10 Għajnuniet għall-Kitba ta 'Donatur Aħjar Grazzi ta' Ittri

by Joanne Fritz

Qatt ma nista 'ngħid grazzi tajjeb wisq jew wisq

Tgħidlek nirringrazzjak lil donatur tispiċċa tranżazzjoni waħda iżda tibni pont għal appoġġ futur u involviment aktar profond. Agħmilha sew, u int fit-triqtek għas-suċċess futur ta 'ġbir ta' fondi.

Hawnhekk hawn għaxar suġġerimenti biex nagħmlu li nirringrazzjaklek ittra biss id-dritt

01 - Ġibha fil-posta malajr

Tmienja u erbgħin siegħa huma bidla ideali għal ittra ta 'thank you. Jekk dan huwa impossibbli, jimmiraw għal mhux aktar minn ġimgħa. Trid li d-donatur jiftakar li hu għamel id-donazzjoni biex b'hekk nirringrazzjak tissaħħaħ l-azzjoni tiegħu u tippremjah għall-għoti.

Li jkollok l-ittra hemmhekk malajr se tagħmel l-isem tal-karità tiegħek fil-moħħ tad-donatur, tassikurah li rċevejt id-donazzjoni, u jimpressjonah bl-effiċjenza u bir-reqqa tiegħek.

Anke donaturi onlajn għandhom jirċievu ittra ta ' gracias bil-posta, iżda dan jiswa ħafna, u ħafna nonprofits qed jimxu kemm jista' jkun onlajn. F'dak il-każ, kun żgur li d-donatur tiegħek online għadu ma rċeviex email riċevuta. Ħu l-ħin biex tippersonalizza email nirringrazzjak u nibdluh f'xi ħaġa memorabbli

Iċċekkja l-aħjar prattiki għal ittri ta 'l-email . F'kaxxi tal-posta elettronika sħiħa, l-ittra tiegħek nirringrazzjak tista 'ma ssirx jafuha, għalhekk agħti attenzjoni fuq il- linja tas - suġġett tagħha u kun żgur li l-linja "minn" tidentifika b'mod ċar l-organizzazzjoni tiegħek.

Hemm ħafna ostakoli biex nirringrazzja lil donatur bl-email li tista 'tinsa. Għandha tibqa 'barra mill- folder SPAM , qabdet l-attenzjoni tad-donatur, u entice lilu jew lilha biex tiftaħ il-messaġġ. Tħallix li l-faċilità u l-ispiża relattivament baxxa ta 'email jagħtikom nuqqasijiet.

02 - Tagħmilha personali

Personalizza l-ittra tiegħek ta 'gracias bl-isem tad-donatur (iċċekkja l-ortografija doppja u qatt ma ċċempel lis-Sinjura tas-Sur), u tikteb direttament lill-individwu. L-ismijiet huma qawwija.

Dak li jaħdem għal ittra ta 'ġbir ta' fondi jaħdem ukoll għal ittra ta 'thank you. Per eżempju, tuża prattiċi personali , bħal "int", "we", u "I."

Inkludi informazzjoni dwar id-donatur, bħal kemm idum donatur, jew li rajt jarahom fl-aħħar avveniment. Forsi d-donatur ikun irċieva għotja jew kiseb promozzjoni. Ħossok liberu li żżid xi ħaġa dwarha mal-ittra tiegħek.

Sistema tajba ta 'rekords tad-donaturi tkun l-aqwa ħabib tiegħek meta niġu għal dan il-livell ta' personalizzazzjoni. Il-biċċa l-kbira tas-sistemi, anke dawk bi spejjeż baxxi, għandhom il-kapaċità li jaqbdu informazzjoni kurrenti dwar id-donaturi tiegħek.

Meta għamlu l-aħħar? Have they volunteered? Meta kienet l-aħħar darba li d-donatur kellu kuntatt ma 'l-organizzazzjoni tiegħek u x'kienet in-natura ta' dik l-interazzjoni?

Jekk dan huwa donatur għall-ewwel darba, ibgħat pakkett ta 'merħba, u jistieden lid-donatur biex jissottoskrivi għal newsletters u avviżi.

Jekk tirringrazzja lil donatur ta 'żmien twil, tikkunsidra nota miktuba bl - idejn minflok ittra formali, jew mod kreattiv ieħor biex ngħid grazzi .

03 - Tikkoordinaha ma 'temi ta' kampanja

Tikkoordina r-ringrazzjament bl-appell jew bil-kampanja li ġab id-donazzjoni.

Abbozz template għal ittra ta 'thank you meta tikteb il-materjal tiegħek ta' ġbir ta 'fondi. Taħseb bħala parti mill-pakkett tal-kampanja tiegħek. Jekk id-donazzjoni hija bi tweġiba għal xi stimolu ieħor ... forsi avveniment inti staged ... jirrelataw l-ittra għal dak l-avveniment.

Li tidħol iċ-ċirku sħiħ lura għall-appell ittejjeb ir-riġidità tal-isem tal-organizzazzjoni tiegħek fil-moħħ tad-donatur. Huwa wkoll tassigura lid-donatur.

Jekk id-donazzjoni hija bi tweġiba għal appell elettroniku partikolari, tiżviluppa paġna ta 'nżul wara d-donazzjoni fuq il-websajt tiegħek speċifikament għal dawk id-donaturi.

Ġeneriku huwa barra. L-ispeċifiċità ta 'dak li d-donatur raw dak li ġiegħel lilu jew lilha li tagħti huwa għandu. Per eżempju, jekk donatur donat biex jgħin lill-vittmi ta 'terremot, aċċerta ruħek li tirringrazzja tirreferi għal dik is-sitwazzjoni.

04 - Uża stejjer li jgħaqqdu d-donaturi mar-riżultati

Id-donaturi ta 'għajnuna jaraw kif intnefqu l-flus tagħhom L-aħjar mod biex tagħmel dan huwa li tgħid storja dwar persuna partikolari li kienet megħjuna mid-donazzjoni. L-istorja m'għandhiex tkun twila. Biss ftit sentenzi u l-użu ta 'isem ta' persuna jista 'jkun biżżejjed biex iqajmu empatija fid-donatur.

Agħmel id-donatur tiegħek l-eroj ta 'dawk l-istejjer. Hu jew hi għamlet dik l-istorja possibbli. Żomm inventarju ta 'stejjer dwar l-affarijiet tajbin li l-karità tiegħek twettaq. imbagħad waqqaf blokki tal-kopja bl-użu ta 'dawk l-istejjer u qatrahom fil-ittri tiegħek nirringrazzjak kif xieraq.

It-tibdil tal-istejjer ta 'spiss iżomm l-ittri tiegħek friski u jagħmilha aktar faċli li jibgħat bosta ittri mingħajr ma jkollu jagħmel kull wieħed minnhom kompletament ġdid.

Anke jekk inti sservi nies li huma f'sitwazzjonijiet sensittivi u għandek bżonn biex tipproteġi l-identitajiet tagħhom, hemm modi biex tgħid l-istejjer tagħhom mingħajr ma tkun kompromessa l-privatezza tagħhom.

05 - Ikollok persuna vera tiffirma l-ittri tiegħek

Evita firem diġitali sakemm ma tibgħatx eluf ta 'ittri kull darba. Anke allura, ittri ta 'riżerva li jmorru lil donaturi li jagħtu donazzjonijiet sinifikanti għad-direttur eżekuttiv tiegħek, il-president tal-bord, jew president tal-fondi ta' volontarjat biex jiffirmaw. Uża bolol ta 'l-ewwel klassi reali għal dawn l-ittri.

06 - Żid nota personali, miktuba bl-idejn

Jekk xieraq, staqsi lid-Direttur Eżekuttiv jew lill-President tal-Bord biex iżid nota personali ma 'l-ittra. Id-donaturi għal żmien twil li jistgħu jkunu jafu l-ED tiegħek jew il-membri tal-bord isibuha speċjalment gratifikazzjoni.

Waqt li ssemmi avveniment reċenti li d-donatur attendix it-tnejn se tfakkar lid-donatur ta 'esperjenza pjaċevoli u żid l-awtentiċità għan-nota. Tikkonsidra li jkollha parti bil-kitba tan-nota bil-voluntiera li tista 'tikteb noti fuq ittri jew ehmeż noti ta' wara ma 'messaġġi miktuba bl-idejn.

07 - Inkludi pakkett ta 'tweġiba

Ma nirrakkomandax li titlob donazzjoni oħra f'ittra ta 'thank you. Onestament, dan iwassal lin-nies aktar milli taħseb. Madankollu, sempliċiment inkluż pakkett ta 'tweġiba jista' jfakkar lid-donatur li d-donazzjonijiet futuri huma milqugħa.

Bosta donaturi jżommu dawn il-pakketti u jużawhom għal rigal aktar tard ... jew anke minnufih. Andrew Olsen ta Fundraising Fundamentals huwa entużjasti dwar inklużi pakketti ta 'risposta b'ittri ta' gracias. Huwa sab karitajiet li jużaw din it-tattika għal donaturi ġodda li għandhom "it-2 rati ta 'konverżjoni tar-rigal li huma kullimkien minn 8% -12% ogħla minn dawk l-organizzazzjonijiet li ma jinkluduhomx."

08 - Uża l-ittra bħala riċevuta tat-taxxa

Id-donatur tiegħek nirringrazzjak ukoll tista 'tkun irċevuta. Int trid tipprovdi rċevuta kull sena għal skopijiet ta 'taxxa jekk donatur jagħti $ 250 jew aktar , u tista' tinkludi dak l- iżvelar b'din l-ittra.

Grazzi l-ittri illum tipikament jinkludu l-iżvelar xieraq kull darba li donatur jagħti, kemm jekk online, b'ċekk jew permezz ta 'għoti ta' kull xahar .

Hija prattika tajba wkoll li tipprovdi sommarju tal-għoti għas-sena fil-bidu tas-sena d-dieħla, fil-ħin meta d-donaturi tipikament qed jippreparaw il -prospetti tat - taxxa tagħhom. Ftakar biss li rċevuta mhijiex grazie . L-irċevuta għandha tkun parti minuri ta 'l-ittra.

09 - Jistiednu aktar involviment

Huwa dejjem sbieħ li tinkludi stedina biex iżżur l-aġenzija tiegħek u tara x-xogħol tiegħek l-ewwel.

Fid-dinja tal-lum fejn tista 'tkun qed titlob donazzjonijiet minn nies fid-dinja kollha, l-impenn jista' jinkiseb permezz tal -midja soċjali . Inkoraġġixxi lid-donatur tiegħek biex isegwi l-organizzazzjoni tiegħek fuq Facebook u Twitter jew kwalunkwe netwerks soċjali oħra li tipparteċipa fih.

Peress li m'hemmx hyperlinks f'ittra bil-posta, agħti l-indirizz tal-websajt tiegħek u mbagħad aċċerta ruħek li l-buttuni tal-midja soċjali tiegħek huma faċli biex issibhom.

Inkludi stedina espliċita biex iżżur il-websajt u kklikkja fuq dawk il-buttuni u biex tiffirma għan-newsletter tal-email jew komunikazzjonijiet oħra. L-ikoni tal-midja soċjali huma wħud mill- aktar elementi importanti fil-websajt tal-karità tiegħek.

10 - Żid post tax-xogħol u ipprovdi informazzjoni ta 'kuntatt

Aħna lkoll skimmers. C'est pourquoi ħafna minna jaqraw il-parti ta 'fuq ta' ittra u mbagħad skip down għall-PS Imbagħad nistgħu mmorru lura u aqra l-bqija ta 'l-ittra. Negozjaturi diretti tal-posta jafu kollha dwar il-PS u dejjem jinkluduh. Xi drabi għandhom aktar minn wieħed.

Għall-PS ta 'ittra ta' thank you, inti tista 'tixtieq terġa' tirreferi għall-istorja li pprovdejt ("Michael u Jane huma siguri u kuntenti minnek") jew imqiegħda informazzjoni ta 'kuntatt importanti hemmhekk.

Id-donaturi għandu jkollhom l-isem, in-numru tat-telefon u l-indirizz elettroniku ta 'xi ħadd fl-organizzazzjoni li jistgħu jikkuntattjaw il-mistoqsijiet. Is-servizz tal-klijent huwa daqstant importanti għal dawk li ma jagħmlux profitt fir-rigward tan-negozji, u b'hekk tagħmilha faċli għal donatur li jsib persuna reali jekk ikollhom problema.