Ġestjoni tal-Fajls Tips għall-Fajls Diġitali
Minbarra li jaħżen id-dokumenti lokalment fuq desktops, laptops jew apparat mobbli, aktar u aktar negozji qed jużaw is- sħab għal applikazzjonijiet kummerċjali bażiċi u ħżin tal-fajls. (Ara Għaliex Cloud Computing huwa Ideali għal Negozji Żgħar u 5 Żvantaġġi ta 'Cloud Computing ) .
Li tikkomplika aktar il-kwistjoni tal-ħżin hija l-ħtieġa għal ħafna negozji biex jaqsmu d-dokumenti bejn l- impjegati .
Fi ħdan uffiċċju dan tipikament isir bl-użu ta 'server tal-fajl jew apparat ta' ħażna mehmuż man-netwerk (NAS). Jekk ikun meħtieġ aċċess mobbli maqsum, id-dokumenti jistgħu jinħażnu fis-sħab u jinqasmu billi jiġu assenjati permessi ta 'aċċess. Ir-riżultat ta 'dan kollu jista' jkun il-ħmarillejl tal-ġestjoni tal-fajl b'xi dokumenti ta 'persuna maħżuna fis-sħab u xi dokumenti lokali, u anke individwali maħżuna f'post wieħed jew ieħor.
L-organizzazzjoni hija l-muftieħ għall-Ġestjoni tal-Fajl Elettroniku
Kull fejn jinħażnu d-dokumenti huwa importanti li dawn jinżammu organizzati u aġġornati. L- għan tal-ġestjoni tal-fajl elettroniku huwa li jiżgura li tista 'ssib dak li tkun qed tfittex, anke jekk qed tfittex snin wara l-ħolqien tagħha.
Il-biċċa l-kbira tan-nies tan-negozju f'ħin wieħed jew ieħor kienu fil-pożizzjoni vaga ta 'sejħa tal- klijent u li ma jkunux jistgħu jsibu malajr il- fattura rilevanti jew dokumenti importanti oħra tal-klijent.
Bl-istess mod tedjanti qed isib ruħu fi tmiem is-sena jipprova jsib dokumenti li jappartjenu għal kontijiet tal-kumpanija għall- accountant jew saħansitra agħar, il-persuna taxxabbli .
L-organizzazzjoni xierqa ta 'dokumenti diġitali hija speċjalment kritika f'ambjent komuni - jekk wieħed mill-impjegati tiegħek ikun assenti (temporanjament jew b'mod permanenti!) Għandek tkun tista' faċilment issib kwalunkwe dokument maħluq jew immexxi minn dik il-persuna.
(Innota li t-telf potenzjali ta 'kwistjonijiet ta' dejta ma ' impjegati li jmorru kontra r-reliġjon huwa raġuni oħra biex tipproteġi d-data tan-negozju tiegħek. Ara 6 Regoli tal-Protezzjoni tad-Dejta Kummerċjali ).
Dawn il-pariri dwar il-ġestjoni tal-fajls tgħinek iżżomm il-fajls tiegħek aċċessibbli:
1. Uża l-folders ta 'installazzjoni default għal fajls tal-programm.
Uża l-lokalitajiet tal-fajl default meta tinstalla programmi ta 'applikazzjoni. Taħt Windows, skont il-fajls tal-programm ta 'applikazzjoni tal-konvenzjoni hemm residenza taħt id-direttorju tal-Fajls tal-Programm (Drive Letter:) -> L-installazzjoni ta 'l-applikazzjonijiet x'imkien ieħor hija konfuża u mhux meħtieġa.
2. Post wieħed għad-dokumenti kollha.
Poġġi d-dokumenti kollha taħt folder "għerq" wieħed. Għal utent wieħed f'ambjent Windows l-lokalità awtomatika hija l-folder My Documents.
F'ambjent ta 'qsim ta' fajls nipprova nagħmel l-istess. Oħloq folder waħdieni tal-għeruq (imsejjaħ "Dokumenti Komuni" per eżempju) u jaħżen id-dokumenti kollha f'sub-folders ġewwa l-folder tal-għeruq. Li jkollu post wieħed għad-dokumenti elettroniċi kollha jagħmilha iktar faċli biex issib affarijiet u biex imexxu backups u arkivji.
3. Oħloq folders f'ġerarkija loġika.
Dawn huma l-kexxun tal-kabinett tal-preżentazzjoni tal-kompjuter tiegħek, biex ngħidu hekk. Uża lingwaġġ sempliċi biex issemmi l-folders tiegħek; ma tridx tkun qed tħares lejn din il-lista ta 'folders fil-futur u mintix x'inhi "TFK" jew kwalunkwe abbrevjazzjoni oħra interessanti li vvintajt.
4. Folders Nest fil-folders.
Oħloq folders oħra f'dawn il-folders prinċipali skond il-bżonn. Pereżempju, folder imsejjaħ " Fatturi " jista 'jkun fih folders imsejħa "2018", "2017" u "2016". Fajl imsemmi għal klijent jista 'jinkludi l-folders "data tal-klijent" u "korrispondenza". L-għan huwa li jkun hemm kull fajl f'fajl minflok ma jkun hemm mazz ta 'fajls orfni elenkati.
Madankollu, ma joħolqux strutturi tal-folder kumplessi u profondi. Kull fejn hu possibbli juża ismijiet ta 'fajls deskrittivi minflok.
5. Segwi l-konvenzjonijiet tal-ismijiet tal-fajls.
Xi sistemi operattivi (bħal Unix) ma jippermettux spazji fl-ismijiet tal-fajls jew tal-folder, sabiex tevita dan jekk l-ambjent tal-kompjuter tiegħek jitħallat. Minflok uża l-enfasi bħala delimiter (eż. Doe_John_Proposal.doc.) Karattri oħra bħal /? <> \: * | "^ huma pprojbiti wkoll fl-ismijiet tal-fajls jew folder taħt il-Windows.
Uża l-ismijiet tal-fajls deskrittivi għall-identifikazzjoni u l-irkupru faċli imma ma tmurx lura - l-ismijiet tal-fajl / il-passaġġ għandhom limiti tat-tul li jvarjaw bejn is-sistemi operattivi. Taħt il-Windows it-tul massimu tal-passaġġ sħiħ għal fajl (eż. L-ittra tas-sewqan + ismijiet tal-folder + isem tal-fajl) huwa ta '260 karattru. Uża abbrevjazzjonijiet komuni kull meta jkun possibbli, bħal Jan għal Jannar jew Corp for Corporation.
6. Kun speċifiku.
Agħti fajls elettroniċi loġiċi, ismijiet speċifiċi u jinkludu dati fl-ismijiet tal-fajls jekk ikun possibbli. L-għan meta n-nomina tal-fajls huwa li tkun tista 'tgħid x'inhi l-fajl mingħajr ma tiftaħ u tħares. Mela jekk id-dokument huwa ittra lil klijent li fakkruh li l-pagament kien messhom saru, ċempelha xi ħaġa bħal "overdue_20180115"; aktar milli xi ħaġa bħal "ittra". Kif tkun taf min hija l-ittra mingħajr ma tiftaħha?
Jekk qed tiskambja fajls permezz ta ' email jew tagħmir li jista' jinġarr, inti tista 'tixtieq li jkollok l-isem tal-fajl tinkludi informazzjoni aktar speċifika, peress li l-informazzjoni dwar il-folder ma tiġix inkluża mal-fajl maqsum. Pereżempju, jekk id-dokument tiegħek joqgħod fid-Dokumenti u l-fajl huwa maqsum jew mibgħut bil-posta, ir-riċevitur kollu se jara hu Doe_John_20170416.doc u jista 'ma jkunx jista' jgħid li l-fajl huwa klijent fattura mingħajr ma tinfetaħ.
7. Fajl kif tmur.
L-aħjar ħin għall-preżentazzjoni ta 'dokument huwa meta toħloq l-ewwel darba. Allura żżomm il-vizzju li tuża l-kaxxa tad-djalogu "Save As" biex tressaq id-dokument tiegħek kif ukoll tinnominaha, billi tqiegħdha fil-post it-tajjeb fl-ewwel post.
8. Ordna l-fajls tiegħek għall-konvenjenza tiegħek.
Jekk hemm folders jew fajls li tuża ħafna, iġġiegħlhom fil-quċċata tal-lista tal-fajl billi tibagħtilhom bl-isem ta 'a! jew AA fil-bidu tal-isem tal-fajl.
9. Aħsel il-fajls tiegħek regolarment.
Kultant dak li hu antik huwa ovvju bħal fl-eżempju tal-folder msejjaħ "Fatturi" hawn fuq. Jekk le, iżommu l-folders tiegħek magħluqa billi jneħħi l-fajls qodma.
Tħassarx fajls relatati man-negozju sakemm ma tkunx assolutament ċert li qatt mhu ser ikollok bżonn il-fajl mill-ġdid. Minflok, fil-ġabra prinċipali tiegħek ta 'folders taħt il-folder ta' l-għeruq tiegħek, toħloq folder imsejjaħ "Qadim" jew "Inattiv" u mċaqalqa fajls qodma meta tolqothom.
( Kemm idum Għandek Żomm Rekords Kummerċjali għas-CRA jew l-IRS? Tispjega kemm għandek iżżomm rekords tan-negozju biex tissodisfa l-obbligi fiskali tiegħek.)
10. Taġġorna l-fajls tiegħek regolarment.
Kemm jekk qed tikkopja l-fajls tiegħek fuq drive ieħor jew fuq it-tejp, huwa importanti li titwaqqaf u ssegwi kors ta 'back-up regolari. Ara l- Passi 3 għal Sistema ta 'Backup b'suċċess .
Ġestjoni Tajba tal-Fajl Jagħmel Tfittxija X'tista 'Tkun Taf Easy
Il-ġestjoni ta 'dokumenti elettroniċi għandha tkun parti minn strateġija ġenerali ta' ġestjoni tad-dokumenti għan-negozju tiegħek. Pjan ta ' ġestjoni tad - dokumenti xieraq għandu jinkludi l-aspetti kollha tat-trattament tad-dokumenti, inkluż il-ħażna, irkupru, backups u sigurtà.
Il-funzjoni tat-tfittxija hija ħaġa sabiħa imma qatt mhu se tlaqqa 'l-faċilità li tkun tista' tmur direttament għal folder jew fajl. Jekk issegwi dawn il-pariri dwar il-ġestjoni tal-fajls b'mod konsistenti, anki jekk ma tkunx taf fejn hi xi ħaġa, taf fejn għandu jkun - vantaġġ kbir meta wieħed isib dak li qed tfittex. Prattiki tajbin ta 'ġestjoni ta' fajls jiffrankaw in-negozju tiegħek ħin u flus .