W-4, I-9, Applikazzjoni għall-Impjieg, Reġistrazzjoni ta 'l-Istat, u Aktar
L-ewwel responsabbiltà tiegħek għal burokrazija u regolamenti għall-impjegati ġodda tidħol immedjatament wara l-kiri. Qabel ma l-impjegat jibda jaħdem u jirċievi l- ewwel paycheck tiegħu jew tagħha, hemm xi formoli li għandek bżonn biex l-impjegat jitlesta. Dawn il-formoli għandhom jimtlew minn kull impjegat, skond il-liġijiet kemm federali kif ukoll statali.
Fil-biċċa l-kbira tal-każijiet, m'għandekx għalfejn tibgħat il-formoli lil xi ħadd, iżda trid iżżommhom. Meta dawn il-formoli jitlestew, għandek iżżommhom f'post speċifiku, disponibbli għall-impjegati u oħrajn li għandhom bżonn jarawhom. Id-Dipartiment tax-Xogħol tal-Istati Uniti (taħt id-Diviżjoni tal-Pagi u s-Siegħa) għandu rekwiżiti speċifiċi għar-rekords tal-pagi u tal-persunal li għandhom jinżammu fuq l-impjegati kollha.
L-aġenziji federali, statali u lokali jistgħu wkoll jivverifikaw ir -rekords tal -impjegati tiegħek għal varjetà ta 'raġunijiet, sabiex iż-żamma tar-rekords hija importanti.
01 - Formola W-4 għat-Tnaqqis tat-Taxxa Federali tad-Dħul
It -tikketti ġodda kollha għandhom jimlew il-Formola W-4 qabel ma jirċievu l-ewwel paycheck tagħhom. Din il-formola tinkludi informazzjoni dwar l-istat ċivili, in-numru ta 'dipendenti, u ammonti ta' tnaqqis addizzjonali maħtura. Hija użata biex tikkalkula ż-żamma għat-taxxi tad-dħul federali. M'għandekx għalfejn iżżomm kopji tal-formoli W-4 kollha, biss l-aktar waħda reċenti.
Min iħaddem m'għandux jagħti parir lill-impjegati dwar kif timla din il-formola, imma tista 'tgħaddihom lil artiklu tal-IRS li jgħinhom jimlew din il-formola.
Kun żgur li tuża l-aktar verżjoni reċenti tal-formola W-4. L-Att dwar it-Tnaqqis fit-Taxxa u l-Impjiegi tal-2017 għamel bidliet sinifikanti fit-tabelli ta 'żamma u l-impjegati jistgħu jixtiequ jbiddlu ż-żamma tagħhom sabiex jevitaw li jittieħdu wisq taxxi mill-paychecks tagħhom. Għandek tkun qed tuża l -formola tal - 2018 W-4 għal inkarigi ġodda u għall-impjegati li jixtiequ jagħmlu bidliet fil-forma tagħhom.
L-impjegati jistgħu jibdlu l-formola W-4 tagħhom kemm-il darba huma jixtiequ. Per eżempju, impjegat jista ' jirċievi bonus u jrid jibdel iż-żamma. Hija r-responsabbiltà tiegħek bħala min iħaddem biex iżżomm rekord tal-aħħar bidla u biex tiżgura li l-paychecks tal-impjegati jirriflettu x-xewqat tal-impjegat biex iżommhom.
02 - Formola I-9 u E-Verify System for Employment Eligibility
Bħala persuna li timpjega, trid tiddokumenta l-eliġibbiltà ta 'impjegati ġodda biex jaħdmu fl-Istati Uniti. Id-dokument li trid tuża huwa F- I-9 , Verifika ta' Eliġibbiltà għall-Impjieg, li għandha timtela minn kull kiri ġdid. L-impjegat il-ġdid għandu jipprovdi dokumentazzjoni dwar (a) l-identità u (b) l-eliġibilità tax-xogħol.
Hemm żewġ passi għall-proċess I-9. L-ewwel, l-impjegat jimla l-formola u jiddikjara liema dokumenti ta 'eliġibilità ta' identità u xogħol se jintużaw. Imbagħad, int bħala min iħaddem trid tħares lejn dawk id-dokumenti u tiżgura li huma adegwati u xierqa.
Għandek iżżomm din il-formola fir-rekord tal-impjegat, iżda m'għandekx bżonn tibgħatha lil xi ħadd. Jekk uffiċjal ta 'l-immigrazzjoni jasal għand il-kumpanija tiegħek jew irid jispezzjona d-dokumenti ta' l-impjegat tiegħek, il-formola hija l-prova tiegħek li tkun ivverifikat l-eliġibbiltà tax-xogħol ta 'l-impjegat.
Dawk li jħaddmu akbar (b'ħafna impjegati) jistgħu jiffirmaw għas- sistema E-Verify u jużawh biex jikkontrollaw l- eliġibilità ta 'impjegati ġodda biex jaħdmu fl-Istati Uniti. Is-sistema tuża l-informazzjoni fuq Formola I-9 biex tqabbel ma' databases federali.
03 - Formola ta 'Applikazzjoni ta' Xogħol
Kull impjegat ġdid għandu jimla formola ta 'applikazzjoni għall-impjieg, anke jekk din il-persuna tkun diġà ressqet il-karta għall-impjieg. Il-formola tal-applikazzjoni tax-xogħol fiha informazzjoni dwar l-impjegat il-ġdid li jista 'jiġi vverifikat, bħal dawk li jħaddmu u edukazzjoni preċedenti. Tinkludi wkoll bosta dikjarazzjonijiet li l-applikant għandu jiffirma.
Dikjarazzjoni waħda fuq il-formola tal-applikazzjoni turi li l-informazzjoni dwar l-applikazzjoni hija vera u korretta, filwaqt li dikjarazzjonijiet oħra jippermettu li min iħaddem iwettaq kontrolli ta 'referenza u kontrolli tal-kondotta.
Wara li formola ta 'applikazzjoni għal kull impjegat tipproteġi lilek bħala impjegatur minn applikant li jagħmel pretensjonijiet frawdolenti, u jippermettilek tieħu azzjoni jekk il-formola tal-applikazzjoni mhix eżatta.
04 - Żamma u reġistrazzjoni ta 'l-Istat
Dawk li jħaddmu għandhom jirreġistraw impjegati ġodda mas-sistema l-ġdida ta 'notifika tal-kiri tal-istat tagħhom; din ir-reġistrazzjoni tippermetti lill-Istat jiġbor il-ħlasijiet ta 'appoġġ għat-tfal minn dawn l-impjegati. Lista ta 'sistemi ta' notifikazzjoni statali hija inkluża f'dan l-artikolu.
Kull stat li jiġbor it-taxxi fuq id-dħul għandu rekwiżiti għal min iħaddem biex jirrapporta u jħallas dawk it-taxxi. Ikkuntattja lid-dipartiment tal-istat tad-dħul tiegħek (jew ekwivalenti) għal informazzjoni dwar kif tirreġistra bħala persuna li timpjega fl-istat. Din l-aġenzija ta 'l-istat ukoll tagħtik informazzjoni dwar il-forom u r-rekwiżiti miżmuma għar-rappurtar u l-ħlas ta' l-ammonti miżmuma.
Għal stati li għandhom taxxa fuq id-dħul, ikollok bżonn tnaqqas dawn it-taxxi minn paychecks ta 'impjegati u tibgħat it-taxxi miżmuma lill-aġenzija tal-istat xierqa.
05 - Lista ta 'kontroll għall-Kiri ta' Impjegati Ġodda
Hawnhekk hawn lista ta ' kontroll ta' 12-il stadju ta 'proċessi ta' kiri ġodda, sabiex ma ninsewx xi ħaġa. Jinkludi li jkollok numru ta 'Identifikazzjoni ta ' Min Iħaddem, (numru ta 'identifikazzjoni ta' impjegatur federali) li jirreġistra mal-IRS għar-rappurtar u ħlasijiet tat-taxxa, u jirreġistra mal-entità tat-taxxa tal-istat tiegħek. Reġistrazzjonijiet u rekwiżiti oħrajn huma elenkati wkoll.
06 - Ħaġa oħra - Il-Manwal tal-Impjegat Tiegħek
Jekk in-negozju tiegħek ikollu diversi impjegati, għandu jkollok manwal tal-impjegat jew il-manwal tal-politiki u l-proċeduri. Manwal jista 'jinkludi deskrizzjonijiet u benefiċċji tal-proċess tax-xogħol flimkien ma' politiki u proċeduri.) L-impjegati l-ġodda kollha għandhom jirċievu kopja ta 'dan il-manwal u għandhom jiffirmaw li qrajtu u jifhmuha.
Il-manwal tal-impjegat isir dokument legalment vinkolanti kemm għalik kif ukoll għall-impjegati tiegħek. Wara li l-impjegati jaqraw il-manwal tal-impjegat jista 'jgħin biex jipprevjeni lill-impjegati disgruntled, aspettattivi mhux sodisfatti, u kawżi possibbli.