Għal bosta negozji, id-dipartiment tal-kontijiet pagabbli ma jingħatax ħafna attenzjoni sakemm xi ħaġa tmur ħażin. Madankollu, hemm ħafna x'jista 'jinkiseb mid-dipartiment tal-kontijiet li jitħallas li huwa mmexxi sewwa. Bil-maqlub, hemm ħafna problemi li jistgħu jiġu minn waħda li hija biss limping flimkien. Dan id-dipartiment sikwit ikollu effett enormi fuq il- fluss ta 'flus tan-negozju, u hemm opportunitajiet li jistgħu jinkisbu jew jintilfu milli jieħdu vantaġġ minn ftehimiet ta' ħlas mal-fornituri.
Dipartiment li jrid jitħallas tajjeb għandu jkun jista 'jieħu vantaġġ mill-iskontijiet fuq il-volum u l-iskontijiet tal-ħlas kmieni kif ukoll jiddetermina l-aħjar mod biex iżomm l-aktar flus kontanti disponibbli għal negozju għal spejjeż u investimenti oħra. Dan id-dipartiment għandu wkoll ikun kapaċi jiżgura li l- fornituri jkunu qegħdin jissodisfaw l-obbligi tagħhom ibbażati fuq ftehim u kuntratti, hekk jekk il-volum jew l-istandards tal-kwalità ma jintlaħqux, il-kwistjonijiet jiġu solvuti u jittieħdu azzjonijiet korrettivi xierqa.
Kontijiet Komuni Problemi Pagabbli
Għalkemm hemm bosta opportunitajiet biex jitnaqqsu l-ispejjeż u jinħeles flus kontanti, hemm ukoll numru ta 'ostakoli li jiffaċċjaw in-negozji meta jippruvaw jiksbu dawn l-għanijiet. L-Istudju ta 'Ottimizzazzjoni Pagabbli tal-Kontijiet tal-2014 tal-Canon sab li l-ipproċessar tal-karta kien wieħed mill-ikbar sorsi ta' problemi għal ħafna organizzazzjonijiet, biż-żmien li tieħu biex tittratta l-fatturazzjoni tal-karti bħala l-akbar kwistjoni.
Sorsi ewlenin oħra ta 'tħassib kienu:
- L-iżgurar li l-ħlasijiet isiru fil-ħin
- Iffirmar tal-proċess tal-approvazzjoni tal- fattura
- Il-ksib tal-aħjar termini ta 'ħlas mal-fornituri u l-iżgurar li l-obbligi jintlaħqu fuq iż-żewġ naħat
- L-indirizzar ta 'varjetà ta' sistemi ta 'kontijiet u ta' fatturazzjoni tal-fornitur
- Reġistrazzjoni u verifika tas-sigurtà ta 'data u tranżazzjonijiet
Ħafna mill-kwistjonijiet elenkati huma agħar jew maħluqa mid-dipendenza fuq il-fatturazzjoni tal-karti. Il-burokrazija mitlufa hija problema frekwenti f'ħafna organizzazzjonijiet, li twassal għal ħlasijiet tard jew mitlufa. Barra minn hekk, filwaqt li numru ta 'negozji huma interessati fid-diġitizzazzjoni tal-burokrazija tagħhom, il-maġġoranza tal-fornituri għadhom jibagħtu l-fatturi tal-karti jew jibagħtuhom bil-faks.
Il-biċċa l-kbira tan-negozji ż-żgħar jimmaniġġjaw il-karti tal-kontijiet tagħhom stess, u ħafna minn dan isir manwalment. Minħabba li ftit fornituri għadda l-kontijiet elettroniċi, ħafna mill-organizzazzjonijiet qed jonfqu ammonti kbar ta 'ħaddiema manwalment billi ddaħħlu data u ħolqu kopji diġitali ta' dokumentazzjoni.
L-użu tad-dokumentazzjoni tal-karta ta 'spiss inaqqas il-proċess tal-approvazzjoni tal-fattura peress li l-kopji għandhom isiru u jiġu kkunsinnati lill-membri xierqa tal-maniġment għar-reviżjoni. Meta l-burokrazija mhix faċilment aċċessibbli jew disponibbli f'format diġitali, hija sfida biex tiġi analizzata d-dejta u jiġi żgurat li qed jinkisbu l-aqwa ftehimiet ta 'ħlas u li l-obbligi qed jintlaħqu. Fil-ftehim ta 'skont tal-ħin u l-ħlas bikri jistgħu faċilment jintilfu jekk in-negozji ma jkunux jistgħu jagħmlu pagamenti meta jkunu mitluba, u għalhekk kwistjonijiet relatati ma' burokrazija jistgħu jkunu għalja.
Titjib u Ottimizzazzjoni
Minħabba l-fatt li numru ta 'kwistjonijiet relatati mat-tmexxija xierqa tal-kontijiet dipartimenti li jitħallsu joħorġu mill-istess kawżi primarji, hemm ukoll ftit aġġustamenti li l-organizzazzjonijiet jistgħu jagħmlu li se jieħdu ħsieb ħafna tħassib fl-istess ħin. Tlieta mill-iktar modi effettivi li n-negozji jistgħu jirrazzjonalizzaw il-proċessi tad-dipartimenti pagabbli tal-kontijiet tagħhom huma li:
- Uża r-rikonoxximent tal-karattru tal-oġġett biex id-dokumentazzjoni tiġi diġitalizzata
- Ħu vantaġġ mill-portali onlajn li huma aċċessibbli għall-fornituri
- Oħloq flussi tax-xogħol ta 'ġestjoni
OCR
Filwaqt li ħafna kumpaniji rutina jieħdu vantaġġ mill-iskanners biex joħolqu kopji diġitali ta 'burokrazija, dan ġeneralment jinvolvi biss il-ħolqien ta' immaġini ta 'dokument li jiġi ffrankat fuq kompjuter. Dan ifisser li l-informazzjoni għadha trid tiddaħħal manwalment f'database, għalhekk waqt li t-telf tar-rekords huwa inqas ta 'kwistjoni, għadu jieħu ħafna ħin.
Ir-rikonoxximent tal-karattru ta 'l-oġġett, jew OCR, jinvolvi skannjar ta' dokument u ġġib id-data minnha. Din id-dejta tista 'tiġi miżjuda awtomatikament ma' database jew spreadsheet. Il-proċess OCR jgħin biex titnaqqas il-kwistjoni ta 'żbalji manwali fid-dħul tad-dejta u tippermetti li tiddaħħal informazzjoni hekk kif tasal il-burokrazija. OCR jieħu l-istess ħin għal impjegat bħala skanjar ta 'dokument biex joħloq fajl ta' immaġni, u ġeneralment ma jeħtieġ ebda passi żejda. Per Gartner, hemm organizzazzjonijiet li jistgħu jippubblikaw 80 fil-mija jew aktar tal-fatturi tagħhom mingħajr ma l-impjegat ikollu jkun involut direttament.
Portals tal-fornitur
Ir-razzjonalizzazzjoni tal-proċess biex jiddaħħlu l-fatturi u d-data f'sistema ċentralizzata tista 'tippermetti lin-negozji joħolqu jew jieħdu vantaġġ minn portal onlajn li jippermetti li negozju u l-fornituri tiegħu jsegwu l-ordnijiet, iħarsu l-fatturi u ara meta jsiru l-pagamenti. Li din id-dejta tkun disponibbli għal numru ta 'individwi f'organizzazzjoni tista' tgħin biex tiżgura li d-dipartiment tal-kontijiet pagabbli jkollu superviżjoni xierqa, u jista 'jgħin biex jitħaffef iż-żmien li tieħu biex jiġu approvati l-fatturi. Il-fornituri tal-kiri li jidħlu fil-portal jippermettu lil dawn in-negozji jibagħtu l-fatturi u l-pagamenti tal-binarji kif ukoll ikunu mgħarrfa dwar kwalunkwe kwistjoni bil-provvisti riċevuti jew kwistjonijiet ta 'fatturazzjoni.
Stabbilixxi flussi ta 'Ħidma u Proċessi
Madankollu, organizzazzjoni tiddeċiedi li timmaniġġja l-isforzi tagħhom fil-ġestjoni tad-dejta, huwa importanti li jkun hemm proċess stabbilit fil-ġestjoni tal-kontijiet u l-ħlasijiet. Dan jippermetti lin-negozji li jiżguraw li l-operazzjonijiet qed jaħdmu u jsibu alternattivi jekk huma ingombranti jew iwasslu għal żbalji jew dewmien. Skont Deloitte, dawn il-proċessi għandhom jiddettaljaw dak li l-kontijiet dipartiment pagabbli jagħmel meta jirċievi fattura, kif id-dejta tiddaħħal u tinqasam u x'inhu l-proċess biex jiġu aċċettati l-fatturi. Għandu jkun hemm ukoll linji gwida biex jiġu ddeterminati l-aħjar modi kif wieħed jittratta l-ħlas ta 'tipi differenti ta' fornituri.
Filwaqt li bosta fornituri joffru skontijiet għal ħlas fi żmien 30 jew 90 jum, jista 'ma jkunx jiswa l-iskont jekk dan jagħmel hekk jinibixxi l-likwidità ta' organizzazzjoni. Huwa wkoll essenzjali li hemm mod kif jiġi vverifikat li kemm il-kumpanija kif ukoll il-fornituri qed jilħqu l-preskrizzjonijiet ta 'kuntratt jew ftehim. L-istabbiliment ta 'flussi tax-xogħol biex jittrattaw dawn il-kwistjonijiet jista' jgħin lill-organizzazzjonijiet jagħmlu l-għażliet tajbin.
Meta l-fornituri ma jitwasslux fil-ħin, f'ammonti suffiċjenti jew kwantitajiet xierqa ta 'ħażna, il-kumpaniji jistgħu ma jkunux iridu jħallsu fatturi sakemm dawn il-kwistjonijiet ikunu ġew solvuti. Fluss tax-xogħol jista 'jkun kritiku fl-istabbiliment ta' x'għandu jsir meta jinqalgħu dawn il-kwistjonijiet. Barra minn hekk, il-ħlasijiet lill-fornituri jeħtieġu wkoll li jsiru fil-ħin biex jipprevjenu li jitilfu l-iskontijiet jew li jġorru penali għal ħlasijiet tard. Kull ftehim tal-fornitur jeħtieġ li jiġi dokumentat u aġġornat hekk kif l-affarijiet jinbidlu, u l-proċessi għandhom jiżguraw li kull kont jiġi ttrattat b'mod xieraq.
Il-ħolqien ta 'flussi tax-xogħol jista' jgħin ukoll lil kumpanija:
Esternalizzazzjoni
Id-diġitizzazzjoni tar-rekords, l-implimentazzjoni tal-OCR u l-użu ta 'portal li l-fornituri jkollhom aċċess għalihom jistgħu ma jkunux xi ħaġa li hija meħtieġa għal negozji iżgħar, iżda l-organizzazzjonijiet m'għandhomx jassumu li l-ispiża tevita li negozju jkun jista' japprofittahom. Filwaqt li l-ispiża għat-twaqqif u ż-żamma ta 'sistemi elettroniċi tista' tkun projbittiva għal bosta organizzazzjonijiet żgħar u ta 'daqs medju, li tagħmel dan intern ħafna drabi mhijiex meħtieġa. Hemm varjetà ta 'fornituri ta' partijiet terzi li l-organizzazzjonijiet jistgħu jesternalizzaw dawn il-kompiti lil. L-organizzazzjonijiet jistgħu jiksbu għajnuna esternalizzata għal kollox mill-istabbiliment ta 'proċess OCR biex jgħin lil kumpanija toħloq flussi tax-xogħol biex tanalizza l-kuntratti tal-fornituri.
Filwaqt li l-organizzazzjonijiet jistgħu ma jkunux jistgħu jbiddlu l-ispejjeż ta 'l- implimentazzjoni ta' varjetà ta 'sistemi ta' l-IT waħedhom, li jkollhom partijiet terzi jimmaniġġjawhom ta 'spiss huma ħafna affordabbli. In-negozji għandhom iqabblu l-ispejjeż biex jużaw partijiet esterni biex jiżviluppaw dawn is-sistemi kontra l-iffrankar potenzjali u l-valur tal-ħelsien tal-flus kontanti, iżda l-esternalizzazzjoni tippermetti lill-organizzazzjonijiet biex jieħdu vantaġġ mit-teknoloġija u s-sistemi li normalment ikunu għoljin wisq.
- Tiżgura li jinħolqu ordnijiet ta 'xiri għal kull ordni ġdid
- Ivverifika li l-fatturi jaqblu mal-prodotti rċevuti u jilħqu ftehimiet kuntrattwali
- Iċċekkja r-rekords biex jiżgura li jsiru l-pagamenti, li jsiru fil-ħin u li ma jiġux idduplikati
- Iddetermina l-aħjar metodu biex tħallas il-fatturi, bħal permezz ta 'EFTs jew karti ta' kreditu, biex tnaqqas il-ħlasijiet