Kaptan tas-Sistema ta 'Filing tiegħek!
It-teħid tal-ħin biex tiġi organizzata s-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek huwa kruċjali. Filwaqt li kulħadd iħobb li jkollu uffiċċju bla karti , ir-realtà hi li bosta negozji żgħar għad għandhom il-ħtieġa li jaħżnu dokumenti tal-karta bħal fatturi , riċevimenti , eċċ u jkunu jistgħu jirkuprawhom faċilment meta jkun meħtieġ.
L-irċevuti tal-preżentazzjoni huma b'mod speċjali importanti; sistema ta 'arkivjar ineżistenti jew messy tista' żżid ġranet ta 'sforz żejjed fil-ħin tat-taxxa tad-dħul billi ma tridx taqbeż it -tnaqqis tat-taxxa minħabba n-nuqqas ta' rċevuti.
U jekk in-negozju tiegħek qatt ikun soġġett għal verifika u ma tistax tipproduċi d-dokumenti meħtieġa biex issostni l-ispejjeż tiegħek l-pretensjonijiet tiegħek x'aktarx jiġu miċħuda u d-dikjarazzjoni tat-taxxa tiegħek tiġi vvalutata mill-ġdid .
Bħala sid ta 'negozji żgħar , trid tkun tista' topera fuq l-iskrivanija tiegħek malajr u faċilment . Għalkemm it-twaqqif ta 'sistema tal-preżentazzjoni tal-karti tinħass diffiċli, huwa kompitu relattivament faċli li jista' jsir aktar faċli minn ftit tips u tricks ta 'preżentazzjoni.
Kif Organizza Is-Sistema ta 'Tagħrif Tiegħek
(1) Sit fuq l-iskrivanija tiegħek għal ftit minuti u insibu fejn int tistinka biex tfittex affarijiet.
Għandi kexxun fuq il-lemin tal-istazzjon tax-xogħol tiegħi. Meta waqqaf is-sistema tal-preżentazzjoni tiegħi, ma kelli xejn fiha. Meta nkun qiegħed tfittex pinen, karti tal-karta jew l-istejpler tiegħi, kien l-ewwel post li nħares, minkejja li kont naf li kien vojt. Allura naturalment nressaq il-pinen, il-paperclips u l-istejpler f'dak il-kexxun. Għalija, kienet id-dar naturali għal dawk l-oġġetti.
Kulħadd se jsegwi dan b'mod differenti u x-xogħlijiet għal persuna waħda jistgħu ma jaħdmux għal ieħor. Ħu ftit minuti biex joqogħdu bilqegħda fl-ispazju tax-xogħol primarju tiegħek u tilħaq għal tagħmir, provvisti u fajls. Dan jgħinek tistabbilixxi l-post ideali għall-preżentazzjoni ta 'dawk l-oġġetti għalik personalment.
(2) Issa li taf fejn naturalment tfittex informazzjoni, trid tiddetermina jekk sistema ta 'arkivjar alfabetiku, numeriku jew tas-suġġett taħdimx aħjar għalik.
Kif ser torganizza l-burokrazija tiegħek fil-kategoriji tal-preżentazzjoni (jiġifieri l-ispejjeż, il-finanzi, il- kummerċjalizzazzjoni )?
Kif issib burokrazija relatata man- nefqa għan-negozju bħal dikjarazzjonijiet tal-bank, kontijiet ta 'utilità, irċevuti ta' spejjeż tal-uffiċċju, rekords ta 'mili tal-vetturi , eċċ? Xi ngħidu dwar l -informazzjoni tal-klijent - tiftix għal affarijiet skont l-isem tal-klijent? In-numru ta 'referenza? Dan huwa pass kritiku, għax ser jiddetermina kif ser tfassal is-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek. Ladarba tkun iddeterminat liema kategoriji ser tuża, iddeċiedi jekk ikollokx tmur aktar u toħloq subkategoriji. Agħmel dan qabel tixtri xi ħaġa għas-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek.
(3) Sussegwentement, tiddetermina bejn wieħed u ieħor il-ħtiġijiet tal-ħażna tiegħek.
Għandek numru kbir ta 'fajls li taċċessek kuljum? Inti taċċetta biss il-fajls tiegħek kull ġimgħa? It-tweġibiet se jiddeterminaw jekk għandekx bżonn detentur tal-fajl tad-desktop, kabinett tal-preżentazzjoni ta 'żewġ kexxun viċin l-iskrivanija tiegħek jew kabinett tal-preżentazzjoni laterali ta' erba 'kexxun madwar il-kamra.
Agħżel b'attenzjoni. Ħalli t-tkabbir meta tħares lejn il-kabinetti tal-preżentazzjoni - tixtri xi ħaġa biex takkomoda d-doppju tal-fajls li taħseb li jkollok issa. Dan se jillimita n-numru ta 'drabi li jkollok tirrikorri u torganizza mill-ġdid is-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek.
(4) Jinvestu f'sistema tajba ta 'tikkettar għal ċarezza u aċċess faċli.
Li tkun tista 'taqra t-tikketti tal-fajls tidher ovvja, iżda ċ-ċarezza fit-tikkettar tiffranka aktar ħin tal-preżentazzjoni milli tista' timmaġina.
Il-biċċa l-kbira tal-kumpaniji li jagħmlu t-tikketti jipprovdu mudelli li jintegraw mas-softwer tal-ipproċessar tal-kliem l-aktar popolari. Inti tista 'tixtieq tikkunsidra wieħed mis- sistemi żgħar tat - tikketta li issa tista' wkoll tipprintja t-tikketti individwali tal-posta. Oġġetti li jwettqu dazju doppju huma ġeneralment investiment għaqli.
(5) Issa inti lest biex jixtri folders fajl.
L-aħjar investiment huwa li tixtri folders ikkuluriti mdendlin (kun żgur li l-iskedi tat-tikketta tal-plastik huma inklużi) u folders sempliċi tal-fajl manila. Il-folders mdendlin kulur huma l-aħjar għal żewġ raġunijiet:
- huma faċilment disponibbli
- jagħmluha faċli li jirrikonoxxu kategoriji
Per eżempju, jekk tpoġġi l-fajls kollha tal- klijent tiegħek f'folji mdendlin isfar, informazzjoni finanzjarja f'folders blu u kull ħaġa relatata mal-marketing f'folders ħomor, tista 'faċilment tara bejn wieħed u ieħor fejn għandek tkun tiftix għal fajl partikolari.
Sempliċi huwa l-aħjar
Il-prinċipju KISS japplika għat-twaqqif ta 'sistema ta' filing li hija faċli biex tużah u faċli biex tikber. Żommha Sweetheart Sempliċi! Kategoriji ta 'suġġetti wesgħin jippermettulek li faċilment iżżid fajls ġodda kif tikber, u telimina l-ħtieġa li ttejjeb jew torganizza mill-ġdid is-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek fuq bażi regolari.
Li tinżamm sempliċi wkoll tagħmilha aktar faċli biex jiġu integrati l-karti u l-fajls diġitali tiegħek bħala parti mis- sistema ġenerali ta ' ġestjoni tad - dokumenti tiegħek.
Mur mingħajr karti fejn ikun possibbli
Jekk qed tipprova aħdar in-negozju tiegħek u tagħmel il-bidla għal "Uffiċċju bla karti" tista 'tiskannja l-irċevuti tal-ispejjeż u aħżenhom bl-informazzjoni tal-kontabilità diġitali l-oħra tiegħek. Xi wħud mill-applikazzjonijiet ġodda tal - kontabilità bbażati fuq Cloud jiffaċilitaw dan billi jkollhom apps mobbli li jippermettu li tieħu snap mowbajl ta 'riċevuta ta' spiża u rreġistraha fuq il-fly (ara L-Aqwa Software tal-Kontabilità għal Negozji Żgħar Kanadiżi ).
Żomm f'moħħok li kopji stampati jew stampi diġitali ta 'riċevuti ta' spejjeż huma ġeneralment aċċettabbli għall-Aġenzija tad-Dħul tal-Kanada (CRA) sakemm dawn ikunu jinqraw b'mod ċar. Jekk le, is-CRA tista 'titlob li tara d-dokumenti tal-karta oriġinali matul verifika jew talba ta' rutina għad-dokumentazzjoni, għalhekk l-oriġinali għandhom dejjem jinżammu għaż-żmien preskritt. (Ara Kemm idum għandi nżomm ir-rekords tan-negozju tiegħi? Għal aktar informazzjoni.)