant tat-taxxa x'aktarx ikun jaf aħjar il-liġi tat-taxxa milli hu hekk, hekk li l-ippjanar u l-preparazzjoni ta 'l-outsourcing lill-accountant tiegħek ser tavżak tnaqqas ir-responsabbiltà tat-taxxa tiegħek, iżżid il-konformità tat-taxxa u tħallik b'aktar ħin biex tiddedika għal ġenerazzjoni tad-dħul. attivitajiet.
Ħafna sidien ta 'negozji żgħar ma jridux jiddelegaw ir-responsabbiltà lil professjonisti kapaċi oħra, iżda l-esternalizzazzjoni tal-kontabilità, legali, IT u funzjonijiet amministrattivi oħra jistgħu jnaqqsu l-iżbalji u jżidu l-profitt jekk tuża l-ħin newfound bil-għaqal.
06 - In-nuqqas ta 'kategorizzazzjoni xierqa tad-Dħul u l-Ispejjeż
Il-metodu tax-shoebox tal-kontabilità x'aktarx mhux għażla tajba għan-negozji ż-żgħar b'aktar minn sempliċement ftit tranżazzjonijiet kull sena. Il-flus kollha li jidħlu u joħorġu min-negozju tiegħek għandhom jiġu assenjati lill-kategorija xierqa.
Is-sidien tan-negozji li jibqgħu fuq il-kotba tar-rekords tal-kontabilità tagħhom ma joħolqux żbalji. Ikunu jafu min kien ħallas, kemm, u jekk il-klijent ħallasx jew le.
Int issib ukoll li int qed tħejji t-taxxa tat-tmiem is-sena tiegħek se tkun ħafna iktar faċli milli tipprova terġa 'tgħaqqad ir-rekords li għandek bżonn biex tipprepara r-ritorn tat-taxxa tan-negozju tiegħek qabel id-dħul ikun dovut.