Kif tinħoloq sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti għal negozji żgħar
Għal ħafna negozji, il-fokus tal-ġestjoni tad-dokumenti huwa fuq l-organizzazzjoni u l-ħażna tad-dokumenti. Iridu jkunu kapaċi li jaħżnu d-dokumenti b'mod organizzat u sigur li għadu jippermetti li d-dokumenti jinstabu faċilment.
Dan l-artikolu ser jurik kif tinħoloq sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti li tagħmel eżattament dik.
Jekk ttajpja "ġestjoni tad-dokumenti" fi kwalunkwe magna tat-tiftix, ikollok listi twal ta '"soluzzjonijiet" ta' ġestjoni tad-dokumenti, ħafna softwer jew apps li jirreklamaw il-vantaġġi li jkollhom uffiċċju bla karti .
Softwer jew apps ta 'ġestjoni tad-dokumenti, madankollu, huma mfassla biex itejbu l- immaniġġjar tan-negozju tiegħek ta' fajls elettroniċi . Il-problema hija li bosta negozji żgħar għandhom jittrattaw taħlitiet ta 'data antika fuq karti u fajls elettroniċi - u f'xi każijiet, il-proporzjon tad-dejta fuq il-karta hija ħafna akbar.
Soluzzjoni waħda għall-problema li jkun hemm ambjent tad-data mħallat tkun li tuża sistema ta 'immaġni tad-dokumenti biex tikkonverti d-dokumenti kollha tan-negozju tiegħek f'forma elettronika. Imma dan huwa għali wisq u jieħu ħafna ħin għal ħafna negozji żgħar.
L-aħbar it-tajba hija li inti tista 'tpoġġi l-affarijiet bażiċi ta' sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti f'postha mingħajr ma tixtri xi softwer speċjali jew għaddejjin minn immaġni tad-dokumenti bl-ingrossa.
Is-sistema m'għandhiex għalfejn tkun kumplessa; inti sempliċiment għandek tinvesti ftit ħin fl-ippjanar u l-implimentazzjoni tagħha.
Kif tinħoloq sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti
It-twaqqif ta 'sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti jinvolvi tliet passi;
- il-ħolqien ta 'pjan ta' ġestjoni tad-dokumenti,
- implimentazzjoni tal-pjan ta 'ġestjoni tad-dokumenti,
- u wara permezz.
L-ewwel pass, il-ħolqien tal-pjan, jinvolvi jwieġeb dawn l-erba 'mistoqsijiet:
X'inhuma r-regoli għall-ħolqien ta 'dokumenti?
Fatturi , ittri ta 'tfakkir ta' ħlas, fuljetti tal-bejgħ, email, karti tal-bilanċ , spreadsheets, rapporti - In-negozji kollha joħolqu varjetà ta 'dokumenti waqt li qed jagħmlu u jżommu rekord tan-negozju. U biex iżommu l-affarijiet organizzati, in-negozji kollha jridu jistabbilixxu regoli għall-ħolqien ta 'dokumenti.
Per eżempju, hemm mudelli interni għal uħud mid-dokumenti tan-negozju standard tiegħek, bħal ittri u fatturi, u fejn jinsabu?
Hemm gwida ta 'l-istil intern li jeħtieġ li tiġi segwita?
Jekk id-dokumenti l-ġodda jkunu ddatati u / jew stampati bil-ħin?
Liema proċeduri għandhom jiġu segwiti għall-qsim jew ir-reviżjoni tad-dokumenti?
Għal xi negozji żgħar, l-uniku punt dwar il-ħolqien ta 'dokumenti li jkun importanti jkun fejn jinsabu l-mudelli għal diversi dokumenti tan-negozju u kif jużawhom. Imma jekk il-ħolqien tad-dokument fi ħdan in-negozju tiegħek jinvolvi nies differenti li jikkollaboraw, jirrevedu jew jaġġornaw id-dokumenti, ikollok bżonn tqatta 'xi żmien billi tiddeċiedi kif dawn l-affarijiet għandhom isiru biex jiżguraw l-effiċjenza u l-konsistenza.
Kif se naħżnu d-dokumenti?
Fil-fatt hemm żewġ aspetti għal din il-kwistjoni.
L-ewwel tinvolvi l-aspetti fiżiċi tal-ħażna. Anki jekk in-negozju ż-żgħar tiegħek qed jaħżen id-dokumenti fil-kabinetti tal-preżentazzjoni, hemm spejjeż assoċjati mal-ħażna; mhux biss l-ispiża tal-kabinetti tal-preżentazzjoni nfushom, iżda l-ispiża tal-ħin meta inti u / jew l-impjegati tiegħek fajl dokumenti jew mur biex jirkuprawhom. Fil-fatt, l-akbar spiża assoċjata mal-ħażna, għall-biċċa l-kbira tan-negozji ż-żgħar, probabbilment hija l-ispiża tal-ħin moħli meta n-nies qed ifittxu dokumenti.
It-tieni aspett tal-ħżin tad-dokumenti huwa organizzattiv; kif se jiġu ffajljati d-dokumenti? Iċ-ċavetta għad-dokumenti tal-preżentazzjoni hija li ssegwi prattiki tajbin ta 'ġestjoni tal-fajls.
Trid ukoll tkun taf kif ser tiġbor id-dokumenti. Kif timmaniġġa fajls li huma skaduti jew li għadhom kemm lesti biex jiġu mċaqalqa fil-back burner fis-sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti tiegħek?
Qrib il-bidu ta 'kull sena, pereżempju, immur il-fajls varji relatati max-xogħol fuq il-kompjuter tiegħi, tnaqqas dawk li m'għadhomx kurrenti, u joħolqu folders ġodda bit-tikketta skont is-sena u / jew suġġett, li jiċċaqilqu fajls kif meħtieġ.
L-istess jista 'jsir b'fajls tal-karti; mhuwiex diffiċli li jitneħħew dokumenti qodma (er) minn folder ta 'fajl u tikketta u toħloq waħda ġdida bi "Old" fit-titlu. Xi softwer joffri għażliet ta 'arkivjar awtomatiku. Microsoft Outlook, per eżempju, jippermettilek li tinstema 'email qadim.
Kif tista 'tissemplifika l-irkupru tad-dokumenti?
Din il-mistoqsija hija l-qalba tas-sistema tal-ġestjoni tad-dokumenti tiegħek. Fi stħarriġ imwettaq minn Leger Marketing għal Xerox Canada, is-sidien u l-maniġers tal- SMB Kanadiżi ta 'medja qalu li jiswa $ 2,152 fis-sena biex jimmaniġġa u jaħżen id-dokumenti u madwar siegħa kuljum biex ifittex dawn id-dokumenti (globeandmail.com).
Għal darb'oħra, prattiċi ta 'preżentazzjoni tajba jistgħu jmorru' l bogħod biex tinstab soluzzjoni għall-problema. Browsing l-artikoli tal-Ġestjoni tad-Data fuq dan is-sit ser tibda. Jekk tagħmel affarijiet bħal konsistentement issegwi konvenzjonijiet ta ' ismijiet stretti, pereżempju, id-dokumenti se jkunu aktar faċli biex issibhom.
U jekk intx proprjetarju uniku li taħdem waħedha jew sid in-negozju mal- impjegati , nirrakkomanda li tinħoloq Lista tal-Pjaten tal-Fajls , li tfakkar lill-utenti fejn jidħlu tipi partikolari ta 'fajls u fejn tista' ssib dokumenti partikolari. Jekk in-negozju tiegħek huwa l-aktar simili, ftakar li tinkludi jekk il-fajl ikunx jew le fuq is-sistema tal-kompjuter tiegħek, server intern, fis- sħab , jew jekk f'forma stampata preżentata f'post fiżiku bħal kabinett tal-preżentazzjoni. Per eżempju, ejja ngħidu li tuża stampi, vidjow jew anke ritratti tal-karti fin-negozju tiegħi. Dħul fil-Lista tal-Pjazzamenti tal-Fajl tiegħek jista 'jkun:
Stampi diġitali / video: kompjuter (jew server) - drive E: / ritratti - fajl fil-folder tas-suġġett xieraq
Ritratti tal-karti: kabinett tal-preżentazzjoni 3 - Ritratti - alpha skont is-suġġett
Netwerks maqsuma jew drives sħab għandhom ikunu ttikkettati skond il-kontenuti kif għandhom jippreżentaw kxaxen kabinett.
Kif nistgħu niżguraw / iżommu d-dokumenti tagħna siguri?
L-ewwel linja ta 'difiża għas-sigurtà tad-dokument hija fiżikament li tiżgura l- bini tan - negozju infushom. In-negozji kollha jeħtieġ li jkollhom sistemi ta 'sigurtà, bħal sistemi ta' allarm, installati - anke negozji bbażati fid-dar .
In-negozji jistgħu wkoll jeħtieġu jew iridu jinvestu f'tagħmir ieħor tas-sigurtà, bħal vireg tat-twieqi / grills, kameras tas-sigurtà u / jew servizzi ta 'għassa. Inti tista 'tonfoq il-ħin kollu li trid toħloq il-passwords u l-korda tal-fajls f'tentattiv biex tipproteġi l-fajls elettroniċi tiegħek, iżda ma jimpurtax ħafna jekk xi ħadd jista' sempliċement wander u jisirqu l-kompjuter tiegħek u jġib il-hard drive.
Il-kabinetti tal-preżentazzjoni kollha għandhom ikunu jistgħu jinqaflu u jinżammu msakkra wara l-ħinijiet tax-xogħol (u msakkra f'nofsinhar jekk l-ebda waħda affidabbli ma tkun se tkun viċin ħafna).
Proċeduri ta 'sigurtà ġenerali għal dokumenti elettroniċi jinvolvu appoġġ ta' dokumenti regolarment u ż-żamma ta 'backup ta' dokumenti x'imkien ieħor barra mill-istess hard drive fejn jinsabu d-dokumenti oriġinali. Barra mis-sit huwa l-aħjar li tħares kontra li d -dejta tan - negozju tiegħek tkun eliminata minn diżastri naturali - għadha raġuni oħra għaliex is-sħab huwa ideali għan-negozju .
Negozji żgħar ma 'kollegi jew impjegati li jaqsmu l-istess netwerk tal-kompjuter jistgħu wkoll jixtiequ jirrestrinġu l-aċċess ta' xi utenti sabiex ikunu jistgħu jużaw jew biss jaraw xi wħud mir-riżorsi tan-netwerk. Per eżempju, jista 'jkollok netwerk ta' sehem tan-netwerk jew tas-sħab imsejjaħ "Kontabilità" li għandu aċċess ristrett għall-ġestjoni biss Anke jekk utent jitħalla jkollu aċċess għal riżorsa, bħal applikazzjoni, dokumenti partikolari jistgħu jiġu protetti bil-password. Il-kontenut tad-dokumenti jista 'wkoll jiġi encrypted, u jagħmilhom aċċessibbli biss għal dawk li għandhom il-kjavi meħtieġa.
Is-serq ta 'l-impjegati huwa theddida oħra għas-sigurtà tad-data. In-negozji ż-żgħar ma 'l-impjegati għandhom jirrealizzaw il-fatt li jivverifikaw u jwettqu kontrolli ta' l-isfond fuq l-impjegati bħala kwistjoni ta 'politika.
Implimentazzjoni tas-Sistema ta 'Ġestjoni tad-Dokument Tiegħek
Ladarba tkun ħolqot il-pjan ta 'ġestjoni tad-dokumenti tiegħek billi twieġeb il-mistoqsijiet t'hawn fuq, int lest biex timplimentah, u tiżgura li l-impjegati tiegħek jafu d-dettalji tas-sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti tan-negozju tiegħek u qed isegwu proċeduri xierqa meta joħolqu, jaħżnu u jirkupraw dokumenti.
Int ser ikollok ukoll tkun żgur li kulħadd li jaċċessa u juża dokumenti fi ħdan l-organizzazzjoni tiegħek isegwi, jagħmel affarijiet bħad-nomina u l-ħażna tad-dokumenti b'mod xieraq. Kontroll fuq il-post fuq bażi regolari biex jiġi ttestjat jekk fajls partikolari jistgħux jinstabu faċilment u biex ikunu protetti kontra l-misfiling.
Tista 'twaqqaf sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti f'jum imma timplimentaha b'mod konsistenti maż-żmien se tkun iċ-ċavetta għas-suċċess tagħha. Il-premjijiet huma enormi - ikunu jistgħu jsibu dak li trid issib meta tridha u l-paċi tal-moħħ.