5 modi biex tnaqqas il-ħin li tqatta 'l-infilzar
Imma sfortunatament, mibegħda jew le, meta tmexxi negozju żgħir, trid issir l-infilzar, jew tkun taf issib malajr it-tikketta tiegħek taħfir taħt il-piż tal-karta kollha li żżomm il-pil. X'hemm ħadd ta 'preżentazzjoni biex tagħmel?
Hemm żewġ approċċi għall-problema li tista 'tgħin.
Tista 'tipprova tagħmel il-preżentazzjoni tal-ħin tiegħek kemm jista' jkun qasira (metodu li stajt kważi pperfezzjona matul is-snin ta 'tmexxija ta' uffiċċju) jew tagħmel il-preżentazzjoni tal-ħin tiegħek kemm jista 'jkun divertenti (xi ħaġa nibqa nipprova nwettaq). Ejja nħarsu lejn pariri biex innaqqsu l-ammont ta 'ħin li attwalment infieq l-ewwel.
Imqatta 'u rriċikla meta jkun possibbli
L-ewwel mistoqsija dwar kwalunkwe biċċa karta li tidher fuqek tistenna li tkun ippreżentata hija, "Dan id-dokument jeħtieġ li jiġi ppreżentat?"
Ħafna mid-dokumenti li jidħlu fil-posta jistgħu jidħlu direttament fil-shredder. X'inhu l-punt fil-preżentazzjoni ta 'reklami jew ittri informattivi minn kumpaniji oħra, pereżempju? Meta tkun qed tittratta l-posta, aqra biċċa mail darba, tiddeċiedi jekk ikollokx bżonnha fis-sena minn issa u fajlha jew xejlha kif xieraq.
Iċ-ċansijiet huma tajbin int qed tforni ħafna kopji stampati ta 'dokumenti li m'għandekx bżonn li tkun infilzar - u lanqas biss għandhom ikunu stampar fl-ewwel post.
M'hemmx għalfejn fajl ta 'kopji stampati ta' fatturi jew ittri, per eżempju, jekk il -fajls elettroniċi tiegħek huma organizzati u qed issegwi proċeduri ta ' backup xierqa.
Allura meta tkun qed tindirizza dik il-munzell tal-preżentazzjoni, ixekkel il- "karta li tista 'tgħix mingħajr".
Uża sistema ta 'filing li tagħmilha xogħol ta' uffiċċju ieħor aktar faċli, mhux aktar diffiċli.
Il-biċċa l-kbira tal-karta li għandi bżonn li tkun ippreżentata hija relatata mal-proċess ta 'negozju - u dawn id-dokumenti għandhom jiddaħħlu fis- sistema tal-kontabilità qabel ma jsir xi ħaġa oħra magħhom.
Allura minflok ma tieħu dik l-irċevuta għal skartoċċ tal-linka tal-istampar u infilzha taħt "P" fis-sistema tal-preżentazzjoni prinċipali tiegħi, niftakarha fis-sistema ta '"l-ewwel" preżentazzjoni tiegħi, serje ta' folders ittikjati minn xahar u sena.
Per eżempju, jekk xtrajt l-iskartoċċ tal-linka f'Settembru 2017, dak huwa l-fajl li fih imur, flimkien mal-kontijiet l-oħra kollha, id- dħul u dokumenti kummerċjali oħra li seħħew f'dak ix-xahar. Imbagħad hija kwistjoni sempliċi biex taħdem permezz tal-folder fl-aħħar tax-xahar u tagħmel l-entrati kollha tal-kontabilità li jeħtieġu li jsiru (jew jekk int ma tagħmilx it yourself, biex tagħti l-folder ta 'kull xahar lill- accountant jew accountant tiegħek) .
Innota li aħna mmexxija negozju tas-servizz , mhux negozju bl-imnut, hekk bilqiegħda u jaħdmu fuq il-kontijiet darba fix-xahar taħdem għalija. Int ser ikollok bżonn timmodifika l-idea tal-folder ta 'kull xahar kif xieraq jekk ikollok bżonn tressaq il-kontijiet tiegħek aġġornati aktar ta' spiss.
Aħseb qabel ma tiftaħ
X'jiġri wara li stajt użajt il-folders ta 'kull xahar biex tagħmel il-kontabilità? Id-dokumenti għandhom jiġu trasferiti għas- sistema ta 'arkivjar "prinċipali". Iżda pjuttost milli sempliċement infilzar kull dokument individwalment skond it-titlu tiegħu, nipproponi loġikament skond il-grupp, proċedura ta 'l-inkartament insib ħafna aktar mgħaġġla.
Ejja nħarsu lejn l-eżempju tal-iskartoċċ tal-linka tal-printer.
Minflok ma nippreżenta din l-irċevuta taħt "P" għal skartoċċ tal-linka tal-istampar, nippreżenja dan taħt Uffiċċju Provvisti - Riċevuti, l-istess post li nixtieq nippreżenta dokumenti bħal riċevuta għal ġabra ta 'noti ta' warajh jew riċevuta għal printer karta. Dan mhux biss jagħmel il-preżentazzjoni aktar mgħaġġla iżda jagħmilha aktar faċli biex issib dokumenti wara.
Uża kliem u frażijiet sħaħ fuq it-tikketti tal-folder tal-fajl tiegħek, mhux biss ittri
M'hemm l-ebda regola li tgħid li inti limitat biss għal ittri uniċi meta toħloq id-diviżjonijiet tas-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek. U jekk tagħmel dan, qed tagħmel il-preżentazzjoni tiegħek bla bżonn bil-mod u kkumplikata. Customize is-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek sabiex tkun tista 'tibbenefika mill-preżentazzjoni minn grupp u ssib il-post it-tajjeb biex tqiegħed dokument aktar malajr.
Per eżempju, minflok sempliċement ikollha sezzjoni tas-sistema tal-preżentazzjoni tiegħi mmarkata "C", għandi wkoll taqsima mmarkata "Klijent Fajls".
Il-fajls fi ħdan "Klijent Fajls" huma organizzati alfabetikament. Is-sbuħija tal-personalizzazzjoni tas-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek b'dan il-mod hija li dejjem tista 'tiġi suddiviża u organizzata aktar jekk ikollok bżonn. Allura klijent ewlieni jista 'jkollu diviżur tas-sistema tal-fajl ittikkettat bl-isem tagħha fis-sezzjoni "Fajls tal-Klijent" biex tagħmel id-dokumenti ta' tfittxija relatati ma'ha eħfef.
F'dan l-eżempju, allura, it-tikketti fuq is-sistema tal-preżentazzjoni jaqraw "B", "C", "Fajls tal-Klijent", "D" ... Ara kemm tiffaċilita l-preżentazzjoni tiegħek?
Pagna tal-preżentazzjoni oħra biex tħaffef il-preżentazzjoni tiegħek: Tinsiex li tippersonalizza l-alfabett, ukoll. Minflok sempliċement ikollha taqsima "M", tikketta wkoll "Mc".
Żomm 'l-ewwel "sistema ta' filing qrib u konvenjenti
Il-ħaġa kbira l-oħra dwar l-użu ta 'sistema ta' arkivjar f'żewġ stadji bħal dik deskritta hawn fuq hija li tagħmilha ħafna iktar faċli li żżomm l-ewwel stadju tas-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek (il-folders ta 'kull xahar) fiżikament qrib l- ispazju tax - xogħol tiegħek. Int tkun aktar inklinat li tressaq dokumenti minnufih minflok ma tħallihom jimtlew jekk ikollok qrib u organizzat il-post biex tippreżentahom.
Allura poġġi l-aħħar, il-karattri ta 'kull xahar tax-xahar ta' l-aħħar, ta 'kull xahar fi trej jew uża fajl concertina u poġġiha fit-tul ta' l-ispazju tax-xogħol tiegħek. Il-biċċa l-kbira tas-sistema tal-preżentazzjoni tiegħek (is-sistema ta 'arkivjar "prinċipali", kif sejħitha hawn fuq, tista' tkun madwar il-kamra jew saħansitra f'post differenti għal kollox, iżda fl-interess li niffrankaw il-ħin , m'għandekx ikollok tagħmel il-preżentazzjoni tal-ewwel stadju tiegħek.
Kif tagħmel Pjaċir ta 'Preżentazzjoni
Il-formoli tal-preżentazzjoni li tajtni s'issa għandhom jgħinuk tnaqqas il-ħin li tqatta 'l-infilzar u tevita l-iffriżar tal-moħħ. Imma x'inhuma dwar kif il-preżentazzjoni tal-ħin tiegħek issir aktar divertenti?
Fil-verità, l-unika strateġija li ħrejt hawn hija t-tixħima diretta, tippremja ruħi bil-cookie jekk nippreżenta għal ċertu ammont ta 'ħin. Dan se jaħdem iżda jista 'jwassal għal tqegħid ta' ħafna liri jekk ikollok ħafna preżentazzjonijiet biex tagħmel.
Jew tista 'tieħu approċċ aktar artistiku, billi tuża l-kuluri differenti kollha għall-folders tal-fajls tiegħek u tuża fonts mhux tas-soltu jew kaligrafija għat-tikketti. Jekk dan jagħmel il-preżentazzjoni tiegħek aktar divertenti jew le, ċertament se jagħmilha aktar attraenti.
U min jaf? Forsi biss il-fatt li l-preżentazzjoni tiegħek hija tant aktar mgħaġġla issa li hija hekk organizzata tagħmilha ferm aktar divertenti li tagħmel.