Il- pjanifikaturi tal- avvenimenti u tal- laqgħat huma mistennija li jikkontribwixxu għal jew jiktbu ittri formali ta 'stedina u materjali għal-laqgħat, vjaġġi ta' inċentiv u programmi oħra li jorganizzaw. Ma għandhiex għalfejn tidher biċċa xogħol assoluta, iżda huwa importanti li ssegwi ċerti passi biex isegwu etikett ta 'stedina xierqa u tevita dettalji importanti nieqsa għall-mistednin tiegħek.
Hawn Kif:
Oħloq tema ta 'avveniment. Qabel ma tikteb ittri formali ta 'stedina u materjali, il-pjanifikaturi għandhom jiżguraw li jkollhom tema attraenti għall-programm. Il-mistoqsijiet li ġejjin se jgħinu biex jibda l-proċess ta 'brainstorm: Huwa konferenza edukattiva, seminar jew vjaġġ ta' inċentiv? Fejn qed tinżamm? X'inhu uniku dwar dik id-destinazzjoni jew post? X'inhi l-iskeda approssimattiva għall-avveniment? X'inhuma xi wħud mill-għanijiet wara l-programm? Għaliex kieku attendee jixtieq jattendi? Dawn il-mistoqsijiet se jgħinu biex tiġi stabbilita tema ta 'avveniment kbir.
Oħloq stedina elettronika. Ħafna ittri formali ta 'stedina u materjali għal avvenimenti kbar issa ġew trasferiti għal sistemi ta' reġistrazzjoni onlajn minħabba l-volum ta 'loġistika ta' avvenimenti importanti li għandhom jinqabdu matul il-proċess RSVP: ortografija ta 'ismijiet, informazzjoni ta' kuntatt, id-dettalji tal-programm, l-informazzjoni dwar l-attivitajiet u aktar. Nota: Avvenimenti anqas ikkumplikati jistgħu jużaw paġna web waħda jew immaġni tad-disinn grafiku mibgħuta bl-email biex twassal id-dettalji tal-avveniment u l-kuntatti tal-RSVP.
Oħloq stedina stampata. Skont in-natura tal-programm jew l-avveniment tiegħek, etikett ta 'stedina jista' jissuġġerixxi li inti għandek tkun bil-miktub ittri formali ta 'stedina u noti biex il-mistednin tiegħek ikunu jafu li tassew jivvalutaw il-preżenza tagħhom. Dan huwa differenti mill-materjali ta 'l-avveniment; minflok, tikkunsidra karta ta 'stedina sempliċi li tipprovdi informazzjoni prezzjuża lill-klijent tiegħek, inkluż it-titlu ospitanti, it-tema tal-avveniment, id-data u / jew ħin (i), u kuntatt RSVP.
Kitba ta 'stediniet ta' avvenimenti formali. Bħala parti mill-istedina elettronika, għandek tiddeskrivi informazzjoni ta 'livell għoli dwar il-programm u l-avveniment. Per eżempju, jekk dan ikun vjaġġ ta 'inċentiv jew konferenza ta' ħafna ġranet, int trid tinkludi dan li ġej: id-destinazzjoni, il-post ewlieni tal-lukanda / konferenzi, is-suġġett prinċipali, kelliema (inkluż BIOS), skeda, attivitajiet, loġistika u dettalji dwar ir-reġistrazzjoni. L-ittri u l-materjali ta 'l-istedina għandhom jipprovdu lill-klijenti b'raġuni biex jattendu, u dejjem jinkludu sejħa għall-azzjoni.
L-etikett tal-istedina jibda b'ħarsa ġenerali lejn id-destinazzjoni / post. Meta tikteb ittri formali ta 'stedina u materjali, huwa dejjem sikur li nassumu li ħadd ma kien il-post fejn qed tospita l-programm. Dan ifisser li għandek tikteb deskrizzjoni qasira tad-destinazzjoni u / jew lukanda / faċilità / post fejn qiegħed isir il-programm. Jekk qed tippjana avveniment ta 'ħafna ġranet, żomm din l-informazzjoni bħala livell għoli kemm jista' jkun, imma kun żgur li hemm biżżejjed informazzjoni biex tipprovdi lill-mistieden b'informi uniċi dwar il-post, u għaliex għandhom jinvestu l-ħin hemm miegħek.
L-etikett tal-istedina jeħtieġ l-iskeda tal-avvenimenti. Jekk qed tippjana avveniment ta 'ħafna ġranet bħal programm ta' inċentiv, materjali ta 'stedina għandhom jinkludu kemm jista' jkun dettall sabiex il-mistednin jistgħu jippjanaw il-ħin tagħhom kif suppost. Dan ifisser li l-istedina tiegħek għandha tidentifika metodi ta 'wasla u żminijiet meta se jkunu mistennija li jipparteċipaw, żminijiet għal laqgħat tan-negozju u attivitajiet (u għażliet ta' attivitajiet), informazzjoni dwar ikliet u informazzjoni dwar it-tluq.
Etikett ta 'stedina teħtieġ deskrizzjonijiet ta' attivitajiet. Meta tikteb ittri formali ta 'stedina u materjali, agħti ħarsa ġenerali tal-attivitajiet varji biex tgħin lill-klijenti jiddeterminaw aħjar liema jaqbel mal-interessi tagħhom. Il-programm tal-golf tiegħek huwa jum ta '1/2 ġurnata jew ġurnata sħiħa? X'inhi l-'kategorija 'ta' dak ir-rapids tax-xmara float? X'inhi l-elevazzjoni fejn qed tospita l-avveniment, u kemm se jkun kbir dak il-programm ta 'ċikliżmu tal-muntanji li tieħu miegħek? X'inhu t-tul ta 'żmien għal klassi ta' żebgħa u x'għandhom jitgħallmu?
Etikett ta 'stedina teħtieġ informazzjoni dwar il-loġistika tal-laqgħat. Għal darb'oħra, jekk wieħed jassumi li qed tospita programm ta 'ħafna ġranet, mistednin għandhom jingħataw dettalji dwar kull wieħed mill-punti li ġejjin:
- Riservi tat-titjira
- Reġistrazzjoni ta 'avvenimenti
- Riservi fil-kmamar
- Trasferimenti ta 'l-ajruport
- Kodiċi għall-ilbies
- Temp
- Proċeduri ta 'check-in
- Oġġetti mhux rimborsabbli
- Kuntatti tal-persunal ospitanti
Tiżviluppa l-aġenda tal-avveniment finali. Dan se jkun differenti mill-materjali tal-istedina inizjali imma għandu jingħata lill-mistednin mistednin mal-wasla jew eżatt qabel ma jattendi avveniment. Għandha tinkludi siegħa sa siegħa (huwa tajjeb li tikkombina sigħat) ħarsa ġenerali lejn dak li hu skedat meta u fejn. Jekk għandek binarji edukattivi multipli skedati fl-istess ħin, huwa utli li tiddeskrivi dawk il-binarji fi gruppi sabiex dawk li jattendu jkunu jafu liema suġġetti huma skedati meta u fejn.
Oħloq ittra ta 'l-avveniment milqugħa Bosta pjanifikaturi jbatu b'liema informazzjoni għandhom jew m'għandhomx jinkludu b'ittri milqugħa. L-aħjar parir huwa li żżomm il-messaġġ ta 'merħba sempliċi u ħalli l-mistednin jafu li huma milqugħa u apprezzati. L-etikett tal-istedina jissuġġerixxi li l-ittra għandha tiġi ffirmata mill-ospitant uffiċjali tal-avveniment.
Wieħed mill-aktar punti ta 'stedina tal-avvenimenti li ma ġewx injorati huwa l-avviż tat-tluq. Bħala parti mill-ittra ta 'merħba u kwalunkwe rigal tal-wasla, huwa importanti li d-dettalji jiġu mehmuża dwar kif il-mistednin jitilqu.
Oħloq karti tal-menu. Kemm jekk qed tippjana kolazzjon, ikla jew pranzu, il-mistednin dejjem japprezzaw il-kards tal-menù li jispjegaw il-punti tal-menu għal kull kors tal-ikla. Jagħtihom xi ħaġa biex jitkellmu dwar meta jinġabru ma 'ħaddieħor fuq il-mejda tagħhom u jippermetti lill-persunal stenna li malajr jiksbu l-għażliet tal-menu mill-mistednin, u jgħin biex iżomm l-iskeda fit-triq it-tajba. Nota: Jekk qed tippjana sorpriża speċjali waqt l-ikel, bħal deżerta b'tema għal xi divertiment uniku, huwa ta 'għajnuna li dawk l-oġġetti jinżammu barra mill-karta tal-menu biex itejbu l-effett speċjali.
Oħloq karti ta 'nota ta' apprezzament rigal Jekk huwiex rigal tal-wasla jew rigal pillow, kull rigal ta 'apprezzament għandu jkollu l-karta tal-karta ta' rigal tiegħu. Hija opportunità biex tirrinforza messaġġi "thank you" u tagħmel lill-mistednin tiegħek iħossuhom speċjali żejda. Huwa utli li jinkorpora kliem u messaġġi li jirriflettu t-tema tal-avveniment innifsu.
Oħloq avviżi ta 'tluq individwali.
Fil-jum ta 'qabel it-tluq, tibgħat avviżi lill-kmamar tal-klijenti li jfakkruhom meta jitilqu, inkluż in-numru tat-titjira u l-ħin tat-tluq. Dan jipprovdi opportunità biex jiġu ffissati kwalunkwe żbalji ta 'l-aħħar minuta li setgħu ġew injorati matul l-iskedar tal-loġistika.
Għajnuniet:
- Kun żgur li għandek disinjatur grafiku kbir u proċess ta 'reġistrazzjoni onlajn. L-isfida għadha llum hija li jeżistu ħafna sistemi ta ' reġistrazzjoni tal-avvenimenti onlajn differenti , iżda jeħtieġu ħafna adattament jew l-użu ta' sistemi ta 'partijiet terzi għadhom meqjusa daqsxejn prezzjużi fuq bażi ta' kull stedina. Huwa għalhekk li ħafna pjanifikaturi għadhom jiddependu fuq l-għodda u r-riżorsi mkabbra mid-dar tagħhom.
- Sib lilek innifsek ħanut kbir ta 'kartolerija. Għalkemm l-organizzazzjonijiet qed jimxu aktar u aktar għall-użu ta 'forom elettroniċi ta' komunikazzjoni, dan għadu ma jissostitwix l-impatt li l-istediniet stampati u l-materjali tal-avvenimenti jagħtu. Fittex kartolerija li tikkomplementa t-tema tal-avveniment tiegħek, u tvarja l-istili tal-karta u daqsijiet biex toħloq aktar interess u drama. Il-mistednin tiegħek jaraw l-isforz.
- Oħloq template u tirreplika minn hemm. Il-pjanifikaturi għandhom joħolqu ittri u materjali ta 'stediniet mudell, u sempliċement jaġġornaw avvenimenti ġodda mill-mudelli ta' programmi u avvenimenti preċedenti. Naturalment, kartolerija ġdida, grafika, test, eċċ., Għandhom ikunu magħżula u wżati, għalhekk hemm ċertu ammont ta 'adattament meħtieġ kull darba.