Iż-żamma tajba tar-rekords tat-taxxa tista 'tkun ir-rekord l-aktar importanti li inti żżomm għall-kumpanija tiegħek. Is-Servizz ta 'Dħul Intern (IRS) jeħtieġ li inti żżomm ċerti reġistri tat-taxxa għal ċerti perjodi ta' żmien u rekords oħra għal perjodi ta 'żmien differenti. Ma tridx li jkollok ħin tat-taxxa biex tinqabad u jkollok paniku għax il-kumpanija tiegħek m'għandhiex ir-rekords tat-taxxa tagħha. Ir-rekords tat-taxxa f'mumenti ta 'diżastri jistgħu jiswiku tnaqqis u jekk tkun verifikat, jista' jikkawża problema u jiswa l-flus. Wara kollox, trid tikseb it-tnaqqis kollu li tista 'u tkun tista' ssostnihom.
Hawnhekk hemm tmien suġġerimenti dwar liema reġistri tat-taxxa għandhom iżommu, kif għandhom jinżammu, u kemm idum biex iżommhom:
01 - Twaqqaf Sistema Tajba ta 'Software tal-Kontabilità
Id-denunzja tat-taxxa finali tiegħek hija prodott tar-rekord tajjeb tiegħek permezz tas-sistema tas-softwer tal-kontabilità tiegħek.
02 - Piż tal-Prova għat-Taxxi Kummerċjali
Meta tagħmel dħul, bħal dħul, spejjeż u tnaqqis, fuq id-dikjarazzjoni tat-taxxa tiegħek, għandek dak li hu magħruf bħala l-oneru tal-prova għalihom. Għandek tkun tista 'tipprova li inti intitolat għal ċerti tnaqqis u spejjeż biex tkun eliġibbli li teħodhom bħala tnaqqis.
Kif tistabilixxi prova? Permezz ta 'żamma tajba ta' rekords, naturalment. Jekk għandek rekords li jissostanzjaw dawk it-tnaqqis u l-ispejjeż, intom issodisfaw ir-responsabbiltajiet tiegħek biex ikollhom l-oneru tal-prova għall-IRS. M'għandekx tieħu tnaqqis jew titlob dħul mingħajr ma jkollok dokumentazzjoni li tissostanzja li għandek l-oneru tal-prova.
03 - Dokumenti tas-Sors għall-Ġurnali tal-Kontabilità
Id-dokumenti tas-sors għax-xiri għan-negozji tiegħek, bħal kontrolli kanċellati, irċevuti, tapes tal-cash register, u oħrajn, huma dak li tagħmel il-ktieb tal-kontabilità u l-entrati tal-ġurnal minn. Huma wkoll id-dokumentazzjoni tiegħek għal tnaqqis tat-taxxa għan-negozju tiegħek li tieħu fl-aħħar tas-sena tat-taxxa. Dokumenti tas-sors miżmuma kif suppost jistgħu jtelluk triq twila ma 'żamma tajba ta' rekords.
Id-dokumenti tal-karta oriġinali għandhom jinżammu mal-kotba tal-kontijiet fejn tirreġistra t-tranżazzjoni. Bħala backup, f'każ ta 'nar jew diżastru ieħor, kull dokument tas-sors għandu jiġi skannjat fil-fajl tal-kompjuter korrett u jinħażen fuq flash drive.
04 - EFT u l-Pagamenti Kummerċjali Tiegħek
It-teknoloġija qiegħda tbiddel il-mod kif noperaw in-negozji tagħna. Minflok ma tikteb kontrolli fuq il-karta għal transazzjonijiet, ta 'spiss nużaw kards ta' kreditu jew debitu jew trasferiment ta 'fondi elettroniċi (EFT) biex iħallsu l-kontijiet. Kif nistgħu niżguraw li għandna d-dokumenti ta 'sors xierqa għall-IRS f'dawn iċ-ċirkostanzi?
Jekk tuża karti EFT jew ta 'kreditu / debitu, uża d-dikjarazzjonijiet finanzjarji maħruġa mill-bank tiegħek bħala dokumenti sors. Għal EFT, id-dikjarazzjoni għandha turi dan li ġej: l-ammont trasferit, l-isem tal-benefiċjarji, u d-data meta t-trasferiment ġie assenjat lill-kont mill-istituzzjoni finanzjarja. Għal karti ta 'kreditu / debitu, id-dikjarazzjoni għandha turi dan li ġej: ammont mitlub, isem tal-benefiċjarju, data tat-tranżazzjoni.
Prova tal-ħlas weħidha ma jfissirx neċessarjament li inti intitolat għal tnaqqis tat-taxxa. Żomm slips u fatturi ta 'karta ta' kreditu biex tissostanzja t-talba tiegħek għal tnaqqis.
05 - Sommarju ta 'Kuljum u ta' Kull Xahar ta 'Irċevuti fi Flus u Ħlasijiet
L-irċevuti ta 'flus kontanti ta' kuljum u ta 'kull xahar tiegħek u l-worksheet tal-ħruġ tal-flus jiswew il-piż tagħhom f'deheb. Xi ħaġa li tlift fir-reġistri u ġurnali tal-kontabilità tiegħek, x'aktarx tista 'ssibha hawn. Għal darb'oħra, ser ikollok bżonn dokumentazzjoni tas-sors. Il-ħlasijiet bħall-ispejjeż għas-servizz tat-telefon u tal-internet u għall-ispejjeż tat-trakk / tal-karozzi jistgħu jinġabru hawnhekk bħala tnaqqis tat-taxxa possibbli.
06 - Attenzjoni tal-Pagamenti għall-Fond tal-Flus Kontanti
Kull tranżazzjoni magħmula mill-fond ta 'flus kontanti żgħar għandha tiġi ttrattata bħala ħlas ta' flus kontanti b'dokument ta 'sors. Xi wħud jistgħu jkunu deduċibbli mit-taxxa .
07 - Tnaqqis tat-Taxxa fuq in-Noll tal-Impjegati
It-tnaqqis tat-taxxa fuq il-pagi tal-impjegati huwa kumpless. Il-gwida tat-taxxa normalment tiffoka fuq it-taxxa personali, iżda dan l-artikolu jiġbor fil-qosor l-implikazzjonijiet tat-taxxa tat-taxxa tan-negozju tal-impjegati. Żomm rekords eċċezzjonalment tajbin għall-impjegati tiegħek.
08 - Kemm idum Għandek iżżomm ir-Rekords tat-Taxxa Tiegħek?
Skond il-Kodiċi tat-Taxxa fuq id-Dħul Intern, għandek iżżomm ir-rekords tiegħek sakemm dawn jistgħu jkunu meħtieġa għall-amministrazzjoni ta 'kwalunkwe parti tal-kodiċi tat-taxxa.
Jekk għandek impjegati, trid iżżomm ir-rekords tagħhom perjodu ta 'mhux inqas minn 4 snin. Biex tkun sigur, iżomm rekords tal-impjegati ta 'mhux inqas minn 7 snin. Jekk tħallas it-taxxa, żomm ir-rekords tiegħek għal mhux inqas minn 3 snin. Jekk inti stess proprjetà, żomm ir-rekords tiegħek fuqha sakemm il-perjodu ta 'limitazzjonijiet jiskadi għas-sena li fiha tiddisponi mill-proprjetà f'xi disposizzjoni taxxabbli. Jekk ma tirrapportax dħul għandek tirrapporta u hija iktar minn 25% tad-dħul gross fuq id-denunzja tat-taxxa, żomm ir-rekords tiegħek għal 6 snin.