Ġestjoni tajba ta 'l-uffiċċju hija tajba għall-linja tal-qiegħ tiegħek
1. Tistabbilixxi r-rutini tal-ġestjoni tal-uffiċċju u żżommhom magħhom.
Kompiti ta 'rutina jeħtieġu proċeduri ta' rutina jekk inti tixtieq li tibqa 'organizzata u żżomm affarijiet bla xkiel.
Twaqqaf rutini għall-immaniġġjar ta 'burokrazija u sistemi ta' l-uffiċċju. Per eżempju, jekk possibbli, kull biċċa karta li tidħol fil-kariga tiegħek għandha tiġi mmaniġġjata darba, imwettqa fuq, u ffajljata - mhux bil-ħeffa mimlija fuq skrivanija. Bl-istess mod, il-komunikazzjonijiet diġitali bħall-emails għandhom jiġu pprijoritizzati u aġixxew immedjatament jekk possibbli jew immarkati għal azzjoni futura.
Is-sistemi tal-uffiċċju, inklużi desktops, laptops, servers tal-fajls, printers b'funzjonijiet varji u tagħmir mobbli, għandhom bżonn kemm proċeduri ta 'amministrazzjoni kif ukoll ta' emerġenza. Meta s-sistema ta 'ħbit jew tagħmir ta' tagħmir relatat mal-kompjuter tfalli, kulħadd fl-uffiċċju tiegħek jeħtieġ li jkun jaf lil min sejħa u x'għandekx tagħmel (bħalma hu li tipprova ssewwi l-problema stess). Tgħallem it-3 Passi biex Tipproteġi d-Dejta Kritika tan-Negozju tiegħek.
2. Twaqqaf responsabbiltajiet delineati b'mod ċar.
Il-ġestjoni tajba ta 'l-uffiċċju tiddependi fuq in-nies li jkunu jafu min hu responsabbli għal dak - in-nies li huma responsabbli li jagħmlu l-affarijiet.
X'jiġri, per eżempju, jekk ix - xiri għan-negozju ż-żgħar tiegħek ikun sar minn kull min kull meta? Int tkun tista 'ssib il-karta tal-printer meta tkun teħtieġha? It-tqegħid ta 'persuna waħda inkarigata mill-ordni tat-tagħmir u l-provvisti kollha ssolvi l-problema u żżomm sewwa l-affarijiet. Ikollhom impjegati jibagħtu email lill-persuna nominata għal kwalunkwe talba għall-provvisti, jew iwettqu lista miktuba bl-idejn f'post fejn tidher fejn in-nies jistgħu jżidu dak li għandhom bżonn.
Huwa l-istess ma 'amministrazzjoni ta' sistemi (tal-kompjuter). Irid ikollok persuna waħda responsabbli għas-sigurtà tas-sistemi tal-kompjuter tiegħek u żżomm rekord ta 'affarijiet bħal kontijiet, passwords u softwer. L - użu ta 'sistemi bbażati fuq sħab għal applikazzjonijiet tal-uffiċċju, softwer tal-kontabilità u ħażna ta' dejta hija soluzzjoni ideali għal negozji żgħar, iżda xorta jkollok bżonn persuna fdata assenjata biex twettaq ħidmiet amministrattivi biż-żieda / tħassir tal-utenti, assenjazzjoni ta 'permessi, eċċ.
3. Żomm ir-rekords - u żżomm ir-rekords kummerċjali tiegħek aġġornati.
Iż-żamma tar-rekords tinstema 'bħala l-iktar parti faċli tal-ġestjoni tajba tal-uffiċċju - sakemm tikkunsidra l-ħtieġa li żżomm dawk ir-reġistri kemm aċċessibbli kif ukoll aġġornati. Iżda l-ewwel regola biex tkun maniġer tajjeb tal-uffiċċju tgħinek tikseb kontroll fuq dan; tagħmel l-aġġornament tar-reġistri ta 'rutina ta' l-uffiċċju. Meta tasal klijent jew klijent ġdid, pereżempju, tieħu biss mument biex tidħol f'dejta ta 'kuntatti tiegħek. Imbagħad se tieħu biss mument jew tnejn biex taġġorna r-rekord wara li tkun tkellimt lilu fuq it-telefon.
(Innota wkoll li l-biċċa l-kbira tal-ġurisdizzjonijiet għandhom Atti ta 'Privatezza li jirregolaw it-trattament tal-informazzjoni tal-klijent.)
4. Ħu mixja permezz tal-uffiċċju tiegħek u għandek tiltaqa '.
L-uffiċċju tiegħek huwa eżempju ta 'ġestjoni spazjali jew ġestjoni ħażina tal-ispazju?
Meta timxi fuq l-uffiċċju, għandek toqgħod madwar l-ostakli jew imexxi r-riskju ta 'tgerbib fuq xi ħaġa?
Meta inti toqgħod bilqiegħda fuq skrivanija tista 'taħdem bil-kumdità attwalment hemmhekk? Hemm affarijiet loġikament irranġati sabiex l-affarijiet li tuża l-aktar fuq l-iskrivan huma l-eqreb għall-idejn?
Hemm ħafna affarijiet mimlija fl-uffiċċji llum, mill-printer stands permezz kabinetti tal-preżentazzjoni . Għall-ġestjoni tajba ta 'l-uffiċċju, trid tkun żgur li l-affarijiet kollha fl-uffiċċju huma rranġati għall-effiċjenza massima - u s-sikurezza massima. Il-Bażiċi tad-Disinn tal-Uffiċċju Żgħir jew tad-Dar tipprovdi pariri biex tissodisfa mingħajr periklu l-enerġija, id-dwal u l-bżonnijiet tal-ventilazzjoni tal- ispazju għall - uffiċċji tiegħek.
5. Skeda tax-xogħol tedious.
Huwa faċli wisq biex tħawwad affarijiet li ma tħobbx tagħmel, u ħafna nies tan-negozju ma jgawdux kompiti bħalma huma l- preżentazzjoni , it-tbaħħir u r-riċeviment, jew iż-żamma tal-kotba - anke maniġers tal-uffiċċju.
Sfortunatament, uffiċċju, bħal kċina, mhux se jiffunzjona sew mingħajr ma jsir ix-xogħol.
Jekk int sid ta 'negozji żgħar li tinsab fil-pożizzjoni li ma tkunx tista' tassenja dak kollu li tara bħala xogħol li jtir jew inkella għal xi ħadd ieħor, iġġiegħel lilek innifsek biex tiksebha regolarment billi tikteb ħin kull ġimgħa għal dan. Ħu filgħodu jew wara nofsinhar, pereżempju, u qattaha tagħmel sejħiet kiesaħ , tibgħat inkjesti tal-email mhux prijoritarji, tagħmel messaġġi fuq il-midja soċjali , tlaħħaq mal- kontabilità jew taġġorna r-rekords.
6. Iddelegaw u jesternalizzaw.
F'dinja perfetta, kulħadd ikun qiegħed biss jagħmel dak li hu jew hi kellhom żmien biex jagħmlu u għamlu tajjeb. Hekk kif id-dinja mhix perfetta, minflok ħafna nies qed jagħmlu affarijiet li m'għandhomx il-ħin jew it-talent biex jagħmlu sew.
Id-delega u l-esternalizzazzjoni mhux biss jistgħu jtejbu l-ġestjoni ta 'l-uffiċċju tan-negozji ż-żgħar iżda huma ħielsa li tiffoka fuq it-talenti tiegħek ukoll, u b'hekk ittejjeb il-linja tal-qiegħ tiegħek. Assistent part-time jew Virtwali jista 'jkun kapaċi li jimmaniġġja ħafna mill-karigi tiegħek jew amministrattivi. Għal aktar tagħrif dwar id-delegazzjoni, ara Decide to Delegate .
7. Tagħmel l-ippjanar tan-negozju bħala prijorità.
Ħafna sidien ta 'negozji żgħar iqattgħu l-ġranet tagħhom jaġixxu u jirreaġixxu - u mbagħad jistaqsu għaliex jidhru li huma għażil ir-roti tagħhom. L-ippjanar ta 'negozju huwa komponent importanti ta' ġestjoni tajba ta 'l-uffiċċju u jeħtieġ li jkun parti mir-rutina ta' l-immaniġġjar ta 'l-uffiċċju regolari tiegħek.
Sidien ta 'negozju żgħir li jirnexxu jqattgħu ħin kull ġimgħa fuq l-ippjanar tan-negozju, u ħafna jużaw is-sessjonijiet ta' kuljum ta 'ppjanar tan-negozju bħala għodda għall-iffissar tal-miri u t-tkabbir
Din il-gwida ta 'l-ippjanar tan-negozju hija impenn kbir biex inwasslu l-isforzi għall-ippjanar tan-negozju tiegħek; hija tistabbilixxi qafas ta 'ppjanar tan-negozju għan-negozju ż-żgħar tiegħek u tipprovdi riżorsi fuq kollox billi tikteb dikjarazzjoni tal-viżjoni permezz tar-regoli għall- iffissar tal-miri tan-negozju .
Jekk għandek persunal, tinvolvihom fl -ippjanar tan-negozju , formalment jew informalment.
Int ser tħobb id-Differenza
Tħallix il-kaos tfixkel man-negozju. Ladarba tibda tapplika dawn is-seba 'prinċipji ta' ġestjoni tajba ta 'l-uffiċċju, int tkun sorpriż bid-differenza li tagħmel il-ġestjoni tajba ta' l-uffiċċju - u kemm għandek tagħmel negozju aktar.
Ara ukoll:
Għaliex is-Cloud Computing huwa Ideali għan-Negozji Żgħar
L-immonitorjar tas-Sistema tal-Ġarr tiegħek