X'inhuma l-Ispejjeż Nimxu Impjegat Għandek Tħallas
Huwa l-aħjar li twaħħal bir-rimborż biss dawk l-ispejjeż li jiċċaqalqu approvati mill-IRS bħala tnaqqis minn prospett tat-taxxa tal-impjegat.
Skond l-IRS , l-ispejjeż li jistgħu jitnaqqsu għall-impjegati jinkludu biss
"spejjeż raġonevoli ta ':
Nimxu oġġetti tad-dar u effetti personali mid-dar ta 'qabel sad-dar il-ġdida, u
Vjaġġar (inkluż alloġġ) mid-dar ta 'qabel sad-dar il-ġdida.
Ir-rimborżi ta ' spejjeż mhux deduċibbli huma dejjem taxxabbli għall-impjegat, anke jekk ir-rimbors jista' jikkwalifika bħala pjan responsabbli (kif deskritt hawn taħt).
L-Implikazzjonijiet tat-Taxxa tar-Rimborsi ta 'Spejjeż Nimxu' l-Impjegati
B'mod ġenerali, kwalunkwe ħlas li tagħmel lill-impjegati huwa taxxabbli, u l-ħlas tal-ispejjeż tal-impjegat li jiċċaqilqu huwa meqjus bħala benefiċċju taxxabbli. Iżda hemm mod biex il-benefiċċju ma jiġix taxxabbli lill-impjegat.
Jekk trid li l-ispejjeż li jiċċaqalqu ta 'l-impjegat ma jkunux taxxabbli għall-impjegat (l-IRS juża t-terminu "eskluż" mit-tassazzjoni), trid tħallashom permezz ta' dak li l-IRS isejjaħ pjan responsabbli .
F'dan il-każ, l-impjegat iħallas l-ispejjeż u inti tirrimborżahom.
Biex tissodisfa l-kriterji għal pjan responsabbli, l-ispejjeż għandhom ikunu dettaljati u jistgħu biss jitħallsu spejjeż speċifiċi. L-ispejjeż għandhom ukoll ikunu għal skop kummerċjali.
L-impjegat irid ikun ħallas jew ġarrab spejjeż li jistgħu jitnaqqsu waqt li jkun qed jagħmel is-servizzi bħala impjegat tal-kumpanija tiegħek. Jista 'jkollok bżonn tiddokumenta li l-bidla hija meħtieġa min-negozju tiegħek.
Hemm ukoll xi proċeduri ta 'kontabilità li għandhom jiġu segwiti sabiex il-pjan ta' rimborż ikun
- L-impjegat għandu " jagħti kont adegwat ta 'dawn l-ispejjeż f'perjodu ta' żmien raġonevoli." Jiġifieri, l-impjegat għandu jagħtik irċevuti għall-infiq kollu.
- Jekk qed tagħti lill-impjegat avvanz fuq dawn l-ispejjeż, l-impjegat għandu jirritorna kull flus żejda f'perjodu ta 'żmien raġonevoli.
Per eżempju, ejja ngħidu li qed tavvanza $ 5,000 għal spejjeż li jiċċaqalqu u l-impjegat jagħtik irċevuti għal $ 3,660. L-impjegat irid iċċekkja l-bilanċ ($ 1,350). Jekk il-kriterji kollha għal pjan responsabbli ma jintlaħqux, il-pjan mhuwiex pjan responsabbli. U " rimborsi għal spejjeż mhux deduċibbli " (għall-impjegat) u allowances għal spejjeż varji jew mhux speċifikati huma taxxabbli lill-impjegat.
Just biex tkun assolutament ċar: Kull rimbors magħmul lill-impjegati taħt pjan mhux responsabbli għandu jiġi ttrattat bħala taxxabbli (inkluż iż-żamma), anke jekk ir-rimborż huwa għal spejjeż li jistgħu jitnaqqsu mill-impjegat. U kwalunkwe ħlas li ma jiġix sostanzjat minn riċevuti, anke jekk huma parti minn pjan responsabbli, huma taxxabbli u soġġetti għal żamma.
Żamma tat-Taxxi fuq il-Pagi fuq Ħlasijiet ta 'Spejjeż Nimxu lil Impjegati
Jekk il-ħlasijiet saru skont il-kriterji għal pjan responsabbli, u l-kundizzjonijiet kollha meħtieġa ġew sodisfatti, il-ħlasijiet lill-impjegati għal spejjeż li jiċċaqilqu mhumiex suġġetti għal żamma.
Ħlasijiet ta 'spejjeż li jiċċaqilqu li mhumiex magħmula taħt il-kriterji għal pjan responsabbli (deskritti hawn fuq) huma suġġetti għal żamma ta' taxxi fuq id-dħul federali, taxxi FICA (Sigurtà Soċjali u Medicare), u taxxi tal-qgħad federali.
Rappurtar ta 'Pagamenti ta' Spejjeż Nimxu fuq Formola W-2 ta 'Impjegat
Jekk ir-rimbors lill-impjegat jissodisfa l-kundizzjonijiet kollha ta 'pjan responsabbli, kif deskritt hawn fuq, m'għandekx għalfejn tinkludi dawn ir-rimborżi fuq W-2 tal-impjegat. Jekk l-impjegat jagħtik kontabilità adegwata għall-ispejjeż, iżda l-eċċess ma jiġix rimborsat, ikollok bżonn tikkontrolla mas- servizz tal-pagi jew tat-tħejjija tat-taxxa biex tiddetermina kif tirrapporta l-ammonti taxxabbli u mhux taxxabbli. Int trid tirrapporta l-ammont ta 'dan il-benefiċċju meta timla r -rapport tat-taxxa annwali W-2 għall-impjegat għas-sena ta' qabel.
Patriot Software jipprovdi aktar kjarifika dwar kif dawn l-ispejjeż jiddaħħlu fil-formola W-2 ta 'impjegat. Aħna ser nużaw l-eżempju ta 'hawn fuq, fejn l-impjegat jirċievi $ 5,000 għal spejjeż li jiċċaqilqu, għandu dħul għal $ 3,660, u jżomm il-bqija ta' $ 1,350. L-ammont li jżomm l-impjegat huwa taxxabbli lill-impjegat. Aħna ser nassumu li dan il-ħlas isir taħt ir-rekwiżiti għal pjan responsabbli, kif deskritt hawn fuq:
- Il-persuna taxxabbli $ 1,350 hija inkluża fil-Kaxxa 1 tal-W-2 (u fil-kaxxi 3, 5, u 16, jekk intaxxati mill-istat jew il-belt).
- It-taxxi fuq id-dħul u t-taxxi tal-FICA federali u statali għandhom jiġu kkalkulati għal $ 1,350 taxxabbli u inklużi fil-kaxxi xierqa fuq il-W-2.
- Int trid tinkludi l-ammont ta '$ 3,660 (l-ammont ugwali għall-ammont issostanzjat (pereżempju, il-porzjon mhux impost) fil-kaxxa 12 tal-Formola W-2 bl-użu tal-kodiċi "L."
Għal aktar dettalji dwar kif taħdem dan, ara l -Pubblikazzjoni 15 ta 'l-IRS (Ċirkulari E).
Tingħata Money Extra ta 'Impjegat għal Spejjeż Nimxu
Xi negozji jagħtu lill-impjegati ammont issettjat għall-ispejjeż li jiċċaqalqu, skont it-tip ta 'ċaqliq u d-distanza. Il-ħlas jista 'xorta jkun deduċibbli għan-negozju tiegħek bħala spiża tan-negozju.
Jekk trid tagħti flus lill-impjegat għal spejjeż li jiċċaqilqu u ħalli l-impjegat jiddeċiedi kif se jintefqu dawn il-flus, għandek pjan li ma jkunx responsabbli, skond ir-regolamenti ta 'l-IRS. F'dan il-każ, kif innutat hawn fuq, jekk ma tridx li l-impjegat ikollu juri rċevuti, il-ħlas kollu huwa taxxabbli lill-impjegat bħala benefiċċju. Barra minn hekk, it-taxxa fuq id-dħul federali u t-taxxa FICA għandhom jinżammu mal-ħlas.
F'dan il-każ, tista 'tkun tixtieq li żżid ammont addizzjonali mal-pagament biex tgħin lill-impjegat bit-taxxi addizzjonali li għandhom jitħallsu. Dan jissejjaħ "jinqaleb" kontroll, u huwa magħmul biex jagħti lill-impjegat l-ammont eżatt tal-pagament, wara t-taxxi.
Per eżempju, jekk tħallas impjegat ta '$ 2,000 fi spejjeż li jiċċaqalqu, tista' tagħmel kalkolu gross biex tagħti aktar minn $ 2,000 biex tkopri t-taxxi żejda. Patriot Software għandu kalkulatur gross-up li jista 'jgħinek b'dan.
L-Ispejjeż Nimxu lill-Impjegati Jitnaqqsu
Il-ħlas tal-ispejjeż tal-impjegat li jiċċaqilqu huwa spiża tan-negozju li jista 'jitnaqqas għan-negozju tiegħek. Tnaqqis ta 'spejjeż li jiċċaqilqu mill-impjegati għal impjegati għandu jkun limitat għal dawk li l-impjegat jista' jnaqqas fuq id-denunzja tat-taxxa tiegħu stess. Dan ifisser biss l-ispejjeż biex jiċċaqalqu oġġetti tad-dar u għall -ispejjeż ta 'l-ivvjaġġar fil-post il-ġdid għall-impjegat u l-familja tiegħu jew tagħha.
Tgħid lill-Impjegati Dwar il-Pjan ta 'Rimbors ta' Spejjeż Nimxu
Bħal kull benefiċċju ieħor tal-impjegati, l-impjegati kollha għandhom jiġu ttrattati l-istess. Tista 'tissettja kriterji biex tikkwalifika għall-pjan skont it-tip ta' impjegat (b'salarju vs. kull siegħa, per eżempju), iżda ma tistax tagħti lil impjegat wieħed fl-istess klassifikazzjoni aktar minn dan il-benefiċċju milli ieħor.
Hija dejjem idea tajba li tpoġġi din it-tip ta 'benefiċċju bil-miktub u li tinkludiha fil-komunikazzjonijiet tiegħek mal-impjegati. Il-manwal tal-impjegat jew il-manwal tal- politiki u l-proċeduri huwa post tajjeb biex jiddeskrivi l-pjan. Tinsiex li tinkludi informazzjoni dwar l-implikazzjonijiet fiskali ta 'dan il-benefiċċju.
Ngħinu lill-Impjegati bid-Tnaqqis tagħhom ta 'Spejjeż Nimxu
Sakemm inti preparatur tat-taxxa kwalifikat , li tagħti pariri dwar it-taxxa lill-impjegati dwar it-tnaqqis tat-taxxa fuq id-dħul mhijiex ħaġa tajba li tagħmel. Inkoraġġixxi lill-impjegati tiegħek biex jiksbu pariri dwar it-taxxa professjonali jew jużaw softwer tat-taxxa professjonali . Hawn xi affarijiet li tista 'tagħmel biex tgħin lill-impjegati jifhmu dan il-benefiċċju għall-ispiża li qed tiċċaqlaq u kif se taffettwa t-taxxi tagħhom:
- Agħti lill-impjegati pakkett ta 'rilokazzjoni tax-xogħol li jispjega kif u meta l-ispejjeż tal-ġarr jiġu rimborżati mill-kumpanija tiegħek.
- Agħti lill-impjegati l-opportunità li jibdlu ż-żamma tagħhom (fuq il-Formola W-4 ) biex jagħtu kont tal-ħlas inizjali tar-rimborż.